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受付のデジタル化とは?メリット・デメリットを解説します。

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!

 

昨今、受付のデジタル化を進める企業が増えています。

 

オフィス回帰やハイブリッドワークの浸透により、

オフィスの環境が大きく変化していることが要因です。

 

そこで今回は、受付のデジタル化のメリット・デメリットについて解説をしていきます。

 

今後、オフィス出社の再開やハイブリッドワークの導入を考えている方は、ぜひ参考までにご覧ください!

 

なぜ、いま受付のデジタル化が必要なのか

まずはじめに、なぜいま受付のデジタル化が必要なのかお伝えします!

 

(1)オフィス回帰により、オフィスへの来客が増えているため

公益財団法人日本生産性本部の「第11回 働く人の意識に関する調査」では、20年5月には「テレワークを行っている」と31.5%の人が答えていましたが、22年10月の調査では17.2%まで減少しています。

 

このことから分かる通り、リモートワーク率が減少し、オフィスへ出社する人が増えています。

 

また、弊社の受付システムRECEPTIONISTの利用状況も

ご覧の通りに増えており、出社に伴って来客が増えていることがわかります。

 

 

来客が増えたことで、受付の省人化やコスト削減のため、受付のデジタル化を検討する企業が増えています。

https://www.jpc-net.jp/research/detail/006105.html (参照 2022-12-22)

 

(2)ハイブリッドワークの浸透により、オフィス組への負担が増加したため

 

以前であれば、電話や受付の対応は出社している全員で対応できましたが、

リモートワークで不在の社員がいる今では、その負荷は出社している少数のメンバーにかかってしまいます。

 

いまだに多くの企業では、

 

  • ・電話や郵便、受付対応のために、必ず誰かがオフィスへ出社しなければならない
  • ・来客・電話の取次時に、該当の社員が離席しているのか、リモートワーク中なのかわからない
  • ・せっかく出社したのに雑務が多くて本業に集中できない

 

といった課題を抱え、不平等や非効率な環境が生まれています。

そこで、受付を無人化し、不平等や負荷の解消を行う企業が増えています。

 

(3)フリーアドレス・ABWの導入により、取次に課題が生じているため

 

ハイブリッドワークの浸透により、

オフィスコストの見直しのため、フリーアドレス・ABWの導入を進める企業が増えています。

 

フリーアドレス・ABWの導入課題の一つに「電話の取次」があります。

フリーアドレス・ABWでは、

 

  • ・誰がどこに座っているかわからない
  • 誰が出社していて誰がリモートわわからない
  • ・内線電話の配置が難しい

 

といった課題があります。

そこで、内線電話がなくても受付対応を可能にするため、受付をデジタル化が検討されています。

 

受付デジタル化のメリット

次に受付デジタル化のメリットをお伝えします!

 

(1)受付の省人化・コスト削減

受付のデジタル化により、受付対応を無人化することが可能です。

従来、受付対応にかかっていた時間や人件費を別のことに使えるため、生産性も向上します。

 

実際に、年間で900時間・100万円以上のコスト削減を実現した企業もいます!

 

(2)オフィス組の負担軽減・業務効率化

受付対応が不要になれば、受付のための出社・電話当番も不要になります。

不平等な環境が改善され、バックオフィスの方のリモートワーク導入にも一役買います。

 

オフィスでの業務も電話に邪魔されないので、業務も捗ります。

 

(3)フリーアドレス・ABWでもスムーズに受付対応できる

フリーアドレス・ABWオフィスで、従来のような内線電話受付をしようとすると、

取次に多くの時間がかかり、お客様を待たせてしまいます。

 

受付をデジタル化をすると、取次が不要になるため、

フリーアドレス・ABWオフィスでも早く正確に受付対応ができます。

 

(4)来客履歴が正確に残せる

Pマークの取得やコロナ対策として

オフィスへの入館の際に、来客表や健康チェックシートの記入を行う企業も少なくありません。

 

受付がデジタル化していれば、そうした履歴もすべてクラウドに自動保存でき、正確なデータを残すことができます。

 

(5)感染症対策

受付を無人化できれば、人との接触を最小限に抑えられるため、感染症のリスクも低減できます。

 

受付デジタル化のデメリット

次に受付デジタル化のデメリットをお伝えします!

 

(1)費用がかかる

現在、無料で提供されている受付システムはないため、有料での契約が必要です。

 

かかっている人件費や時間的なコストを考えれば、

費用対効果が高いシステムではありますが、

有料システムになるため、導入前にはトライアルを行うなどし、社内で運用できるか検討が必要です。

 

(2)導入するだけでは効果がない

他のシステムもそうですが、システムは入れて終わりではなく、運用できて初めて効果が発揮されます。

 

受付システムの場合、導入後には全社員に来客対応フローが変更になったことを通知し、全社員に活用をしていただく必要があります。

単に導入するだけでは効果はないため、システム浸透を行う手間がかかります。

 

(3)来客者が嫌がるケースがある

ご年配の方の来社が多い・ITが苦手な方が多く来社されるといった企業様では、

お客様が受付システムを嫌がるケースがあります。

 

受付システムを選定する際には、誰にでも使えるシステムかどうか・自社の来客者に合っているか、確認が必要です。

 

受付デジタル化による効果

最後に、受付デジタル化による効果をお伝えします!

 

(1)月/600件以上の来客取次がほとんどゼロに!

株式会社アイスタイル様では、内線電話で受付をおこなっていましたが、来客の多い時間は、内線の取次だけで業務が終わってしまう状況でした。

 

しかし、RECEPTIONIST導入後には月600件の受付対応がほぼゼロになり、総務のメンバーが業務に集中できるようになった、とお喜びの声をいただいています!

 

事例:月/600件以上の来客取次がほとんどゼロに!

 

(2)グループ統合を機にオフィス移転。受付&会議室システム導入でABW化へ

三井デザインテック株式会社様では、コロナ禍で出社率が減った中、少ない人数で受付対応をしないといけないことが課題となっていました。

 

しかし、RECEPTIONIST導入後には、対象の社員がどこで働いていても、受付対応ができているのでABW化に大いに役立っています、とお喜びの声をいただいています!

 

事例:グループ統合を機にオフィス移転。受付&会議室システム導入でABW化へ

 

(3)固定電話を撤廃しフリーアドレスを実現

株式会社ジョンマスターオーガニックグループ様では、本人以外の社員の仕事が中断されてしまう・打ち合わせまでに時間も労力もかかるという点を課題に感じていました。

 

しかし、RECEPTIONIST導入後には、取次も飛び込み営業も無くなり、業務に集中できるようになった、とお喜びの声をいただいています!

 

事例:固定電話を撤廃しフリーアドレスを実現

 

まとめ

受付のデジタル化によるメリット・デメリットをお伝えしましたがいかがでしょうか?

 

新型コロナの流行から約3年が経過し、社会背景も大きく変化しています。

今後、オフィス出社の再開やハイブリッドワーク導入、フリーアドレス・ABWの導入を予定しているのであれば、受付のデジタル化も一度考えてみてください! 

 

最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。

 

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導入検討中の方、情報収集中の方に役立つ情報がある資料になります。
今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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