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オフィス業務の効率化を実現した3つの成功実例を紹介!

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!

 

新型コロナとの共存生活がはじまって、もう3年が経ちますね。

 

一時期はテレワーク主体としていた企業も多かったですが、

近頃は、オフィスを再開させる企業が増えてきました。

 

そこで、課題に上がっているのが、オフィス業務の効率化です。

 

実際に、テレワークの方が効率が良かったと感じている従業員は少なくないため、

オフィス再開に伴い、そうした従業員のモチベーションや環境を整備していく必要があります。

 

弊社のお客様の中でも、オフィスを再開する企業様からの相談が非常に増えており、実際に環境整備に成功されている事例が豊富にございます。

 

そこで、今回は、オフィス業務の効率化を実現した3つの成功事例を紹介していきますので、ぜひ今後の参考にご覧ください!

 

オフィス業務の効率化が大事な理由

 

テレワーク実施により、

業務効率が向上した人の割合は、低下した人よりも多いことはご存じでしょうか?

 

参考:国土交通省,「令和3年度テレワーク人口実態調査-調査結果-」,https://www.mlit.go.jp/toshi/daisei/content/001471979.pdf,2023-1-18

 

 

効率が上がった要因には、「問い合わせ、雑用、会議等が減り、業務に集中することができたから」が約37%と、

多くが、オフィスワーク時の非効率がなくなったことによる効率アップを実感しています。

 

これまでテレワークで働いていた社員にとって、従来のオフィスは、効率が悪い環境となっています。

 

オフィス再開に伴い、非効率なオフィスで働くことはストレスとなる可能性が高いだけでなく、会社にとっても損失です。

 

そのため、テレワーク同様に効率良く働けるためのオフィス業務の効率化が重要になってきます。

オフィス業務の効率化を実現した3つの成功実例

それでは実際に、オフィスの受付を変えるだけで仕事がしやすい効率的な環境になった事例を紹介します!

 

(1)受付に費やす時間がほぼ0へ。本来やるべき仕事に集中できる環境へ

 

株式会社マツキヨココカラ&カンパニーさまでは、

総務部門での受付・取次業務の負担が長年の課題となっていました。

 

そこで、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」を導入しました。

 

RECEPTIONIST導入前は、

 

・飛び込み営業の来客対応

・担当者不明・不在の際の来客対応

 

などの受付・取次業務に1日数時間費やしてきましたが、その対応がほぼゼロになり、オフィス業務が効率化しています。

 

ご担当者様からは、

 

「総務部門のメンバーは本来の仕事に集中できるようになり、大変助かっています。

 

とお喜びの声をいただいています。

 

また、それ以外にも、同社では、社員がその日の仕事内容や気分に合わせて働く場所を自由に選択できるようABWが導入されています。

 

これにより、テレワークよりも自由度が高く、効率の良い働き方が選択できるようになっています。

 

(2)DXで人手不足解消!目指すオフィスの姿とは

 

株式会社finalさまは、平均年齢40代の会社で、新しいシステムに戸惑う従業員もいらっしゃる中、これからの人手不足に備えて、オフィスDXを推進しています。

 

同社では、来客の度に従業員のメイン業務が一時停止してしまう課題があったため、

オフィス移転と同時に、RECEPTIONISTと予約ルームズを導入いただきました。

 

ご担当者さまからは、

 

「導入前は、1日に大体1時間程度は受付対応に時間を費やしていたので、月間で約20時間分の工数削減ができています。

 

来客対応をしていた従業員が、自身の担当業務に集中できるようになったので、とても助かっています。」

 

とお喜びの声をいただいています。

 

(3)電話が鳴らなくて嬉しいのは取次担当だけではない

 

株式会社ジョンマスターオーガニックグループさまでは、コロナ禍でオフィスを移転し、働き方改革が加速。

 

テレワークの社員が増えたことで、

電話対応できる人員が減ることが予想されたため、【脱・固定電話】という方針が決まりました。

 

RECEPTIONIST導入後は、

 

・アポなしの営業訪問の対応も無くなり、業務に集中できるようになった

・現在の取次はほぼゼロになった

 

とお話しいただいています。

 

ご担当者様からは、

 

「電話が鳴らなくなってから、改めて電話の音がオフィス環境に大きな影響を及ぼしていたと感じました。

 

音が鳴っているだけで集中力が下がってしまうんですよね。

 

私たちももちろんですが、

電話が鳴らなくて嬉しいのは、以前率先して電話に出ていた本社の新入社員も同様だと思います。(笑)」

 

と、脱固定電話によって集中できるオフィス環境が構築できたというお話も聞かせていただけました。

 

実際に、集中力に関してはこんなデータもあります。

電話などによる業務の中断が起きると、中断前の集中力を取り戻すために約20分かかるという研究結果です。

 

このようにオフィス環境の見直しにより、テレワーク以上に効率的な働き方を実現している企業が増えています。

 

参考:https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf,2023-1-18

まとめ

今回は、オフィス業務の効率化を実現した3つの成功事例を紹介しましたが、いかがでしたか?

 

  • ABWを導入する
  • オフィスから電話をなくす
  • 業務効率化ツールを導入する

 

などの対策で、テレワークしているとき以上に、効率良く働ける環境を実現できます。

 

ぜひ一度オフィス環境を見直してみてください!

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導入検討中の方、情報収集中の方に役立つ情報がある資料になります。
今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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