iPadクラウド受付システムRECEPTIONIST

RECEPTIONISTのコスト削減・業務効率化以外の「3つの導入効果」とは?

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!

 

受付業務・会議室の予約管理をデジタル化するRECEPTIONISTシリーズを導入すると

 

「コスト削減が年100万円できました!」

「業務効率化されて年900時間削減できました!」

  

などの有難いお声をいただくことが多く、コスト削減・業務効率化できるのがRECEPTIONISTを導入する価値と思っていました。

 

しかし、お客様にインタビューをしていると、導入後の効果として喜ばれる理由は、コスト削減・業務効率化とは別に「3つの効果」に価値を感じていただけていることがわかりました。

 

今回はその3つの効果を事例を交えて紹介します!

総務が解放!「社員が○○」するようになった!

クラウド受付システムRECEPTIONISTは、来訪者が受付にあるiPadを操作すると担当者に直接通知される仕様です。

 

これにより総務・バックオフィスの方は、来訪者と担当者を繋げるために電話取次ぎを行っていましたが、これが無くなり、来客業務を社員が自分で対応する仕組みに変わるため、来客・スケジュール管理に対する意識が高くなります。

  

また、会議室管理システム「予約ルームズ」では、利用時間終了10分前からアラートがなり、次に会議室を使う来訪者が受付をすると、端末から追加でアラートがなるので時間に対する意識も高くなるのです。

 

鋭い方はお察しの通り、1つ目の効果はこれまで他社依存していた業務を自分で管理する仕組みになるため、社員が自律するようになる、でした!

 

実際の具体例を3つほどBefore、After形式で紹介します!

具体例01.株式会社アイスタイル

Product:RECEPTIONIST

 
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Before 内線電話で受付し、まずは総務に連絡が届き、総務が担当者に連絡をしていました。そのため、総務5人のうち誰かは必ず席にいなければいけない、お昼もローテーションでないといけません。

 

 

After 月で換算すると10〜20時間のコスト削減はできています。さらに良かったことは「受付の内線電話で業務が妨げられない」ということですね。
  
そのおかげで、考える時間が増えました。総務のイノベーションに費やせる時間が増えたことには大変感謝しています。
 
RECEPTIONISTを導入することで、「お客様をお出迎えする」という社員の意識も変わってきました

 

具体例02.カフェ・カンパニー株式会社

Product:RECEPTIONIST

 
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Before バックオフィス任せの受付対応。電話対応で作業が中断されて集中力が阻害されて、来客の情報を担当者へ共有する手間がかかっていた。

After 導入したことで、受付電話対応等の実務が大幅に削減できただけでなく、社員一人一人の時間管理の意識が向上したことも大きかった。自身の予定をしっかり管理することにより他責思考が消え業務が自分事に変化した。

 

具体例03.三井デザインテック株式会社

Product:予約ルームズ

 
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Before 「予約してないのに(会議が延長して)埋まっている」や、「予約しているのに空いている」というケースであったりと、非常に効率の悪い運用をしていた、ということが課題としてありました。

「会議室を取られないために」と定例的に会議室を抑えているが、スケジュールが変わったとしても反映されておらず、空予約が発生していて、会議をしたくても会議室が使えないような状況が続いていました。

After 空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、退室アラームがなることで会議の延長が無くなったりと、会議室の管理意識向上に繋がっています。あと「次、会議室どこだっけ?」となりがちだったのも、会議室前に設置した端末に表示されるので、このような小さな無駄もかなり無くなったと感じています。

「○○が苦手!」の意識が変わる!

続きまして、2つ目です。

 

RECEPTIONIST導入前に、デジタルに対して苦手意識を持つ方から「本当に受付から電話を無くして大丈夫なのだろうか?」という不安の意見をいただくことがありますが、こちらは問題ありません。

 

来客が来る時間は00分か30分前後なので、この時間を意識をしていれば通知に気付きますし、万が一気付けない場合は、気付ける機能と仕組みづくりで回避できます。

 

さらに、RECEPTIONISTの利用方法は超シンプル。

 

来訪者がiPadで受付が完了後、「通知を受け取って来客対応をする」だけになります。これをするだけで、デジタル化されたオフィス受付の対応方法を日々体験でき、少しずつデジタルに慣れることができるのです。

つまり、2つ目はデジタルが苦手な意識を克服する機会になります。

 

具体例01.松竹株式会社

Product:RECEPTIONIST

 

 

Before 総務、経理がいるフロアの真ん中に受付用の固定電話を置いていました。

お客様は、受付にある内線表を見て、担当者に電話をかけていただいていました。しかし、「ご不明な方」として設けた総務宛の番号にかかってくることがほとんどでした。

 

受付の着信だけが鳴る電話があり、近くに座っている人が毎回対応していたので、配送が多い時など、せっかく仕事に集中しようとしても中断されてしまうことが多かったはずです。

 

お客様が受付前で困っている様子もあったので、こちらからお声掛けすることも多くありましたね。

 

 

After 他にもご紹介いただきましたが、受付システムの中で一番シンプルなんだろうなと感じたのがRECEPTIONISTです。システムによってはきっといろんな付加機能があると思いますが、我々はチャット自体も馴染んでいたわけではないので、見た目も中身もシンプルでわかりやすいことが一番重要でした。

複雑じゃないほうが我々も導入しやすいためですね。

 

受付が先進的なことで、お客様に与える印象が大きく変わります。

 

新しいことを手掛ける部署でタイミングよく導入しましたが、

これから変えよう、変わろうとしている会社に非常に合っているツールだと思います!

 

「○○しない」の支援ができる!

最後の三つ目です。(もう↑この絵を見てネタバレしてますが笑)

 

DXを進めていくために、ビジネスチャットツールやカレンダーツールなどを含むグループウェアの導入・定着がとても重要です。

 

しかし、一方でデジタルが苦手、または新しいツールを触るのが面倒と考える社員が多いとなかなか定着せず、経費の無駄遣いになってしまいます。このような状況を打破するためには「使わざるを得ない環境」を作ることです。

 

そうすれば徐々に慣れて、利便性に気付いてツールが使えるようになって定着するのですが、RECEPTIONISTではその一役を買っていました。

 

来客時にチャット通知にする設定に絞れば、全員が大切な来客のためにチャットを使ったり、カレンダーツールを使うケースが増えてくるためです。最後の3つ目は「定着しない」の支援ができる!でした。

 

創業1931年の丸井グループ様の事例がわかりやすいので、見ていきましょう!

 

具体例01.株式会社丸井グループ

Product:RECEPTIONIST

 
丸井グループ5
 

Before コミュニケーション向上のために、チャットツールの「InCircle」を浸透させたかったが、受付システムを入れる前はなかなか浸透しなかった。受付にかかりきりで、総務業務がなかなか進まなかった。

After RECEPTIONISTをキッカケにチャットを使うようになり、受付対応の時間を他の業務に充てることができました。また、お客様をお待たせする時間を大きく減らすことができました。

 

RECEPTIONISTでDXを加速させる

日本は労働力人口が年々低下していくのは明確ですので、従業員一人ひとりの生産性を高めていくことは企業が生き残るためには必須な時代になりました。

 

世界的にDXが進んでる中で、日本はまだまだ遅れている状況ですが、弊社サービスが少しでもDXを進めて生産性の高い働く環境・人を作っていけるように精進していきます。

 

ぜひ、共にDXを進めていきましょう!

 

今回の記事が参考になれば幸いです。最後までご精読いただき、誠にありがとうございました!

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今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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