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クラウドPBXは外部連携でさらに業務効率化!おすすめ連携ツールを紹介

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!
 

リモートワークの普及による影響で、オフィスから固定電話がなくなり、クラウドPBXを導入する企業が増えています。
 

スマホを内線・外線電話にできるクラウドPBXは単体でも便利ですが、他のサービスと連携することで更に業務効率化ができることをご存知ですか?
 

今回はクラウドPBXと連携できるおすすめのサービスを紹介していきます。
 

【おさらい】クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウド上に設置したPBX(構内電話交換機)に、インターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。
 

クラウドPBX_仕組み
出典:クラウドPBX「MOT/TEL(モッテル、mottel)」
 

電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません
 

さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、交換機や固定電話などの機器をオフィス内に設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。

クラウドPBXとおすすめの連携ツール

クラウドPBX単体でも電話にまつわる業務効率化ができますが、外部のツールと連携することで更なる業務効率化が可能となります。
 

今回は3種類のおすすめツールを紹介します。
 

CRM・SFA

CRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援システム)とクラウドPBXを連携すれば、お客様との電話によるコミュニケーション品質向上に役立ちます。
 

クラウドPBX連携_CRM
出典:クラウドCTI/CRMとの連携 | 活用術 | pluscomm | 株式会社ネクストジェン
 

顧客の電話番号にもとづき、CRM・SFAシステムから検索した顧客情報をコンピュータの画面上に表示させることが可能です。画面に表示された顧客情報を確認しながら顧客対応できるため、より円滑なコミュニケーションが可能となります。
 

Web電話帳

Web電話帳は、社員や取引先などの連絡先情報(名前・電話番号・メールアドレス・住所等)を、クラウド上で保存・管理し共有することができるサービスです。
 

クラウドPBX連携_Web電話帳
出典:PHONE APPLI PEOPLE|ドコモビジネス
 

クラウドPBXの利用シーンとして、リモートワークで自宅から社内外と電話をする機会があるかと思いますが、その際にWeb電話帳があれば必要な連絡先をすぐに呼び出して通話することが可能となるのです。
 

クラウド受付システム

従来は有人受付や内線電話などで行っていた来客対応や取次業務を自動化・無人化するクラウド受付システム。
 

クラウドPBXを導入する際にはオフィスの固定電話を見直す企業が多いですが、クラウド受付システムがあれば受付の内線電話が不要になるので、オフィスの固定電話廃止に有効です。
 

クラウドPBX連携_クラウド受付システム
  

私たちが提供するクラウド受付システム『RECEPTIONIST』はその1つで、実際に多くの企業がクラウドPBXの導入に伴う固定電話の廃止を目的にRECEPTIONISTを導入しています。
 

 

【利用企業の声】

オンプレPBXからクラウドPBXに変える動きになりましたが、内線電話だけはオンプレのPBXでした。

 

保守運用コストもかかる中で、来客の多い弊社は「内線電話に頼らないようにしたい」という思いから、受付対応が楽になったという他社の話を聞いてRECEPTIONISTを導入しました。

 

導入事例|株式会社BuySell Technologies

 

 

それ以外にも来訪者の記録をクラウドでの一元管理や、セキュリティゲート・スマートロックの連携でオフィスのセキュリティ強化などといった機能でオフィスのDXを実現します
 

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電話だけじゃない!クラウドPBXの豊富なオプション機能

外部の連携ツールを色々と紹介してきましたが、クラウドPBXのサービス自体にも豊富なオプション機能があります。
 

クラウドPBXサービスによってその有無は多少異なるものの、多くのクラウドPBXで提供されている機能なので、問題なく利用できるでしょう。
 

クラウド勤怠管理

クラウドPBXを利用しているスマホやPCから出退勤を簡単に打刻でき、勤務状況をクラウド上で管理する機能です。
 

外出の多い営業社員など、直行・直帰の場合でもスマホから出退勤の打刻が可能となり、社員の勤怠管理を効率化できます
 

IVR(自動音声対応)

お客様が電話で問い合わせをする際、自動音声で応答するガイダンス機能です。「〇〇の方は①を、△△の方は②を押してください。」という音声ガイダンスですね。
 

問い合わせ内容に応じて対応部署へ電話を振り分けたり、問い合わせ窓口を一本化できたりと、スムーズが電話対応で顧客満足度の向上に役立ちます
 

クラウドPBXを外部ツール連携で更に業務効率化

以上のように、クラウドPBXだけでも便利かつ豊富な機能で電話に関する業務を効率化できますが、やはり外部ツールと連携することで、その改善効果は更に倍増します

今回紹介した連携ツールもぜひあわせて導入を考えてみてください。
 

詳しくは、資料を
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導入検討中の方、情報収集中の方に役立つ情報がある資料になります。
今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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