受付管理システムを徹底解説！メリット・デメリットや選び方を紹介

受付管理システムを検討中でしょうか？導入すると、

来客業務が効率化されるため、

「オフィス・工場・店舗・事務所」などの

多くの場所で使われています。

弊社のレセプショニストも、受付管理システムとして

今では年間200万人に利用されるようになりました。

利用者の方々からは、

「電話に出た人が仲介を行う来客取次がなくなった。」

「固定電話のコスト・管理工数削減できた」

などの声をいただけています。

その経験から本記事では、

受付管理システムについて解説します！

（※とりあえず料金だけ知りたい方は料金表をご覧ください。）

受付管理システムとは？

受付管理システムとは、

来客時の受付対応や機密情報である来客記録の管理を

無人で行えるクラウドサービスです。

従来、電話や人が受付をすると、総合受付に電話が鳴り

総合受付で電話が出た方が担当者を探して、来客がある旨を連絡し

お客様と担当者を繋ぎます。

企業によっては、それと同時に

機密情報になる来客記録を残します。

これらがまるっと自動化されるサービスですね。

従来の来客業務とは？

ゲストはエントランスにある内線電話を使って、

訪問相手の部署や総合受付に電話します。

その後、電話に出た人が訪問相手に取次を行い、

ゲストと合流し、会議室に案内を行います。

また、同時に来客記録を紙、またはエクセルなどに

記入して機密情報を管理します。

これが従来の来客業務になります。

受付管理システムを使った来客業務とは？

来客管理システムを使った来客業務では、

エントランスにあるiPadでゲストが受付を行うと

担当者を直接呼び出せます。

来客記録は同時にクラウド上に保存されて

いつでもどこでも閲覧・出力ができます。

来客時の取次がなくなり

来客記録を管理する業務がなくなります。

受付管理システムのメリットとデメリット

受付管理システムのメリット

（1）効率化＆時間節約

来客業務が90%以上が自動化されるため、

これまでのアナログな業務がなくなり、業務効率化になります。

また、効率化された分の時間が生まれますので、

その時間の分だけコア業務に集中できます。

（2）セキュリティ向上

来訪者の入退館記録や、健康状態の把握、入館同意など

クラウド上にデータで保存されます。

紙に書かれた情報と比べて、検索、整理、分析が容易で、

いつ誰が訪問したかの詳細な追跡が可能です。

また、特定の許可がある人しか閲覧できないような設定にできるため

情報漏洩を防ぎやすい状態にあります。

（3）24時間、受付が可能

人がいなくても受付業務が可能なため、

時間外の往訪にも対応が可能となります。

（4）DX推進企業のブランディング

受付が会社の”顔”のため、内線電話だけで受付する企業と比較して

デジタル化が進んでいるイメージを来訪者や従業員に届けます。

受付管理システムの デメリット

（1）デジタル受付に対する抵抗感

新しいツールには不安が生じるものですが、

受付をデジタル化すると慣れていない人は戸惑う、

または使わない可能性もあります。

（2）インターネットへの依存

クラウドサービスのため、インターネットに接続しないと使えません。

またインターネットの環境が必要となります。

（3）更新情報のキャッチアップ

システムの仕様がずっとアップデートされていくため

更新情報のキャッチアップを管理者がしっかりする必要があります。

最新バージョンでなければ不具合が生じる可能性があるためです。

受付管理システムとして使われるレセプショニストとは？

クラウド受付システム「RECEPTIONIST(レセプショニスト)」は

年間200万人が利用する元受付嬢が開発したクラウドサービスです。

先ほど説明した来客業務の自動化だけでなく

来客の日程調整・来店予約から会議室の予約管理もできる

唯一のサービスになります。

今ではITツールの比較サイトで最高位を受賞し、

様々な企業のオフィス・工場・店舗などで使われています。

受付管理システムの実際の使用例

受け管理システムを実際に導入してつかっている使用例を見ていきましょう！

導入前の状態と、導入後の効果でお伝えします。

使用例01.オフィス

まず最初に来客管理システムを

オフィスで使っている例を紹介します。

企業名：株式会社ジョンマスターオーガニックグループ

事業：化粧品販売

参照元：https://receptionist.jp/case/johnmastersorganics/

導入前

・手間がかかっても電話の受付が当たり前だった

・電話が鳴り、来客のある本人以外の社員の仕事が中断

・打ち合わせまでに時間も労力もかかる

というのが課題だったそうです。

導入後

・電話が鳴らず、取り次ぎがほぼなくなった

・飛び込み営業の対応もなくなり、業務に集中できる

・ゲストと共に手間がなくなった

使用例02.工場

続いて工場の受付管理システムの例です。

従来は守衛や警備員の方が受付をしていますが、

受付管理システムを入れると入退館記録の管理をクラウド化できたり

定期的な来客には受付QRコードを使うと手間もなくなります。

企業名：オリオンビール株式会社

事業：ビール類製造販売

参照元：https://receptionist.jp/case/orionbeer/

導入前

・担当者を守衛が内線で呼び出す

・内線電話よりお客様ご自身で担当者の部署に電話

・入場証が見えず、受付済みのお客様かどうか判別不明

・担当者が実際に対応したか不明

・担当者不在時の取次業務に時間がとられている

導入後

・1日100件 の受付管理を効率化へ

・年「900時間・100万円以上」 ものコスト削減

・総務を経由する必要がなくなり、電話もならなくなった

・一目で「受付済みであること」と「誰のお客様かの把握」が出来る

受付管理システムで来客業務の効率化を

受付管理システムで来客業務を効率化すると、

有効に使える時間が増えて、セキュリティ面でも効果的です。

今ではセキュリティゲートや自動ドア、電子錠(スマートロック)などと

連携もできますので、物理的なセキュリティ面も可能です。

今回の記事で紹介しきれていない機能などは

資料に掲載していますので、ぜひ参考にしてください。