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入退場管理システムとは？導入のメリットや認証システムの種類、連携できるシステムについて詳しく解説します

総務部や情報システム部の皆さんは、

電子錠を設置して、人の出入りを制御する入退場管理システムをご存知でしょうか？

このシステムは、特定区域への出入りを手軽に制御できるため、

オフィスや工事現場、イベント会場などで採用されています。

しかし「見たことはあるけど詳しく知らない」という方も意外と多いと思います。

そこで、本記事では入退場管理システムと連携できる

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」を提供する弊社が、

入退場管理システムの概要や電子錠の認証技術を詳しく紹介します。

入退場管理システムについて情報収集されている方は、ぜひチェックしてみて下さい！

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1 入退場管理システムとは？
2 入退場管理システムを導入するメリット5つ
3 電気錠を解錠する認証方式の種類5つ
4 入退場システムと連携できるおすすめツール
5 入退場管理システムを導入した工場の事例
6 まとめ

入退場管理システムとは？

入退場管理システムとは、

入退室の履歴や許可などをオンラインで管理するシステムのことを言います。

「電子錠」を設置するため、物理的な鍵に頼らずに管理できます。

電子錠には、顔認証などの様々な認証方式が搭載されている点がポイントです。

認証手続きを経ることで、

入場の権限を付与したり、特定区域の鍵の開閉を遠隔操作で行ったりできます。

設置にあたって大がかりな工事が不要で、ドア1つからでも安価に導入できることから、

近年オフィスや工場・工事現場を中心に導入が進んでいるシステムです。

また、展示会やセミナーなどの事前予約から、

各種イベント会場における非接触受付まで可能にする入退場管理システムもあります。

入退場ゲートほか、顔認証リーダーやICカードリーダーなど、

入退場管理システムに必要な機器のレンタルも可能です。

入退場管理システムを導入するメリット5つ

入退場管理システムを運用すれば、企業が抱えるさまざまな課題を解決することが可能です。

入退場管理システムを導入するメリットは次の5つです。

1.外部と内部に対するセキュリティの強化

2.感染拡大防止の施策として有効

3.鍵の配布や管理の効率化

4.正確な勤怠把握など労務管理の強化

5.空間シェアビジネスを可能にする

では、それぞれのメリットについて見ていきましょう。

1.外部と内部に対するセキュリティの強化

入退場管理システムがあれば、権限を付与した人のみ入退場できるようになり、

権限を付与されていない人の侵入を防止できます。

例えば、ドアごとに権限を付与するユーザーやセキュリティレベルを変更可能です。

そのため、部外者の入室制限やなりすまし入室の防止に対応できます。

万が一トラブルが発生した際には、時系列で入退場の履歴をチェックできるので、

解決に向けて迅速かつ正確に対応できるのが強みです。

また、機密情報の持ち出しといった内部不正の防止にも役立つことから、

外部と内部のセキュリティ強化を期待できます。

2.感染拡大防止の施策として有効

入退場管理システムと連携している電子錠には、様々な認証方式が採用されています。

リーダーにかざして読み取りをする認証方式の場合、

物理的な接触を最低限にとどめられるので、感染症対策として有効です。

不特定多数の人が触れない認証方式であれば、

入退場管理システムの利用者に無用なストレスを与えることがありません。

例えば、QRコード認証なら、オンライン上で鍵の受け渡しが可能です。

非対面による無人受付システムなどにもこの認証方式が利用されています。

3.鍵の配布や管理の効率化

入退場管理システムは、誰にどの区域の鍵を配布しているのかの確認や、

アクセス権限付与の一括変更・個別設定などがクラウド上で一元管理できます。

そのためオフィスの移転や人事異動などの際に、

物理的な鍵にありがちな回収・再配布にかかる手間を省けるのがメリットです。

他店舗へのヘルプやインターンなど人の入れ替わりが多い職場環境であれば、

鍵の管理工程を削減し大幅な業務効率化となります。

4.正確な勤怠把握など労務管理の強化

入退場の記録から、従業員の労働時間を正確に把握できるメリットもあります。

入退場管理システムと勤怠管理システムを連携することによって、

タイムカードの押し忘れや計算ミスといったヒューマンエラーは発生しません。

しかも建物内にいる人を時間単位でチェックできることから、

無断休日出勤や残業なども把握でき労務管理の強化に役立ちます。

このような労務管理の強化は、働き方改革関連法案を遵守する観点からも重要です。

5.空間シェアビジネスを可能にする

テレワークやハイブリッドワークが当たり前の世の中になり、

オフィススペースの縮小やシェアオフィス運営を検討している企業も多いでしょう。

コワーキングスペース、レンタルオフィスやシェアオフィスの運用では、

通常対面での会議の受け渡しが必要になります。

しかし、クラウド上でアクセス権限の付与や停止を操作できる入退場管理システムを使えば、

手間を省き効率的な運営ができるようになります。

鍵の開閉を遠隔操作できれば、個室をシェアビジネスに活用することもできます。

電気錠を解錠する認証方式の種類5つ

入退場を管理するには、扉の開け閉めを電気的に管理する電子錠に交換し、

開錠するための認証リーダーを設置する必要があります。

主な認証方式は次の5つです。

1.暗証番号テンキー

2.非接触ICカード

3.生体認証

4.スマホアプリ

5.QRコード

電子錠の認証方式の詳細を以下にまとめています。

認証方式	認証方式の概要
暗証番号テンキー	・0から9までの数字10個を組み合わせた認証方式・事前に設定した暗証番号を知っていれば解錠できる・汎用的で低コストなため導入しやすいが、共通の暗証番号を使用すると特定の個人の入退場を管理できない・第三者に暗証番号を知られないように、定期的に変更する必要がある・不特定多数の人が触れるため、感染症対策が難しい
非接触ICカード	・カードリーダーにかざして、ICチップの情報をもとに解錠する・社員証とも兼用できる・交通系ICカードに認証情報を登録する方法もある・個人による管理に委ねるため、ICカードには紛失・盗難のリスクがある
生体認証	・バイオメトリクス認証ともよばれる・固有の身体的特徴を利用して個人を特定する認証方式・顔認証、指紋認証、静脈認証などがある・なりすましや紛失・盗難のリスクが低い・安全性が高くセキュリティ強化に役立つ反面、導入コストが高い
スマホアプリ	・専用アプリをインストールしたスマホをリーダーにかざして解錠する方式・管理画面で鍵の有効期限や時間設定が可能なため、来客向けの一時的な鍵の発行に適している
QRコード	・事前に配布したQRコードをスマホ画面に表示、あるいは紙に印刷したものをリーダーにかざして解錠する方法・利用できる時間や場所を設定可能でセキュリティ向上に役立ち、来客向けの一時的な鍵の発行に適している・完全非接触で解錠できるため、感染症対策として有効