受付のデジタル化について解説！無人化・省人化によるメリット・デメリットをお伝えします

突然ですが、受付のデジタル化によって、

残業・ストレス・コストを減らし、より良い働き方を実現する企業が増えているのをご存知でしょうか？

システムを活用し、受付を無人化・省人化することで、以下のようなメリットが期待できます！

1.受付担当者の業務効率化・負担軽減
2.受付業務の無人化・省人化によるコスト削減
3.来客の待ち時間の削減・来客のストレスの軽減
4.取次における人的ミスの削減
5.オフィスセキュリティの強化
6.感染症対策の強化
7.DX推進企業として評価される・社外から好印象を持たれる

実は、近年は上場企業を中心に、受付システムの導入が盛んになっています。

※上場企業での受付システム導入が4倍になった理由についてははこちらの記事をご覧ください！

さらに、2022年に弊社の受付システム「RECEPTIONIST」が

参考になった日本テレビドラマ「受付のジョー」などの影響もあり

受付システムを導入する企業は、年々増加しています。

先日、実際に受付をデジタル化した株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー様では、

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このように、受付のデジタル化には様々なメリットがある一方で、デメリットも存在します。

本記事では、受付デジタル化の7つのメリットと4つのデメリットについて詳しく解説していきます！

受付のデジタル化とは？

受付のデジタル化とは、受付の無人化・省人化やコスト削減のため、

受付システム・アプリ・ロボットを活用し、受付業務をデジタル化させることです。

従来の受付は、人・ベル・電話などで対応していましたが、ITの進化と共に受付の形態も変化しています。

受付を人が行う場合、柔軟な対応が可能な一方で、対応に差が出たり、

電話による作業中断・騒音により、生産性が低下します。

そのような課題を解決するため、受付のデジタル化が主流になりつつあります。

従来の受付業務との違い

①受付担当者のメリット：電話に出なくてよくなる

従来の受付では、内線電話を使って、お客様が来社したことを担当者に取り次いでいました。

しかし、業務中に突然かかってくる電話に出なければいけなかったり、

ランチや休憩時間でも電話番のために離席しづらい環境だったりと、電話を受ける方にとってストレスも多かったと思います。

受付システムを活用すると、iPadから直接担当者に連絡が届くため、

取次もなくなり、受付の電話対応もなくなります。

結果、電話対応によるストレスを軽減できるんです！

また、これまで電話対応に割いていた時間を、別の業務に割り当てることができるため、

会社としても人的リソースの無駄使いを防げるようになり、双方にメリットがあるシステムです。

②会社のメリット：コストの削減ができる

従来の受付は、人が電話に出て取次を行なっていたため、取次をされている方の人件費がかかっています。

こちらの料金表を見ていただいた方はご存知の通り、

受付システムの導入にかかるコストはかなり安いです。

目には見えにくいですが、

人件費はシステム導入費と比較すると何倍ものコストがかかるため、コスト削減効果が期待できます！

リモートワーク中のオフィスの受付問題とは

コロナ5類に移行後も、引き続き多くの方がリモートワークを続けています。

最近ではオフィス出社と組み合わせたハイブリッドワークも広まっていますよね。

そこで課題となるのが、「受付当番のための出社」です。

主に総務や管理部の方々が受付電話や来客対応を担当しており、

リモートワークができずに出社を余儀なくされている問題です。

実は、問題は出社だけにとどまりません。

受付の担当者は、お客様と社員の間での連絡を取り次ぐために、

社員がいまどこで働いているのか把握する必要があるため、

時間と手間がかかり、お客様も待たせてしまう可能性があります。

さらに、オフィスへの出社回数や出社人数が減っているため、電話に出られるメンバーも減少しています。

これにより、受付担当者一人当たりの負荷も増えています。

将来的には、オフィスへの来客が増えることが予想されるため、業務の負担がさらに増加する可能性も考えられます。

このような受付の問題を解決できるのが、受付システムなのです！

なぜ、いま受付のデジタル化が必要なのか

まずはじめに、なぜいま受付のデジタル化が必要なのかお伝えします！

（１）オフィス回帰により、オフィスへの来客が増えているため

公益財団法人日本生産性本部の「第11回　働く人の意識に関する調査」*では、

20年5月には「テレワークを行っている」と31.5％の人が答えていましたが、22年10月の調査では17.2％まで減少しています。

https://www.jpc-net.jp/research/detail/006105.html (参照 2022-12-22)

このことから分かる通り、リモートワーク率が減少し、オフィスへ出社する人が増えています。

また、弊社の受付システムRECEPTIONISTの利用状況も

ご覧の通りに増えており、出社再開に伴って来客が増えていることがわかります。

来客が増えたことで、受付の省人化やコスト削減のため、受付のデジタル化を検討する企業が増えています。

（２）ハイブリッドワークの浸透により、オフィス組への負担が増加したため

以前は、電話や受付の対応は全員で対応できていましたが、

現在はリモートワークで不在の社員がいるため、対応負荷は出社している少数のメンバーにかかってしまいます。

いまだに多くの企業では、

• ・電話や郵便、受付対応のために、必ず誰かがオフィスへ出社しなければならない
• ・来客・電話の取次時に、該当の社員が離席しているのか、リモートワーク中なのかわからない
• ・せっかく出社したのに雑務が多くて本業に集中できない

といった課題を抱え、不平等や非効率な環境が生まれています。

そこで、受付を無人化し、不平等や負荷の解消を行う企業が増えています。

また、来客や電話の取次時に、該当の社員が離席しているのか、

リモートワーク中なのかわからないといった課題も抱えており、受付の無人化が有効な解決策となります。

（３）フリーアドレス・ABWの導入により、取次に課題が生じているため

ハイブリッドワークの浸透により、

オフィスコストの見直しのため、フリーアドレス・ABWの導入を進める企業が増えています。

フリーアドレス・ABWの導入課題の一つに「電話の取次」があります。

フリーアドレス・ABWでは、

・誰がどこに座っているかわからない

・誰が出社していて誰がリモートわわからない

・内線電話の配置が難しい

といった課題があります。

そこで、内線電話がなくても受付対応を可能にするため、受付をデジタル化が検討されています。

受付デジタル化の７つのメリット

次に受付デジタル化のメリットをお伝えします！

（１）受付の省人化・コスト削減

受付のデジタル化により、受付対応を無人化することが可能です。

従来、受付対応にかかっていた時間や人件費を別のことに使えるため、生産性も向上します。

RECEPTIONISTであれば、初期費用不要で月額利用料のみで利用できますので、

有人受付(※月・約50万円)と比較してコスト削減に繋がることが一目でわかります。

※弊社調べ

実際に、年間で900時間・100万円以上のコスト削減を実現した企業もいます！

（２）オフィス組の負担軽減・業務効率化

受付対応が不要になると、受付のための出社・電話当番も不要になります。

これによって、不平等な環境が改善され、バックオフィスの方のリモートワーク導入にも貢献します。

また、オフィスでの業務も電話に邪魔されなくなるため、業務の効率も向上します。

カリフォルニア大学のグロリア・マークが発表した論文によると、

1度途切れた集中力が元に戻るまで約23分かかることから

集中力が途切れにくい環境にあることで生産性向上が期待できます。

カリフォルニア大学アーバイン校の研究結果

https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf

（３）フリーアドレス・ABWでもスムーズに受付対応できる

フリーアドレス・ABWオフィスで、従来の内線電話受付は

取次が多く時間がかかり、お客様を待たせてしまうため、

受付をデジタル化することで正確かつ迅速な受付対応ができます。

（４）セキュリティを向上できる

受付のデジタル化は、入館時の来客表や健康チェックシートの自動保存によりセキュリティを向上でき、

シールプリンターやスマートロックと連携することで物理的なセキュリティの向上と業務効率化ができます。

（５）感染症対策

受付を無人化することで、接客や接触が必要なくなります。

従来の受付対応では、受付係が来客者と接触するため、感染症のリスクがある場合がありました。

しかし、受付をデジタル化し、自動化することで、

来客者との接触を最小限に抑えることができます。

このため、感染症のリスクを低減することができます。

（6）職場イメージの向上

昭和から続く電話・ベル・人だけの受付は、

DXが推奨されている現代に遅れているとのイメージを与える場合があります。

オフィスの受付は「会社の顔」と言われており、

受付をデジタル化することで企業イメージを高め、

採用などに良い影響を与えることができます。

（7）社員の自律を促進できる

受付を無人化すると、社員が自分の来客を自分で対応しなければいけません。

そのため、当事者意識が高くなり、自身でしっかりと時間管理を行うようになります。

受付デジタル化の4つのデメリット

次に受付デジタル化のデメリットをお伝えします！

(1)柔軟な対応が難しい

受付をデジタル化すると、通常の対応は自動化できますが、

イレギュラーな対応が生まれた場合、対応しきれません。

なので人にしかできないイレギュラーな対応が多いところでは、

受付システムと有人を併用するのが最適です。

(2)使えない人がいる可能性がある

受付をデジタル化すると、

社内外にITが苦手な人が多い場合、使用してもらえない可能性があります。

デジタルな苦手な社員からは反対意見が出るかもしれません。

また、ご年配の方の来社が多い・ITが苦手な方が多く来社されるといった企業様では、

お客様自身が受付システムを嫌がるケースがあります。

そうした企業で受付システムを導入される際には、

ITが苦手でも使えそうか・自社の来客者に合っているか・トライアルができるかを確認しましょう。

(3)システムエラーが起きる可能性がある

受付システムは、サーバーやシステム、連携しているサービス等の影響で、エラーが起きる可能性があります。

受付をデジタルにした場合、

システムエラーが起きると、受付ができなくなります。

エラーが多ければデジタル化する意味がないので

導入予定の受付システムが、

年間で何回ほどシステムダウンしているかを調べてみることをおすすめします！

（４）費用がかかる

これまで内線電話を使用したり、有人で対応していた受付をシステム化するので、

受付システムの利用料がかかります。

かかっている人件費や時間的なコストを考えれば、

費用対効果が高いシステムではありますが、

有料システムになるため、導入前にはトライアルを行うなどし、社内で運用できるか検討が必要です。

RECEPTIONISTでは、こちらから簡単に無料トライアルが可能です！

受付デジタル化の成功ストーリー

最後に、受付デジタル化に成功した企業の効果をお伝えします！

（１）月/600件以上の来客取次がほとんどゼロに！

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事例：月/600件以上の来客取次がほとんどゼロに！

（２）グループ統合を機にオフィス移転。受付&会議室システム導入でABW化へ

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事例：グループ統合を機にオフィス移転。受付&会議室システム導入でABW化へ

（３）固定電話を撤廃しフリーアドレスを実現

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事例：固定電話を撤廃しフリーアドレスを実現

（４）有人×無人のハイブリッド受付の実現で、取次と日々の来客対応準備がゼロに

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今後も受付のデジタル化は進んでいくと予想されていますが、

人に出迎えてもらうことは、日本の素敵なおもてなし文化の一つですので、この先もゼロになることはないと思います。

しかし、システムで効率化・自動化できる作業は丸投げしてしまい、

人にしかできない対応をすると、さらに体験価値の高い受付になるのではないでしょうか。

実際に丸井様のように、人にしかできない部分は受付係が対応し、

システムが得意な部分はRECEPTIONISTで対応する併用利用のケースが増えています！

そのほかの最新事例につきましては、こちらの資料にまとめておりますので、ご覧ください。

まとめ：受付のデジタル化をするなら

受付のデジタル化によるメリット・デメリットをお伝えしましたがいかがでしょうか？

オフィス出社の再開やハイブリッドワーク導入、

フリーアドレス・ABWの導入を予定しているのであれば、

受付のデジタル化によって快適なオフィスを構築できるかもしれません。

弊社では、今後も働く人がバリューを発揮できる環境を整えるため、一役買えるよう精進していきます。

最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。

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