テレワーク環境整備のススメ！メリットや方法、補助金についても解説！

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

テレワーク導入や環境改善を検討してますでしょうか？

弊社でもテレワークを導入していますが、導入当時は一部では環境が整っていないため、大変さを感じていました。私もテレワークをすることが多いですが、オンラインだけのコミュニケーションや自宅の環境など改善することが多かったです。

また、クライアント様や問い合わせをいただく企業様も、テレワークを導入しているところが多いですね。たくさんの企業が採用しているテレワークにはいろいろなメリットがありますが、導入するためには適切な環境整備が必要です。

受付システムRECEPTIONISTも、テレワーク導入がキッカケでサービスの検討をよくいただきます。

それでは今回は、環境を整備するとどのような効果があるか、整備時に申請できる支援助成金など、テレワーク環境の整備について解説致します。

テレワーク環境整備はなぜ必要か？

急速なテレワークの普及により、環境整備が追いついていない企業も多いことでしょう。

実際にテレワークを導入している、またはこれから導入を考えている企業のために、テレワークの環境整備がなぜ必要なのか、3つの課題について説明致します。

企業の労働環境が改善する

オフィスのよい点は、何かあっても周囲の人に教えてもらえることです。

テレワーク作業の場合、コミュニケーションの取り方が難しく、管理職は部下の動向を掴みにくくなります。

テレワーク環境を整備すれば、勤怠管理やタスク管理などを含めて職場の労働環境が改善します。

在宅ワークの環境が改善する

自宅のテレワーク環境が整っていない場合、リモート作業をするとストレスが溜まって非効率です。

トラブルを抱え込んだまま誰にも相談ができず、離職に至るケースもあります。

在宅ワークで抱えやすい問題のほとんどは、テレワーク環境の改善で解決するといわれています。　

生産性の向上につながる

職場や自宅のテレワーク環境が整えば、生産性は上がります。

作業に集中でき、ストレスが溜まらず効率的に仕事ができるからです。

もしテレワークで生産性が上がらないようであれば、環境整備を見直してみてください。

テレワーク環境整備のメリットとは？

企業がテレワーク環境の整備を行う場合、時間と費用がかかります。

果たしてそれだけのコストをかけるだけの意義があるのでしょうか。

そこでテレワーク環境整備の具体的なメリットについてご紹介しましょう。

優秀な人材の確保

テレワーク環境が悪いと、育児や介護などの理由で休職する人材が出てきます。

優秀な人材はテレワークを上手に使いこなして自己管理をしっかりやる傾向があり、もし環境が整っていないと離職するケースもあります。

テレワーク環境整備のメリットは、優秀な人材の確保です。

業務効率の向上

営業職やシステムエンジニアなどは、テレワーク環境の整備によってスピーディーな顧客対応が可能です。

また出勤頻度や移動時間が減るので、その分を顧客対応に向けられるので業務効率が上がります。

企業イメージの向上

今後も多様な働き方が求められていくなか、テレワーク環境が整っていると企業イメージがアップします。

従業員の働き方を重視することや、子育てや介護をやりながら就業できる企業としての認知度が上がります。

企業イメージが向上すれば転職も減り、新たに優秀な人材を集めることも可能です。

非常時の事業継続

テレワークの導入が進んだ一因はコロナウィルスの蔓延で、非常時にも有効な働き方ができることを証明しました。

万一のことを考えてテレワーク環境の整備をしておけば、パンデミックのような状況になっても事業を継続できます。

危機が到来してからでは遅いので、早めに環境整備して従業員に慣れさせておくことが大事です。

オフィスコストの軽減

オフィスには、オフィス賃料、機器のリース料、通信費、光熱費などさまざまな経費が発生します。

その他にも、従業員の通勤費、残業代、サーバー管理者の人件費などが必要です。

テレワーク環境が整備されれば、これらの経費や費用が削減できます。

ワークライフバランスの向上

テレワーク環境が整備されていると働き方が変化し、仕事と生活のメリハリがつけやすくなります。

従来なら会社に居残って残業したり早朝出勤したりしていたのを、プライベートな時間を大切にしながら自分で労働時間を管理できます。

ワークライフバランスが向上するのは、テレワーク環境整備の大きなメリットでしょう。

セキュリティの向上

テレワーク導入の大きなリスクはセキュリティ面での不安です。

それだけにテレワーク環境の整備ではセキュリティの強化が図られるのが一般的です。

導入企業の多くは、一定水準のセキュリティ要件を満たすことを共通ルールとしているので、テレワーク環境整備は導入以前よりもセキュリティの向上に役立っています。

テレワーク環境整備に活用できる人材確保等支援助成金

テレワーク環境の整備には費用がかかりますが、厚生労働省では「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」を制度化して中小企業事業主を支援しています。

助成金を受けられる要件や申請手続きについて説明しましょう。

助成内容

この制度は、良質なテレワークを導入・実施して労働者の人材確保、雇用管理改善などにおいて効果を上げた中小企業事業主を対象としたものです。

受給要件

助成金を受給するには、機器導入助成と目標達成助成の2種類があります。

機器導入助成の要件は次の5つです。

• テレワーク実施計画を作成し、認定を受けること。
• 計画認定以降、支給申請日までに就業規則または労働協約を整備すること。
• 計画に基づき実際に実施すること。
• テレワーク実施対象労働者の状況が次の（1）または（2）の基準を満たしていること。

　（1）評価期間に1回以上、全員がテレワークを実施

　（2）評価期間に週平均1回以上テレワークを実施

• 事業主が、テレワークを実施しやすい職場風土づくりの取組を行うこと。

目標達成助成の要件は次の2つです。

• 離職率にかかわる目標の達成において、評価時離職率が計画時離職率以下で、評価時離職率が30％以下であること。
• 「評価期間初日から12か月経過した日からの3か月間にテレワークを1回以上実施した労働者数」が、「初日から12か月経過した日の労働者数」に「計画認定時の労働者全体に占めるテレワーク実施対象労働者」の割合を掛け合わせた人数以上であること。

テレワーク環境整備に必要なアイテム

テレワーク環境は企業側と従業員側の整備が必要です。両者の整備に欠かせないアイテムについて説明します。

企業に役立つ環境整備

テレワーク環境を整備するとどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的な事例を示しながら説明いたします。

ビジネスチャットで円滑なコミュニケーションを

企業側のテレワーク環境で必須なのは、ビジネスチャットツールの導入です。

代表的なものにChatworkやSlackがありますが、コミュニケーションの円滑化には欠かせませんし、情報の共有に役立ちます。

Web会議ツールやスペースの準備

テレワーク環境を整備する場合は会議のためのツールやスペースの確保が必須ですが、それには3つの理由があります。

• テレワークでは社内外問わずWeb会議の機会が増加
• スムーズな会議進行のために役立つWeb会議ツールの導入
• 一般の会議室と同様にWeb会議用のスペースが必要

今ある会議室以外にも個室ブースやスペースの準備が欠かせません。

ミーティング用にはZOOMなどのWeb会議ツールも必要です。在宅勤務でも会社にいるのと同じような会議が開けます。

脱固定電話に踏み切る

テレワーク導入は従来のコミュニケーション方法を大きく転換させるきっかけになりますが、推進するために必要なのが脱固定電話です。

テレワーク環境の整備を考える場合、従来の固定電話に依存している状況を変えない限り導入は進みません。

とくに、バックオフィス部門は脱固定電話を進める必要があります。

電話業務のほとんどは営業電話で、バックオフィス部門では電話対応業務を行わないからです。最近では電話代行サービスを導入する企業が増えていますね。

来客対応方法を見直す

テレワーク導入すると、内線電話を使った来客方法では対応できません。

総合受付に電話する→バックオフィス(総務)が担当者名を聞く→担当者に探す→対応する

という流れになりますので、これまで一次受付をしていたバックオフィスがテレワークをすると、担当者が自分で対応する仕組みが必要になります。

このような課題を解決するために、弊社のクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を導入する企業様が増えています。

自宅に適した環境整備

オフィスと同じ生産性を維持するには、従業員側もテレワーク環境の整備をする必要があります。2つのポイントに絞って説明します。

必ず準備が必要なもの

まずテレワークに欠かせないものとして準備すべきものは次の2つです。

• 十分なネット環境
• テレワーク対応のPC

遅滞なくコミュニケーションがとれるネット環境の構築はテレワーク環境整備の基本で、通信速度が速く安定性の高い光回線が必要です。

また、リモートワーク用のPCはスペックに注意して用意します。

Web会議にはCPUの性能が重要で、最低でも2コア4スレッドのCorei3が必要です。

自分で用意できない場合は、業務用PCの貸出サービスを利用するのもおすすめです。

あるとテレワークが捗るもの

そのほかに、テレワークが捗るアイテムやグッズについてもご紹介します。

• 必要なものが配置できるスペースのあるデスク
• 安定していて移動が可能なチェア
• 操作しやすいマウス
• 位置調整ができて見やすいモニター

デスクは部屋の大きさに左右されますがなるべくスペースの広いものを、チェアは無理な姿勢で身体に負担をかけないものを、モニターは複数の書類を並べて表示できるワイドサイズのものが適しています。

テレワーク環境の整備には費用がかかりますが、企業によっては入社時に福利厚生として費用負担を用意するところもあります。

在宅勤務する従業員は、チャットツールやWeb会議に参加するためのヘッドセット、Webカメラ、USB充電器、外付けディスプレイなどを用意しておくと作業効率が上がります。

▽まとめ（100文字以上）

テレワークの導入には環境整備が必要ですが、メリットや助成金などについて説明してきました。

働き方がアップデートされる時代ですから、テレワークの導入が増えてくると思います。一方でGoogleやAmazonなどの大手企業ではテレワークから出社数を増やしていたりすると、ハイブリッドワークが進むんだな、と感じます。