業務効率化ツール導入のはじめの一歩｜ツールの種類やメリットを解説

業務効率化ツールをどれくらい利用しているか、皆さん意識したことはありますか？
 

業務の生産性・効率性を高める「業務効率化ツール」を利用することで、ルーティーン業務を自動化したり、書類のペーパーレス化で作業効率を高めたり、リモートワークでも円滑なコミュニケーションを促したりと、様々なメリットを得ることができます。
 

弊社でもクラウド受付システム『RECEPTIONIST』を提供しており、オフィスや工場・店舗での来客受付業務を効率化するお手伝いをしています。
 

この記事では、代表的な5種類の業務効率化ツールの解説やおすすめの業務効率化ツールを紹介していきます。
 

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとはその名の通り、企業の業務プロセスを効率化するためのソフトウェアやアプリケーションのことで、目的に応じていくつかの種類に分類できます。
 

自社の課題に応じて業務効率化ツールを選択し、コミュニケーションの促進・業務の自動化・顧客情報の管理などに活用すれば、従来のコストや手間が削減され、空いた時間を別の業務に充てられるようになるでしょう。
 

業務プロセス全体を見直し、生産性を上げることが業務効率化ツールを導入する主たる目的だと言えます。

業務効率化ツール導入で得られる4つのメリット

業務効率化ツール導入に際しての最大のメリットは、業務プロセス全体の見直しと改善にあります。
 

ここでは、業務効率化ツール導入を検討する企業向けに、より具体的に業務効率化ツールのメリットを挙げ解説します。
 

自社の課題と併せて、メリットを確認してみましょう。
 

業務効率アップ・生産性アップが期待できる

業務の各工程が効率化されることで、従来投じていた労働力やコストなどを他の業務に利用できます。
 

業務上の無駄を極力減らすことにもつながり、業務効率と生産性がアップするでしょう。
 

業務がスムースに進むことで、社員の達成感や満足感、モチベーションなども上がります。
 

デジタル化などが進めば、時間と場所に関わりなく必要な情報を共有できるようにもなるでしょう。
 

コミュニケーションが円滑になることで、特定の個人に業務が集中するといった問題も生じにくくなります。
 

情報が共有しやすくなる

業務効率化ツールの中には、社内外のコミュニケーションを促進する機能に特化したものもあります。
 

チーム内のメンバー全員で共有したい情報などがある場合は、トピックごとにログを参照でき、メッセージを確認しやすいチャットツールを利用するなどして、効率化をはかりましょう。
 

タスクツールなどを活用すると、それぞれの業務内容や進捗情報を確認しやすいといったメリットもあります。
 

必要なタイミングで随時確認できるため、個別に確認する手間がかからないのも作業を効率化するポイントです。
 

コストが削減できる

業務効率化ツールを有効利用すれば、これまでかかっていた手間だけでなく、金銭や工数といった日常的なコストも削減できます。
 

出張にかかっていた移動費や交通費、印刷代や郵送費、事務作業にかかる人件費などが削減できれば、その分の金銭を新たなビジネスに回せるかもしれません。
 

社員の賞与・給与に回せば、より優秀な人材を獲得できたり、離職率が低下したりするといった効果も期待できるでしょう。
 

人手不足を解消できる

自社の業務に即した内容の業務効率化ツールを導入すれば、業務にかけていた時間を大幅に短縮できます。
 

それぞれの業務で従来必要としていた人手も削減でき、少ない人数でも多くの業務に取り組めるため、人手不足解消にもつながります。

業務効率化ツールの5つの柱

業務効率化ツールにはさまざまなものがあります。
 

複数の機能を持つものもありますが、主な機能でいうと大きく5つに分類できます。
 

ここでは、業務効率化ツールの5つの種類を解説するとともに、それぞれを代表するツールについても紹介します。
 

1.ビジネスチャットに代表されるコミュニケーションツール

現在、多くの企業に導入されているのが、ビジネスのコミュニケーションの用途に特化した業務効率化ツールです。
 

さまざまなグループを作成でき、グループごとに書類や資料を共有できたり、気軽にやりとりできたりするのが特徴で、ビジネスチャットやビデオ通話なども可能です。
 

リモートワークなどにも適しており、社内でのコミュニケーション促進に有益です。
 

チャンネル機能を用いてテーマごとに管理できるもの、社外とのやりとりにも活用できるもの、複数のデバイスからアクセスができるものなどがあり、うまく活用できれば素早い情報共有が可能になります。
 

コミュニケーションツールの中で代表格とされているのは、SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどです。
 

無料から課金によってアップグレードするもの、1ライセンスごとに課金されるものなどがあり、利用する人数に応じて加算されるのが一般的です。
 

2.データ入力・電話・受付対応などの自動化ツール

データ入力や電話・受付など、手作業で行っている業務を自動化するツールも注目を集めています。
 

こうしたツールの中で、データ入力やグラフ化、メール配信などを自動で行うものを「RPA」、電話対応を自動化するものを「IVR」と呼びます。
 

「RPA」の代表格はWinacterや、Blue Prismなどが挙げられます。
 

これらの多くが、企業ごとにツールを開発するため、求める機能や性能に応じて開発コストや月額料金に差が出ます。
 

「IVR」の代表格としては、IVRyやVoiceMallなどが知られており、月額料金としては数万円ほどを見込めばよいでしょう。
 

3.業務の進行状況を可視化するタスク管理ツール

出典：trello
 

個人やチームの業務進捗状況を可視化し、管理するのに有益なツールが、タスク管理ツールです。
 

利用する社員がどのような業務に取り組んでいるのかを素早く把握でき、問題点なども明確になるのが大きなメリットで、確認・報告の手間が大幅に削減できます。
 

タスク管理ツールの中には、エクセルとのデータ連携、リアルタイムでの進捗管理、チーム内での資料共有といった機能を持つものもあり、便利に活用できます。
 

多くのタスク管理ツールに無料プランが用意されており、求める機能に応じて月額料金を課すプランが一般的です。
 

タスク管理ツールの代表格として知られるのが、JIRAやBacklog、Trelloなどです。
 

4.顧客情報を共有・管理するための顧客管理ツール

出典：Salesforce
 

顧客情報の共有・管理はこれまで、非常に個人的に行われてきました。
 

しかし業務効率化を用いて顧客情報を社内で共有できれば、担当者でなくても対応可能になります。
 

顧客管理ツールを使って顧客情報と成功事例を紐づけて共有したり、傾向分析を行ったりといった応用もできるでしょう。
 

顧客管理のサポートツールとして、名刺管理ツールも用意されています。
 

名刺を自動的に読み取りデジタル化すれば手間が省けますし、クラウド上で管理すれば保管する必要もありません。
 

必要なときに名刺を探すのも簡単になります。
 

さらに、上記のコミュニケーションツールと顧客管理ツールをうまく連携させれば、電話がかかった状態で顧客情報を確認できるようにもなるでしょう。
 

こうした顧客管理ツールの代表格がSalesforce Sales CloudやHubspot、Knowledge Suiteなどで、企業規模やツールの機能に即したプランが用意されています。
 

5.書類・マニュアルなどを電子化するペーパーレス化ツール

出典：Confluence
 

従来紙媒体で処理・保管されていた書類は、伝票やマニュアル、資料など多種多様でした。
 

業務効率化ツールの中には、こうした紙媒体を電子化し、保管できるものがあります。
 

こうしたペーパーレス化ツールを用いることで、紙の購入費用・印刷費用などが不要になり、保管に用いていたファイルなども手放せるでしょう。
 

代表格としてSmartHRやクラウドサイン、ECO Meetingなどが知られており、どういったものを電子化・ペーパーレス化するかによって、ツールの利用料金には差があります。
 

業務効率化ツールを選ぶ際の2つのポイント

業務効率化ツールのメリットやその分類を知った上で、いよいよ業務効率化ツールを導入する、という段階になります。
 

業務効率化ツールを選ぶ際のポイントとして2つ紹介しますが、まず何より業務効率化ツールの導入において大事なのは
 

「導入後もスムーズに運用・活用できる状態を維持し、自社が抱える課題を解決できている」かどうか、という点です。
 

こちらを踏まえた上で、業務効率化ツールを選ぶ際の2つのポイントを紹介します。
 

自社の現状の課題を解決できるか

多種多様な業務効率化ツールから何を選択すべきかを考える際、ツールを用いて自社の現状の課題を解決できるかということが大切です。
 

ツール導入検討の前に、現場の声を確認しながら、自社の課題を把握した上で、目的を果たすのに最適なツールを選びましょう。
 

また、すでに導入しているシステムがある場合は、双方がきちんと機能するかどうかを確かめておくべきです。
 

「色々できる多機能なツールを導入したが、あまり使われずに実質余計なコストがかかってしまった」
 

このように、業務効率化ツールを導入したことで、かえって不効率になってしまったということがないよう、注意しましょう。
 

作業・操作が簡単で、誰でも運用できるか

次に重要なのは、業務効率化ツールの運用のしやすさです。
 

「全社でツールを導入が、社内への浸透が上手くいかずに使われないまま解約した」
 

ツール導入の際によく発生する問題がこちらです。
 

実際に利用する社員が利用しやすいもの、作業・操作が容易なものが望ましいでしょう。
 

誰でも操作できるようなものでなければ、使いこなすのに一定の時間がかかったり研修をしなければならなかったりと、余計な手間がかかります。
 

ツールを使いこなせないだけでなく、かえって時間をかけざるをえない状況では、導入する意味がありません。
 

事前に作業性・操作性を確かめるため、無料トライアルなどを利用してみるのもおすすめです。
 

また、よくわからないことが出てきたとき、気軽に尋ねられるようなサポート体制の有無も確かめておきましょう。

オフィス業務の効率化に役立つツールとは？

弊社が提供している『RECEPTIONISTシリーズ』は、オフィスにおける様々な業務の効率化に役立つツールです。
 

どういった業務の効率化ができるのか、それぞれ紹介させていただきます。
 

来客受付を自動化・効率化するRECEPTIONIST

クラウド受付システムの『RECEPTIONIST』は、来客対応業務を約90％も効率化できるiPadの無人受付システムです。
 

総務をはじめバックオフィスの方々が対応することが多いこの業務ですが、
 

・来客のたびに自分の業務を中断して都度対応する必要がある
・担当者が不在の場合に内線電話の取次対応に追われてしまう
・紙による来客履歴の管理や記録が手間
 

こういった点でムダな業務の温床となっていることが多いです。
 

RECEPTIONISTを導入すると、来客は担当者に直接通知がいくため、取次や内線電話の対応業務など、多くの来客業務を削減できます。
 

受付業務の負担を大幅に軽減できるだけでなく、導入リスクを最小限に抑えられるコストの安さ、セキュリティの高さなどが「RECEPTIONIST」のメリットです。
 

→→RECEPTIONISTについて詳しくみてみる
 

会議室利用や予約管理を効率化する予約ルームズ

続いて紹介するのは会議室予約管理システムの『予約ルームズ』です。
 

コロナ禍の影響でWeb会議が広まり、日々行われる会議の回数が増えている一方、オフィスへの出社率は回復傾向にあります。
 

その結果、オフィスにおける会議室利用でこのようなことでお困りではないでしょうか？
 

「会議室を予約しようと思ったらどこも空いてない…。」
「予約が入っている会議室、全員リモートワークで誰も使っていない…。」
「会議室を押さえたと思ってたら、当日Wブッキングしてた…。」
 

会議室がうまく運用できないと、社内外でのコミュニケーションロスに影響を与え、結果としてビジネスのスピードが落ちることにも繋がります。
 

そういった場合では、予約ルームズを利用することで
 

・会議室の空き状況・利用状況の可視化
・会議室からの予約操作を効率化
・空予約をなくして会議室の稼働率を向上
 

といったメリットを得ることができ、会議室利用や管理の効率化につながります。
 

→→予約ルームズについて詳しくみてみる
 

社外コミュニケーションを効率化する調整アポ

顧客との商談や打ち合わせ、面接や面談など、社外の方とのコミュニケーションを取る機会もここ数年で急激に増えています。
 

これらの日程調整を1つ1つ手作業で対応しようとすると、それだけで10分15分と作業に時間を使ってしまうこととなります。
 

日程調整ツール『調整アポ』を活用すれば、面倒だった日程調整業務が10秒で完了し、作業工数も約90％も効率化できます！
 

利用中のグループウェアと連携し、自動的にスケジュール調整を行うツールで、複数人の空日時抽出やスケジュール調整も簡単です。
 

さらに、日程調節後のWEB会議URLやリマインドメールも自動発行してくれるので、こうした業務にかける時間が飛躍的に減ります。
 

操作が簡単で、自動的に日程調節を終えられるのは「調節アポ」の大きなメリットです。
 

→→調整アポについて詳しくみてみる

自社にあった業務効率化ツールを選んでフル活用

業務効率化ツールを検討する動機は、企業によってさまざまです。
 

業務の自動化を目指している場合もあれば、使いやすいコミュニケーションツールを探している場合もあるでしょう。
 

限られた人員・時間の中で最善を目指すのであれば、自社にあった業務効率化ツールを最大限活用し、業務のさらなる効率化をはかりましょう。