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テレワーク時代のオフィスの役割とは?オフィス以外の選択肢やテレワークに役立つシステムの紹介

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!
2020年以降、働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、

多くの企業が導入したテレワーク。

 

コロナ禍が一定数落ち着きを見せる中でも、

その利便性からテレワークを続ける企業がある一方、オフィスへの出社回帰を選択する企業も出ています。

 

必ずしも「オフィス=働く場所」ではなくなってきている中で、

オフィスの在り方やオフィスの役割はどうなるのでしょうか?

この記事では、テレワーク時代におけるオフィスの役割や、

オフィス以外に働く場所の選択肢を紹介します。

テレワークでオフィスはどう変わったか?

2020年を境に、オフィスの捉え方や位置付けが大きく変わりました。

 

  • 2020年以前のオフィス:従業員全員が出社して働く場所
  • 2020年以後のオフィス:会社の拠点であり、働く場所の選択肢の1つ

 

オフィスの位置付けが変わったことで、オフィスにどんな変化が生じたでしょうか?

今回は3つの変化を紹介します。

 

オフィスの縮小・解約

全員がオフィスに出社することがなくなった結果、

オフィスへの出社率や稼働率が低下し、「オフィスの無駄遣い状態」が発生していることとなりました。

オフィスにかかる固定費の最適化やコスト削減の観点から、
オフィスを解約する、小さなオフィスに移転する、という企業が増加しました。

オフィスの拠点集約

上記のようにオフィスのコストを見直す上で、
都市圏に複数オフィスや拠点を構えていることがコストの無駄になっているとわかり、
コスト効率化の観点で複数あるオフィスを1つに集約するという流れが生まれました。

またテレワークで従業員同士のコミュニケーションの取り方が変わる中で、
対面でのコミュニケーションがより重要視されるようになりました。

オフィスを1ヶ所にして、拠点に散らばっていた従業員を1つのオフィスに集めることで、

対面でのコミュニケーション機会を増やすという背景から拠点集約が広まっています。

 

サードプレイスオフィスの活用

サードプレイスオフィスとは、

自宅でも職場でもない「第3の居場所」というサードプレイスの概念を応用したオフィスのことで、

働く場所としてオフィスや自宅以外の選択肢を提供するというものです。

何らかの理由で自宅でのテレワークが難しい場合や、

ワーケーションの促進など、より従業員が働きやすい環境を提供するという点で、注目を集めています。

オフィス以外の働く場所の選択肢

このようにテレワークの促進やサードプレイスの活用により、
従業員が働く場所を選べるようになることは、
以下のようなメリットをもたらすこととなります。

 

  • ワークライフバランスが充実し、従業員満足度やモチベーションが向上
  • 柔軟な働き方を好む優秀な人材の採用

 

では、オフィス以外に働く場所の選択肢としてはどういった場所が挙げられるのでしょうか?

今回は4つの選択肢を紹介します。

各従業員の自宅

テレワークを採用する企業において、主な勤務場所は従業員の自宅です。

自宅が仕事場になることで通勤をする必要が無くなり、
育児や介護がある人は仕事の合間に育児や介護をしたり、
逆にそれらの合間に仕事ができるため、より柔軟な働き方を実現できます。

 

シェアオフィス

特定の個室を持たないフリーアドレス型のオフィスのことを言います。

「フリーランス等の個人向け」という印象が強いですが、シェアオフィスを拠点とする会社もあります。

時間単位での利用から月契約まで、様々な用途に対応していて、
シェアオフィスによっては会議室を別途用意している場合もあります。

 

レンタルオフィス

業務に必要な機器が備えられた個室を、
自分専用のスペースとして借りられるオフィススペース。

 

自分だけの作業スペースを比較的安価に確保することができます。

事務所を借りるほど面倒な手続きを必要としないのが大きな特徴です。

 

サテライトオフィス

サテライトオフィスとは、
本社や本拠点から離れた場所に設置される小規模なオフィスのことを言います。
 
サテライトオフィスは電源、印刷機、電話用ブース、会議室など
一通りの設備が揃っており、通勤時間などコストを抑えながら、
業務に集中できるスペースを確保することが可能です。
 
自社でサテライトオフィスを構える企業もありますが、
それに特化したスペースと契約をするというサービスもあります。

テレワーク時代のオフィスの役割とは

オフィス以外にも様々な選択肢があり、
必ずしも出社しなくても業務が回る状況の中で、
オフィスには一体どういった役割が求められるのでしょうか?
 
これからのオフィスに求められる役割は、以下のようなものが挙げられます。
 

  • 従業員同士が対面でコミュニケーションを取れる場所
  • 従業員のモチベーションを高める場所
  • 企業のミッションや行動指針を共有・浸透させる場所
  • 働く場所の選択肢の1つとして設けられた場所

 

従業員同士が対面でコミュニケーションを取れる場所

これからのオフィスは、

従業員同士が対面でコミュニケーションを取るための場所であると言えます。

Web会議ツールなどでテレワーク化でも簡単にコミュニケーションを取れるようになりましたが、
やはりやり取りのスムーズさや気軽さは、対面でのコミュニケーションに勝るものはありません。

また業務上の関わりが少ない他部署とも、
オフィスであれば簡単にコミュニケーションを取る事ができます。

オフィスで社員同士のコミュニケーションを促進することが、
業務を円滑に進めることや、新しいアイディアが生まれるきっかけづくりに役立ちます。

 

従業員のモチベーションを高める場所

テレワーク時代において、オフィスは、社員のモチベーションを高めるための場所にも変化しています。
 
テレワークが進んだ今、帰属意識やチームワークの低下が懸念されています。
 
そこで、オフィス内に社員のモチベーションやチームワークにつながる工夫が求められるようになりました。
 
例えば、社食やフリードリンクといった食事の補助、
リラックスできる休憩スペース、社員同士のコラボレーションスペースなど
社員が快適に働くために必要なモノやスペースを提供することで
社員の働くモチベーションをより高めることができます。
 
自宅にはないメリットをオフィスで提供することにより、
従業員のオフィスへの出社を促したり、生産性の向上や新しいアイデアの発掘に繋がったり、と様々な効果を発揮します。
 

企業のミッションや行動指針を共有・浸透させる場所

会社で働く上で、
会社のミッションや行動指針は全ての従業員が働く上で方向性を揃える、
羅針盤の様な重要なものです。

会社全体がどのような未来を目指しているのか、
日々の業務における判断軸や方針は何かを、従業員が理解する必要があります。

こういった理念や方針というものは、直接の関わり合いが少なくなるテレワークでは、
効果的に伝えることや、実際にどの程度理解されているか・実践されているかを判断することが困難になります。

これからのオフィスには、ビジョンやミッションを体現したオフィス作りや、
日常の関わり合いから従業員にミッションや行動指針を浸透させる場所であることも求められていくでしょう。

働く場所の選択肢の1つとして設けられた場所

テレワークによって、どこでも仕事ができることになり、
必ずしもオフィスで仕事をする必要が無くなりました。

しかし、中には自宅で快適に仕事をする環境を整えることが難しく、
オフィスで働くことを希望している従業員や、オフィスが最も集中できる場所であると考える従業員もいるでしょう。

テレワークの導入はこれからの働き方の多様性についてを考える大きなきっかけです。

従業員の生産性の向上を目指すのなら、
一辺倒にテレワークを導入するのではなく、
オフィスも働く場所の1つの選択肢として、柔軟な働き方の選択肢を提供することが大切です。

多様化する働き方の1つの選択肢となることが、
これからのオフィスの役割と言えるでしょう。

テレワークの導入に役立つクラウドシステム

いざテレワークを導入しようとすると、ぶつかる問題があります。

それは
来客や電話対応をする人は必ず出社しないといけない
という問題です。

 

  • 来社されるお客様や配達業者の来客を対応する
  • 電話番のために誰かが出社する

こういった対応のために、テレワークを導入したのにテレワークができない社員が生まれてしまいます。

 

そして、こういった役割は、総務部や管理部の方が担われていることが多いです。

その結果、部署によって「テレワークができる/できない」が分かれてしまい、
不平等な状況を生んでしまいます。

従業員全員がテレワークを実施できるようになり、
働く環境を平等に提供する環境づくりのためにも、
テレワークの導入・実践に役立つクラウドシステムとして『RECEPTIONIST』を紹介します!

RECEPTIONIST_テレワーク
オフィスの受付にiPadを置くだけで来客受付を効率化できる『RECEPTIONIST』は、

オフィスのテレワーク導入・実践に有効な機能を豊富に揃えています。

 

  • 来客のある担当者に直接通知。来客予定のリマインドメールも対応
  • 電話を使わずビジネスチャットなどで来客を通知してくれる
  • 来客の種類に応じて通知方法や通知場所を柔軟に設定可能

 

これらの機能を活用することで、「来客予定のある人だけが出社すればOK」という状況を作ることができ、
いつも来客対応をしていた総務部や管理部の方でもテレワークをすることができます。

 

利用企業の声|都築電気株式会社

実際にRECEPTIONISTを導入して、
来客受付対応を効率化した企業の声を紹介します。

RECEPTIONIST_導入事例_都築電気

受付業務のために、特定の総務の人間が電話対応をしなければならないという課題があり、電話から解放されたいという思いがありました。

 

RECEPTIONISTを導入して固定電話を無くすことができ、「電話から解放」されて新たな働き方を推進するきっかけとなりました。

 

導入事例|都築電気株式会社

 

まとめ

テレワークの普及により、働く場所の選択肢はオフィスだけに留まらず、
従業員の生活や業務に合わせて多様化されています。

確かにオフィスで働くことには様々なメリットがありますが、

オフィスのあり方を改めて考え直し、働き方の選択肢の一つとして捉えていくことが重要でしょう。

それと同時に、オフィスの必要性や従業性を見直し、

従業員が働きやすい環境としてのオフィスを提供し、

「従業員が出社したくなるオフィス」に変えていくこともこれからのオフィスには必要です。

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導入検討中の方や情報収集中の方に役立つ情報を載せています。
受付システムを少しでも検討されている場合は、ぜひお持ち帰りください。

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