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オフィスの6大経費とは?コスト削減に役立つアイディア3つを紹介

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!
 

私たち企業にとって重要なことの1つは利益を上げること、または増加させることです。
 

利益を出すためには売上を上げることと同様に、経費を削減することも効果的です。
 

コロナ禍でオフィスの在り方や働き方に大きな変化がもたらされた中で、オフィスの経費を見直すことで利益向上につながります。
 

今回はオフィスにまつわる経費削減のアイディアを紹介します。
 

オフィスにかかる経費の6大項目を知ろう

先程も言ったとおり、企業が利益を生み出すには、売上増加かコスト削減か、どちらかのアプローチが必要です。
 

売上増の達成には、市場や競合企業などの外部要因が大きく関わってくるため、必ずしも企業努力が身を結ばない場合もあります。しかしコスト削減なら、企業や従業員の内部努力で達成可能なものが多くあります。
 

そのためにも、まずは、オフィスにかかる代表的な6種類の経費について知っておきましょう。
 

オフィス賃料

コスト全体へ占める割合が大きいのが、自社オフィスの賃料です。まず賃料について見ると、一般的には、粗利(売上総利益)に対する賃料の平均は、10~20%程度と言われています。
 

また、オフィスリースの契約時に必要な敷金・礼金も、負担の大きい勘定科目です。物件にもよりますが、敷金は賃料の6か月~1年程度に設定されるケースが多く、多額のイニシャルコストがかかるといえます。
 

エネルギーコスト

一般の家庭と同様に、オフィスの管理や維持には、電気料金や水道料金、またはガス代金などの「エネルギーコスト」が発生します。
 

とりわけ電気料金については、オフィスにおける水道光熱費の大部分を占めるものとも言われており、オフィスのコスト削減には、この電気料金の削減が重要となります。
 

オフィス用品コスト

オフィス用品コストとは、コピー機、プリンター、FAXなど、OA機器の購入・リースにかかる料金の総称です。オフィス用品コストは、エネルギーコストや消耗品費とも無縁ではありません。従業員数が多く、多数のOA機器が稼働している企業では、電気代やコピー代も増加します。
 

また、従業員の残業時間が増えるほど、OA機器の稼働時間も増加します。そのため、経費削減の効果が高い勘定科目の1つといえます。
 

消耗品コスト

オフィスで使う消耗品の購入費も、1個あたりのコストは小さいですが、総額で見ると無視できないコストです。印刷に使うコピー用紙やボールペン、マーカー、ホチキス、のりなどの文房具が消耗品費の代表例です。
 

ITコスト

業務に使うパソコン・タブレットなどのハードウェア費や、オフィスソフトやセキュリティソフトなどのソフトウェア費、Webサービスの運営に必要なネットワーク費を総称して「ITコスト」と呼びます。 一般社団法人 日本情報システムユーザー協会「企業IT動向調査2015」によると、売上高に対するITコストの割合は約1%を占めます。[注1]
 

IT製品の普及や、情報システムの活用が進んだことで、意外にも大きな割合を占めています。
 

オペレーションコスト

オペレーションコストは「人件費」「物流・交通費」「通信費」など、オペレーションに必要なコストです。オペレーションコストが大きくなっていれば、業務効率化などを推進することでコスト削減できる可能性が大きいです。
 

オフィスのコスト削減に効果的な3つの削減アイデア

オフィスのコスト削減1:オフィス移転や縮小

 

 

【削減可能なコスト】

  • オフィス賃料
  • エネルギーコスト

 

 

オフィスにかかる経費の中でも1番割合が多いオフィス賃料を削減できれば、経費削減に大きなインパクトを出すことができます。
 

オフィス賃料を下げるために賃料交渉を行うのも大事ですが、オフィスの見直しとしてオフィスの移転や縮小を検討することが、有効な手段として注目を集めています。
 

コロナ禍を経てリモートワークやハイブリッドワークの導入によって、必ずしも全従業員がオフィスに出社する必要がなくなり、これまでと同じオフィス規模である必要がなくなります。
 

オフィスの規模を縮小したり、都市部から少し離れた郊外にオフィスを構えるなどしたりすれば、オフィス賃料を抑えることができ、オフィス賃料の削減を実現できます。
 

また、オフィスの規模が小さくなることや、オフィスにいる従業員の人数が減ることで、必要な光熱費なども抑えることができるので、エネルギーコストの削減にもつながります。
 

オフィスのコスト削減2:リモートワーク・ハイブリッドワークの導入

 

 

【削減可能なコスト】

  • エネルギーコスト
  • オペレーションコスト
  • オフィス用品コスト
  • 消耗品コスト

 

 

先程もお伝えした通り、働き方の変化によりリモートワークやハイブリッドワークの導入が広がりを見せていますが、これはオフィスの経費削減にも効果的です。
 

オフィスにいる従業員の数が減ることでエネルギーコストが下がるほか、リモートワークを駆使して従業員の通勤や取引先企業への往来の機会が減ることにより、交通費などのオペレーションコストも削減することができます。
 

そのほか、オフィスでの業務機会が減ることにより、オフィス用品や消耗品の使用機会が減るため、これらにかかるコスト削減にもつながります。
 

オフィスのコスト削減3:クラウドなどのITサービスの積極導入

 

 

【削減可能なコスト】

  • オペレーションコスト
  • オフィス用品コスト

 

 

オフィスでの業務を効率化するITサービスを導入することにより、オフィス経費を削減することができます。
 

「サービスを新たに導入するのはコストが増えるのでは?」という疑問はあるでしょう。確かにサービス利用コストは発生しますが、それ以上にコスト削減を実現できるというのがおすすめの理由です。
 

ITツールの導入で数十時間の工数削減ができれば、従業員の残業時間が削減でき、残業代などの人件費を抑えることができます。
 

また、固定電話やコピー機などの機器を使ったアナログでの業務フローを、ツール導入でIT化すれば、これらの利用料やメンテナンスコストなどの削減につながります。
 

クラウド受付システムを導入すれば経費削減を実現

様々なコスト削減のアイディアを紹介しましたが、我々が提供するクラウド受付システム『RECEPTIONIST』は、これらの経費削減アイディアを実現するのに非常に効果的です!
 

RECEPTIONISTとは、有人受付や内線電話の代わりにiPadを置いて、オフィスの来客受付を自動化・無人化するクラウド受付システムです。
 

RECEPTIONIST
 

RECEPTIONISTがなぜオフィスの経費削減に効果的なのかを紹介させていただきます。
 

オフィス移転やハイブリッドワークの実現を支援

RECEPTIONISTは、オフィス移転やハイブリッドワークを導入する企業に多く選ばれています。
 

オフィス移転の際に来客受付を見直したい、ハイブリッドワークの導入をスムーズに行いたい、といった企業のニーズに応える機能を豊富に備えています。
 

 

【利用企業の声】

新型コロナウイルスの感染拡大が本格化した影響もあり、テレワークの社員を増やし、今後もその働き方が主流になると考えて、オフィス移転が決まりました。

 

出社とテレワークを使い分けていく中で、電話を取れる人が少なくなることが想定されたため、本格的に来客時の電話取次を無くすため、2020年5月ごろにRECEPTIONIST導入を決定しました。

 

導入事例|株式会社ジョンマスターオーガニックグループ

 

 

オペレーションコストを大幅にカット

「内線電話1つあれば受付は十分」だと思われるケースが多いですが、実は来客受付には様々な工程があるのを知っていますか?
 

RECEPTIONIST_オペレーションコスト削減1
 

来客対応にまつわる10を超える工程を、RECEPTIONISTがあればそのほとんどを自動化・無人化してコスト削減することが可能です。
 

RECEPTIONIST_オペレーションコスト削減2
 

また有人受付の場合には人件費をはじめ多くのコストがかかりますが、RECEPTIONISTで無人化することでそのコストも大幅に削減することが可能です。

 

【利用企業の声】

元々は専任スタッフ3名による有人の受付対応をしていましたが、生産性向上とコスト削減のために受付の無人化を検討し、RECEPTIONISTの導入を決めました。

 

シンプルで使いやすくスムーズに運用でき無人化に成功。実質的に年600万円のコスト削減に繋がりました。

 

導入事例|株式会社ランドネット

 

 

これらの点において、RECEPTIONISTがオフィスの経費削減に効果的ということがわかります。
 

コスト削減をお考えなら、ぜひ一度RECEPTIONISTについてもご覧ください。
 

RECEPTIONISTの資料をみてみる

必要・不要を見極めて効果的に経費削減

今回紹介したアイディア以外にも、まだまだオフィスの経費削減するポイントはたくさんあります。
 

しかし削減が目的になってしまうと、本来削るべきでない経費まで削減してしまい、業務の妨げになってしまう可能性もあります。
 

このコストは自社にとって必要かどうかをしっかり見極めて、効果的に経費削減につなげていきましょう。
 

またRECEPTIONISTのように、オフィス環境や業務効率化を支援してくれる様々なITツールが出ています。
 

ツールの導入でコスト削減できる部分はどんどんツールに任せて、自分達の業務を進めやすくしていきましょう。

詳しくは、資料を
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導入検討中の方、情報収集中の方に役立つ情報がある資料になります。
今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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