オフィスの6大経費とは？コスト削減に役立つアイディア3つを紹介

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！
 

私たち企業にとって重要なことの1つは利益を出すこと、または増加させることです。
 

利益を出すためには売上を上げることと同様に、経費を削減することも効果的です。
 

コロナ禍でオフィスの在り方や働き方に大きな変化がもたらされた中で、オフィスの経費を見直すことは利益向上につながります。
 

今回はオフィスにまつわる経費削減のアイディアを紹介します。
 

オフィスにかかる経費の6大項目を知ろう

先程も言ったとおり、企業が利益を生み出すには、売上増加かコスト削減か、どちらかのアプローチが必要です。
 

売上増の達成には、市場や競合企業などの外部要因が大きく関わってくるため、必ずしも企業努力が身を結ばない場合もあります。しかしコスト削減なら、企業や従業員の内部努力で達成可能なものが多くあります。
 

まずは、オフィスにかかる代表的な6種類の経費について知っておきましょう。
 

1.オフィス賃料

経費全体に占める割合が大きいのが、自社オフィスの賃料です。一般的に、粗利（売上総利益）に対する賃料の平均は、10～20%程度と言われています。
 

また、オフィスリースの契約時に必要な敷金・礼金も、負担の大きい勘定科目です。物件にもよりますが、敷金は賃料の6か月～1年程度に設定されるケースが多く、多額のイニシャルコストがかかります。
 

2.エネルギーコスト

一般の家庭と同様に、オフィスの管理や維持には、電気料金や水道料金、またはガス代金などの「エネルギーコスト」が発生します。
 

とりわけ電気料金については、オフィスにおける水道光熱費の大部分を占めるものとも言われています。そのため電気料金の削減がオフィスの経費削減に重要となります。
 

3.オフィス用品コスト

オフィス用品コストとは、コピー機、プリンター、FAXなど、OA機器の購入・リースにかかる料金の総称です。オフィス用品コストは、エネルギーコストや消耗品費とも無縁ではありません。従業員数が多く、多数のOA機器が稼働している企業では、電気代やコピー代も増加します。
 

また、従業員の残業時間が増えるほど、OA機器の稼働時間も増加します。そのため、経費削減の効果が高い勘定科目の1つといえます。
 

4.消耗品コスト

オフィスで使う消耗品の購入費も、1個あたりのコストは小さいですが、総額で見ると無視できない経費です。印刷に使うコピー用紙やボールペン、マーカー、ホチキス、のりなどの文房具が消耗品費の代表例です。
 

5.ITコスト

業務に使うパソコン・タブレットなどのハードウェア費や、オフィスソフトやセキュリティソフトなどのソフトウェア費、Webサービスの運営に必要なネットワーク費を総称して「ITコスト」と呼びます。 一般社団法人 日本情報システムユーザー協会（JUAS）「企業IT動向調査報告書 2021」によると、売上高に対するITコストの割合は約1%を占めます。
 

経済産業省が「DX推進ガイドライン」を公表するなど、国をあげてDX推進をしており、企業のITコストは増加傾向にあると言えるでしょう。
 

6.オペレーションコスト

オペレーションコストは「人件費」「物流・交通費」「通信費」など、オペレーションに必要な経費です。オペレーションコストは業務効率化などを推進することで削減できる可能性もあります。
 

オフィスのコスト削減に効果的な3つの削減アイディア

オフィスのコスト削減1：オフィス移転や縮小

オフィスにかかる経費の中でも1番割合が大きいオフィス賃料を削減できれば、経費削減に大きなインパクトを出すことができます。
 

オフィス賃料を下げるために賃料交渉を行うのも大事ですが、オフィスの移転や縮小を検討することも、有効な手段として注目を集めています。
 

リモートワークやハイブリッドワークの導入によって、出社する従業員数が少なくなれば、これまでと同じオフィス規模である必要がなくなります。
 

オフィスの規模を縮小したり、都市部から少し離れた郊外にオフィスを構えるなどしたりすれば、オフィス賃料を抑えることができるでしょう。大幅なコスト削減を実現できる可能性があります。
 

また、オフィスの規模が小さくなることや、オフィスにいる従業員の人数が減ることで、必要な光熱費なども抑えることができるので、エネルギーコストの削減にもつながります。
 

オフィスのコスト削減2：リモートワーク・ハイブリッドワークの導入

働き方の変化によりリモートワークやハイブリッドワークの導入が広がってきていますが、これはオフィスの経費削減にも効果的です。
 

オフィスにいる従業員の数が減ることでエネルギーコストが下がります。また、リモートワークを駆使して従業員の通勤や取引先企業への往来の機会が減ることにより、交通費などのオペレーションコストも削減可能です。
 

そのほか、オフィスでの業務機会が減ることにより、オフィス用品や消耗品の使用機会が減るため、これらにかかるコスト削減にもつながります。
 

オフィスのコスト削減3：クラウドなどのITサービスの積極導入

オフィスでの業務を効率化するITサービスを導入することにより、オフィス経費を削減することができます。
 

「サービスを新たに導入するのはコストが増えるのでは？」という疑問はあるでしょう。確かにサービス利用コストは発生しますが、それ以上にコスト削減を実現できるというのがおすすめの理由です。
 

ITツールの導入で数十時間の工数削減ができれば、従業員の残業時間を削減でき、残業代による人件費を抑えることができます。
 

また、固定電話やコピー機などの機器を使ったアナログでの業務フローを、ツール導入でIT化すれば、これらの利用料やメンテナンスコストの削減につながります。
 

クラウド受付システムを導入すれば経費削減を実現

様々なコスト削減のアイディアを紹介しましたが、我々が提供するクラウド受付システム『RECEPTIONIST』は、これらの経費削減アイディアを実現するのに非常に効果的です！
 

RECEPTIONISTとは、有人受付や内線電話の代わりにiPadを置いて、オフィスの来客受付を自動化・無人化するクラウド受付システムです。
 

RECEPTIONISTがなぜオフィスの経費削減に効果的なのかを紹介させていただきます。
 

オフィス移転やハイブリッドワークの実現を支援

RECEPTIONISTは、オフィス移転やハイブリッドワークを導入する企業に多く選ばれています。
 

オフィス移転の際に来客受付を見直したい、ハイブリッドワークの導入をスムーズに行いたい、といった企業のニーズに応える機能を豊富に備えています。
 

オペレーションコストを大幅にカット

「内線電話1つあれば受付は十分」だと思われるケースは多いですが、実は来客受付には様々な工程があるのを知っていますか？
 

来客対応にまつわる10個以上の工程のほとんどを、RECEPTIONISTは自動化・無人化してコスト削減につなげることができます。
 

また有人受付の場合には人件費をはじめ多くのコストがかかりますが、RECEPTIONISTで無人化することでそのコストも大幅に削減することが可能です。

これらの点において、RECEPTIONISTがオフィスの経費削減に効果的ということをおわかりいただけたかと思います。
 

経費削減をお考えなら、ぜひ一度RECEPTIONISTについてもご覧ください。
 

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必要・不要を見極めて効果的に経費削減

今回紹介したアイディア以外にも、まだまだオフィスの経費削減するポイントはたくさんあります。
 

しかし削減が目的になってしまうと、本来削るべきでない経費まで削減してしまい、業務の妨げになってしまう可能性もあります。
 

削ろうとしているコストは自社にとって必要かどうかをしっかり見極めて、効果的に経費削減につなげていきましょう。
 

またRECEPTIONISTのように、オフィス環境や業務効率化を支援してくれる様々なITツールが出ています。
 

ツールの導入でコスト削減できる部分はどんどんツールに任せて、自分達の業務を進めやすくしていきましょう。