Teamsに来客通知が届く受付システム(アプリ)を解説！業務効率化が促進するオフィスへ
Teamsに来客通知が届く受付システムをお探しでしょうか？
これまでのオフィス受付は、内線電話や受付スタッフを通して受付を行い、
総合受付や総務が一時受付を行い、約束のある担当者に連絡して、
やっと来客と対面できる、というフローがこれまでの常識でした。
しかし、今は来訪者がオフィス受付にあるiPadで受付をすると
TeamsのグループやDMへメンション付きで通知が届きます！
今回は、Teamsと連携できるクラウド受付システムRECEPTIONISTの
Teamsに特化した機能についてお伝えします。
とりあえず料金だけでも先に知りたいという方は、
こちらの料金表をダウンロードしてください。
クラウド受付システムRECEPTIONISTとは？
クラウド受付システムRECEPTIONISTは、
iPadアプリから担当者にTeamsをはじめとする複数のビジネスチャットや専用アプリなど、
様々な方法で来客をお知らせするクラウドサービスです。
さらにOutlook予定表とも連携しているため、
来訪者との日程調整も自動化することができ、会議室の予約も同時に行えます。
【実績紹介】
・ITツールの口コミサイト「ITreview」で、4年連続で最高評価LEADERを受賞
・ITツールの比較サイト「ボクシル」で「サービスの安定性」「機能満足度」「お役立ち度」「使いやすさ」でNo.1
・年間200万人以上が利用している
・ドラマ「受付のジョー」の受付システムのデザイン参考に選定
【導入企業例】
Teams導入企業によく使われてる受付システムの機能
1、来客通知機能
これは王道の来客通知機能ですね！
先ほども説明した通り、来訪者(ゲスト)がiPadで受付をすると、
担当者にTeamsにメンション付きで通知ができます。
万が一、社内でTeamsが浸透していない場合には、
着信音やメールなどの方法でも通知ができるので、
自社の状況に合わせて最適な通知方法が選べます。
２、来客準備はアドインで簡単に。
Teamsを使っていればOutlookも利用されているケースが多いと思いますが、
Outlookカレンダーから来訪者を事前登録をすることで、
来訪者が簡単に受付できるQRコードを発行して招待メールを送ることができます。
３、社員情報の更新も簡単に。
RECEPTIONISTは、Azure ADとも連携し、
Azureにある情報をRECEPTIONISTと同期することが可能です。
これにより、社員の追加や削除といった作業が半自動化できるため、
大幅な管理業務の削減が可能です。
4.来客履歴(入退館履歴)のデジタル化
感染症対策やP マーク・ISMSの取得のために、
来客情報を保存している企業が増えていますが、
多くの企業が、いまだに紙やエクセルなどの手作業で管理しています。
RECEPTIONISTでは受付と同時に
来客の履歴を自動でクラウド上に保存できますので、
データ化の作業や保管場所も不要になります。
導入企業の事例
株式会社ロッテ
「無人化で完全非接触の「安心・安全な受付」を実現。会社のDXにも貢献」
・電話で担当者を呼び出していた
・来客のために出社しないといけなかった
・お客様には入館台帳に社名や氏名を記入
↓
・商談当日もお客様が迷うことなくスムーズに受付できるので便利
・情報漏洩防止を強化できた
・非接触受付により、感染リスク回避に大きく貢献
・2名の有人受付から無人受付に即移行で会社全体で工数削減
・来訪者記録をオンラインで把握し管理できるようになった
株式会社ニーズウェル
「付加価値を生みづらい「取次業務」をゼロへ。アナログな受付を刷新して業務効率化&企業イメージUP
・受付票の記入、内線電話での担当者呼び出し
・来客のたびに内線対応で業務が中断し、生産性・集中力が低下してしまう
・担当者が同席者全員に来客を伝える手間も感じていた
↓
・「取次する」という業務が一切なくなった
・受付票もなくなり、来客者情報の管理がしやすくなった
・先進的なイメージのエントランス
他にどんな効果がある？
Teamsが定着する
クラウド受付システムRECEPTIONISTを導入すると、
来訪者が来る時にTeamsを見て自分で対応しなければいけないため、
なかなかチャットツールの浸透が進まないという課題を解決できる可能性が高いです。
このような強制的に使う環境を整えることで、
新しいツールを苦手とする人も少しずつ慣れてきて使えるようになります。
実際に株式会社丸井グループ様では、
なかなか浸透しなかったチャットツールの導入が、
RECEPTIONISTの導入により浸透したと喜んでいただけました！
今後の参考にしていただければ幸いです。
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、
働く環境をDXすることで
コア業務に集中できる
環境を作るクラウドサービス群です。
