Teamsに来客通知が届く受付システムを知っていますか？

これまでのオフィス来客は内線電話や受付係で、受付を行い、そこから担当者に連絡が届き、対面するというフローがこれまでの常識でした。

しかし、今はTeamsに来客通知が届きます！

来訪者がオフィス受付にあるiPadで受付をすると、TeamsのグループやDMでメンション付きで通知が届くんです！今回は、このTeamsと連携できるクラウド受付システムRECEPTIONISTと、そのTeamsに特化した機能についてお伝えします。

クラウド受付システムRECEPTIONISTとは？

クラウド受付システムRECEPTIONISTは、iPadアプリから担当者にTeamsや他のチャットや専用アプリなど様々な方法で来客をお知らせするクラウドサービスです。

さらにOutlook予定表とも連携しているため、来訪者との日程調整も自動化することができ、会議室の予約も同時に行えます。

 
【実績紹介】
・7000社以上の企業で導入
・ITツールの口コミサイト「IT review」では3年連続でLEADER
・クラウド受付システム シェアNo. 1
(※調査概要:2020年5月期_インターネット調査)

Teams導入企業によく使われてる受付システムの機能

1、来客通知機能

これは王道の来客通知機能ですね！

先ほども説明した通り、来訪者(ゲスト)がiPadで受付をすると、担当者にTeamsにメンション付きで通知されたり、Teamsが浸透していない場合は、着信音などで通知されます。

２、来客準備はアドインで簡単に。

Teamsを使っていればOutlookも使っていると思いますが、来訪者の事前登録をすることで、来訪者も簡単に受付ができるQRコードを発行して招待メールを送れます。

３、社員情報の更新も簡単に。

受付システムRECEPTIONISTはAzure ADとも連携し、Azureにある情報をRECEPTIONISTと同期することが可能です。これにより、大幅な管理業務の削減が可能です。

4.来客履歴(入退館履歴)のデジタル化

感染症対策、またはP マークやISMSのために、来客情報を保存している企業が増えていますが、紙やエクセルなど手作業でしているケースが大半です。

RECEPTIONISTでは受付と同時にクラウド上に保存されるため、

Teams導入企業の事例

バリュエンスホールディングス株式会社

「電話機より一歩先の受付へ。受付無人化で緊急時でも迅速な全社リモートワークが可能に。」

他にどんな効果がある？

Teamsが定着する

クラウド受付システムRECEPTIONISTを導入すると、来訪者が来る時にTeamsを見て自分で対応しなければいけないため、なかなかチャットツールの浸透が進まないという課題を解決できる可能性が高いです。

このような強制的に使う環境を整えることで、新しいツールを苦手とする人も少しずつ慣れてきて使えるようになります。

実際に株式会社丸井グループ様では、なかなか浸透しなかったチャットツールの導入が、RECEPTIONISTの導入により浸透したと喜んでいただけました！

今後の参考にしていただければ幸いです。