来訪者受付システムの「RECEPTIONIST」を入れると変わるコト

来訪者用の受付システム「RECEPTIONIST」は、

今でこそ年間200万人に利用されていますが、

リリース当時は数社にのみ導入いただいているような新しいサービスでした。

しかし、今では来訪者受付システムを導入する企業が増えています。

そこで本記事では、

・来訪者受付システムとは何か

・来訪者受付システムを導入するメリット・デメリット

について解説していきます！

受付業務のDXを行い、

業務効率化を図りたい方はぜひチェックしてみてください。

来訪者受付システム「RECEPTIONIST」の詳細を確認する

来訪者受付システムとは？

レガシーな企業における来訪者の受付業務は、

・受付からの電話が鳴って集中できない環境

・関係ない受付業務に巻き込まれる人が出てしまう

・来訪者記録を正確に残せない

・過去の来訪者記録をすぐ確認できない

・受付が混雑してお客様をお待たせしてしまう

・受付業務をする人はハイブリッドワークができない

などの課題が生まれやすく、

働き方改革やDXが進む現代の風潮と合わない部分が多いです。

そこで、これらの課題を解決するのに

「来訪者受付システム」が役立ちます。

来訪者受付システムができること

来訪者受付システムができることを5つ紹介します。

（1）担当者を直接呼び出す

来訪者が受付のiPadで操作をすると、

ビジネスチャット、スマホアプリ、ブラウザ、SMS、メール、電話

などで担当者を直接呼び出します。

（2）来訪者記録を自動保存

来訪者の情報を「来訪者記録」として自動で保存します。

iPadに入れたアプリの設定を変更すれば、

・健康確認

・渡航履歴の確認

・入館同意

など希望する項目を追加することもできます。

（3）QRコードでスムーズな受付

QRコードを事前発行しておくと

受付のiPadにかざすだけで操作が完了します。

また、定期的にいらっしゃる方には何度でも使えるQRコードを発行するなど、

幅広い設定が可能です。

（4）日程調整を自動化

来訪者との日程調整を自動化できます。

ご自身の空いてる日時を自動抽出した

日程調整用ページが発行できるので、

来訪者はそこから都合の良い日時を選ぶだけでOK。

これで日程調整完了となり、

受付時に使うQRコードも同時に発行することができます。

→日程調整を自動化できる「調整アポ」の詳細はこちら

（5）会議室の予約を自動化

日程調整を行う際に、会議室をいくつか設定しておくと

自動で空いている会議室を予約することもできます。

→会議室の予約を自動化できる「予約ルームズ」の詳細はこちらから

来訪者受付システムを導入するメリット・デメリット

続いて、来訪者受付システムを導入するメリット・デメリットを解説します。

来訪者受付システムを導入するメリット

（1）集中して仕事ができる

受付の内線電話が不要になるので、

来客の度に電話が鳴ることも、

担当者に電話で取次を行う必要もありません。

自分と関係ない来客対応を行う必要がなくなるのです。

そのため、コア業務に集中できるようになります。

（2）機密情報の管理が正確になる

来訪者記録は機密情報ですので、

企業によっては厳重な管理をしていると思います。

来訪者受付システムを導入すると、

クラウド上に自動で来訪者記録が保存できるので

管理工数削減や人を介した管理によるセキュリティリスクを減らすことができます。

（3）ノンコア業務からの解放

来訪者との日程調整や、来客時の電話での取次、

会議室の案内、お茶だしなどのノンコア業務から解放されます。

（4）DX推進企業としてイメージアップ

企業の顔であるオフィスの受付が電話のままだと、

アナログなイメージを持たれやすくなってしまいます。

しかし、iPadを置くだけでDX推進企業のイメージに繋がりますし、

受付のデジタル化も叶えることができます。

（5）機能がアップデートされる

クラウドサービスの場合、

機能がアップデートされ続けますので日々便利になってきます。

手間だなと思う作業が出てきたら

担当者に開発要望を出してみることもおすすめです。

来訪者受付システムを導入するデメリット

（1）システムエラーが生じる可能性がある

システムである以上、エラーが生じる可能性があります。

また連携しているツールなどがある場合、

そのツールか来訪者受付システムのどちらかがエラーとなれば

一時的に使えない時間が生まれることもありえます。

頻繁にシステムエラーが起きるようでは困ってしまいますが、

来訪者受付システム「RECEPTIONIST」はシステム安定稼働率99.98%と

高い安定性を維持しており、ストレスなく使うことができます。

来訪者受付システムを選ぶ際には、

システム安定稼働率も確認することがおすすめです。

（2）来訪通知に気づかない

来訪者がiPadで受付を済ませた後に担当者へ通知が届きますが、

別対応をしている時には気付かない可能性もあります。

来訪者受付システム「RECEPTIONIST」では、

チャットのグループ上で来客通知が届くので、

下記のように、担当者以外の人がフォローをすることも可能です。

来訪者受付システムの中でも

受付業務をチームでフォローできる仕組みがあるものを選べると良いでしょう。

RECEPTIONISTの機能・料金を確認する

来訪者受付システムで来客対応をもっと快適に

いかがでしたでしょうか？

来客対応を来訪者受付システムに変えるだけで

自分と関係ない来客対応をする必要がなくなります。

まずは誰でも簡単にできる来客対応から

デジタル化してはみてはいかがでしょうか？

最後までご覧いただきありがとうございました！

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