バックオフィスにテレワークを導入するためにやるべき5つのこと

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

現在、バックオフィス部門へのテレワーク導入をお考えでしょうか？

バックオフィス業務におけるテレワークの実態調査*によると、

完全テレワークを実施できているのは11%、

一部テレワークができている方が36%となっており、

半数以上の方が未だに完全出社であることがわかっています。

この結果からも、バックオフィスでのテレワーク導入には、いまだに高い壁があるようです。

しかし、弊社のバックオフィスでは、現在テレワークの導入ができており、

出社とリモートを選択して出社ができるような仕組みになっています。

そこで、今回は弊社が実践している

バックオフィスでテレワークを導入するためにやるべきこと5つをご紹介します！

*参考：https://isplit.jp/4892/

バックオフィスのテレワーク導入が難しい理由

まずは、バックオフィスのテレワーク導入が難しい理由をお伝えします。

（１）セキュリティの問題

テレワークは、オフィスとは違い、セキュリティ対策が充分な空間とは言えず、

PC端末の紛失や盗難、ウイルスや不正アクセス等による情報漏洩のリスクが高まります。

中でもバックオフィス部門は、契約書や個人情報などを含み、

機密情報を多く扱う部門であることから、テレワークが難しいと言われています。

（２）情報の持ち出しが困難

バックオフィスの業務は、機密性の高い情報を扱うことから、

前提ルールとして、業務に必要な情報を社外へ持ち出すことが禁止されているケースがあります。

（３）ハンコ文化

バックオフィスの業務には、承認や申請業務がありますが、

印鑑を使用する文化がいまだに根強く残っています。

昨今は、電子印の導入も加速してきていますが、

印鑑でなければ締結できない書類もあるため、テレワークでの対応が難しくなっています。

（４）電話対応の問題

バックオフィス部門は、社外からの電話対応や来客対応の業務を担っているため、

電話や来客の対応のために出社する必要があります。

オフィスに出社している方で交代制で電話番をするケースもあるようですが、

せっかくオフィスに出社したのに、電話応対ばかりで仕事が進まなければ

出社している意味がなくなってしまいます。

リモートワークが増えていく中で、

オフィス出社組にノンコア業務の負荷が偏らないように対策が必要です。

（５）社内問い合わせの問題

バックオフィス部門には、日々社員からの問い合わせが殺到します。

直接社員が聞きにくることも多いため、

オフィスから離れることが難しいケースも少なくありません。

バックオフィスのテレワークを進めるコツ

（１）調査をする

バックオフィスのテレワークを推進するにあたり、

まずはなぜテレワークができないのか、

現場へのヒアリングを欠かさないことが重要です。

実態がわからなければ、改善策も立てられないだけでなく、

現場の実態にそぐわない施策が進んでしまう懸念があります。

（２）現場が効率的に使えるツールを導入する

アイティクラウド株式会社が実施した「ITツール導入に関するアンケート」* では、

導入されたITツールに対し、約8割の利用者が不満を感じており、

利用者の不満が原因で「ITツールの入れ替え」や、

その「検討」に至っている人が7割以上もいるという結果が出ています。

多くの企業では、導入決定者と利用者は異なるため、

双方の認識の違いから導入されたITツールでは、

業務が効率化するどころか逆の結果を引き起こすケースが多いということです。

テレワークを進めるにあたっても、

現状のアナログ業務をデジタル化することは必須です。

デジタル化によって、テレワーク環境が構築されていくため、

ITツールの導入時には、現場で働くツール利用者が使いやすいものを導入しましょう。

*参考：https://isplit.jp/4892/

バックオフィスにテレワークを導入するためにやるべきこと5つ

次にバックオフィスがテレワークを導入するためにやるべきこと5つをお伝えします！

（１）クラウドサービスの活用

1つ目に、クラウドサービスの活用があります。

昨今はバックオフィス業務をサポートする様々なクラウドサービスが出てきています。

クラウドサービスを活用することで、

これまでオフィスでしかできなかった業務でもクラウドサービスを使うことで、

社外からも安全にアクセスが可能となり、テレワークで業務ができるようになります。

（２）書類の電子化

2つ目に、書類の電子化があります。

これまで持ち出しができなかった書類等も電子化させれば、

原本の持ち出しをせずに、社外からアクセスが可能になります。

電子化された書類であれば、

自宅からでも必要な情報に即アクセスができ、どこからでも仕事が可能になります。

（３）申請・承認フローおよび捺印の電子化

3つ目に、申請・承認フローおよび捺印の電子化が必要です。

リモートでも申請・承認・捺印が可能になれば、

オフィスへ出社せずにワークフローを進めることが可能になります。

ハンコのための出社を不要にするには、

まず申請・承認フローおよび捺印の電子化を進めましょう。

（４）脱固定電話

4つ目に、バックオフィス部門は、脱固定電話を進める必要があります。

現在、弊社のバックオフィスは、電話対応業務をおこなっていません。

しかし過去には、弊社も社外からの電話対応の多さに困っていました。

そこで、かかってきている電話の内容を3ヶ月間集計してみたところ、

約9割の電話が営業電話だとわかりました。

結果、オフィスの代表電話の設置は不要と判断し、

バックオフィス部門の電話対応業務を削減することが決まりました。

最近では、fondeskのような電話代行サービスを活用し、

オフィスの外からでも電話対応ができるよう環境改善を進めているバックオフィスも増えています。

また、来客時の受付対応については、クラウド受付システムを使用し、

担当者に直接来客を通知させているため、

バックオフィスによる対応や取次は発生しない仕組みになっています。

【実際の事例】

実際に、脱固定電話を行った都築電気株式会社では、

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入により、

・総務部門への負担が大きい、電話受付から脱却できた

・デジタルでの来客管理で、バックオフィスの業務が効率化した

などの効果を実感いただいています。

（５）情報共有のオンライン化

5つ目に、情報共有のオンライン化が必要です。

これまで大変でおこなっていた社内問い合わせ対応を、

オンライン上で行えるような環境構築が必要です。

例えばですが、社内wikiや社内FAQ、ビジネスチャット等を活用し、

よくある社内問い合わせの回答をまとめておくことで、

オフィスにバックオフィスメンバーがいなくても回答が得られる環境ができます。

実際に弊社では、誰でも見れるオープンチャットの中で、

バックオフィスのメンバーへの質問や回答をおこなっています。

また、よくある質問や経費精算の方法などは、

社内wikiにまとめられているため、従業員が必要なタイミングで確認することができます。

その結果、誰かが過去に質問した回答結果を見れば、

同じ質問をバックオフィスへする必要がなくなり、互いの業務効率化につながっています。

まとめ：バックオフィスでテレワークを導入するためにやるべきこと

今回は、バックオフィスでテレワークを導入するためにやるべきこと5つをご紹介しました。

①クラウドサービスの活用

②書類の電子化

③申請・承認フローおよび捺印の電子化

④脱固定電話

⑤情報共有のオンライン化

上記は、実際に弊社でも取り組んでいることですが、

これらの対策によりバックオフィスのメンバーは、

週の半分以上はテレワークができるような環境が整いました。

ぜひ今後、バックオフィスのテレワークを検討する際の参考にしてみてください！

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