【業務効率UP】フリーアドレスでiPadの受付システムが選ばれる3つの理由

オフィスのフリーアドレス化が進む中、

「受付が属人化してしまっている」という悩みを抱える企業が増えています。

実際に私たちも展示会や商談の場で、このようなご相談をよくいただきますが、

解決策としてiPadを使った「受付システム」の導入を提案しています。

本記事では、「なぜフリーアドレスと受付システムが相性が良いのか」

選ばれる3つの理由をわかりやすくご紹介します。

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1.属人化を解決

フリーアドレスでは、誰がどこに座っているのかが日々変わるため、

「誰が受付対応するのか」が曖昧になりがちです。

例えば、来客があった際に総務に電話がかかってきても、

「担当者の場所がわからない」「席にいない」といった混乱が生じることも。

受付システムを導入すれば、チャットやメールで担当者へ直接通知が届きます。

固定の受付担当者がいなくても、スムーズな対応が可能になります。

2.業務効率化

受付業務は、来客の対応、内線連絡、入館証の管理など意外と手間がかかるもの。

それが属人化していると、担当者不在時に対応が滞ったり、他の業務に支障が出ることもあります。

例えば、株式会社マツキヨココカラ＆カンパニーでは、

受付システムを導入後、1日に数時間費やしていた受付・取次業務がほぼゼロになりました。

「これまで受付対応していたメンバーは、本来の仕事に集中できるようになった」

との嬉しいお声もいただいています。

3.セキュリティ強化

フリーアドレスではオフィス内の動きが流動的になる分、

安全性を担保するために「誰が、いつ、どこに来たのか」を正確に把握する必要があります。

受付システムを導入することで、

訪問者情報のデジタル化・自動記録が実現し、情報管理もスムーズに行えます。

また、シールプリンターを活用してお客様専用の入館シールを発行し、

社外の方を一目で判別できるようにする企業も増えています。

まずは資料で「受付の見直し方」をチェックしてみませんか？

フリーアドレスの導入にともなって、受付対応もアップデートする企業が増えています。

「うちの会社の受付もそろそろ見直したいかも」と思った方は、ぜひ資料をご覧ください。

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iPad受付システムで何ができるのか、導入事例や運用のイメージがクリアになれば幸いです。