オフィス来客をDXする方法！年間200万人が使うRECEPTIONISTとは？

オフィスへの来客をアナログな方法で行うと、

丁寧なおもてなしができます。

しかし、DXが進む現代では非効率な方法でもあります。

オフィス来客をDXしている企業では、DX前とDX後では

明らかにDX後の方が働きやすい環境になったと報告をいただいています。

そこで今回はオフィス来客をDXする方法について、お伝えします！

オフィス来客の2023年の変化について

2020年から流行が始まってから

オフィスへの来客数は減少しましたが、

2023年5月以降にはOオフィスへの出社が増えて

以下のように同時に来客も2020年前ぐらいにもどりつつあります。

(※クラウド受付システムの1社あたりの受付回数の推移)

それからオフィスのあり方を見直す企業も増えました。

そこで、まずは人手に頼る従来のアナログな方法と異なり、

業務効率を高める来客DXに取り組むことで生産性を高める企業が増えたのです。

そもそもオフィス来客業務にどのような課題があったのか？

それを次にお伝えします。

オフィス来客業務の課題とは？

オフィス来客業務は、主に以下の仕事内容となります。

・来客日の日程調整

・来客の受付

・担当者への取り次ぎ

・来客記録

・お客様へのドリンク提供

・会議室への案内

・会議室の清掃

日程調整まではお客様を招く担当者がやりますが、

アナログな受付フローであれば日程調整以降は担当者以外が行う企業が大半です。

とくに総務の方ですね。

内線電話でお客様が「総合窓口(総務)」に電話をして

一次受付をした人が担当者を探して

来訪予定かどうか確認して会議室に案内をする。

ただ、総務の方にも他にやるべき仕事があるのに

来客の度に自分の仕事に集中できなくなってしまうんです。

さらに来客記録は機密情報ですので、

セキュリティをしっかりしてる企業であれば残す必要がありますが

人手でやると時間がかかりますし、ミスも生じる可能性が高い。

そこでDXです。

オフィス来客業の課題解決方法

オフィス来客業務の課題を解決する方法はDX。

年間200万人に使われている

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」では

先ほどお伝えした課題をまるっと解決できます。

DXが進んでいる企業では、オフィス受付にiPadが置いていると思いますが、

それがいわゆるクラウド受付システムです。

内線電話や受付の方、ベルなどからiPadに変えるだけで

それらの課題を解決できてしまいます。

それは一体どういうことか？

次章で話していきます。

オフィス来客をDXするRECEPTIONISTとは？

10年以上の受付嬢の経験から作られた

オフィス来客をDXする「RECEPTIONIST」は、

お客様がiPadで受付をすると担当者と

決められたアシスタント(任意)に直接来客のお知らせが届きます。

来客のお知らせする方法は、

ビジネスチャット、専用アプリ、SMS、メール、電話と

様々なパターンがあります。

電話の時とiPadに変わった時は以下のように変わります。

これにより、総務や新人の方が取次を行う必要がなくなります。

また受付と同時に来客記録をクラウド上に自動で記録してくれますので

いつでもどこでも来客記録の確認や出力が可能です。

（平等なリモートワークの手助けになります)

セキュリティゲートや自動ドア、スマートロックや

会議室の予約管理システムとも連携してますし、

日程調整に関してはほぼ自動でできるので業務改善に繋がります。

来客における工数の削減では以下のようになっています。

それらもあり、以下のような実績を作れているのかもしれません。

RECEPTIONISTの実績

関連記事「QRコードの受付システムを解説！4つのメリットと2つのデメリットについて」

RECEPTIONISTの導入事例

続いて、オフィス来客対応にRECEPTIONISTを導入した事例を

Before→After形式で見ていきましょう！

（1）株式会社アイスタイル

株式会社アイスタイルさんは、美容系総合ポータルサイト＠ｃｏｓｍｅ（アットコスメ）の企画・運営 関連広告サービスの提供している企業です。
　

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（2）株式会社ジョンマスターオーガニックグループ

株式会社ジョンマスターオーガニックグループさんは、化粧品販売事業をしている企業で、女性の方なら知らない人はいないぐらい、よく使われている化粧品を販売しています。
　

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オフィス来客の受付はアナログからデジタル化へ

昭和から平成になり、令和となるように、

オフィス来客の形は少しずつ変わってきています。

電話からiPadアプリに変わるのは形だけでは意味がありません。

働く1人ひとりの環境をアップデートさせていく必要があります。

来客業務をDXすることで、働きやすい環境を構築できますので、

ぜひ一度検討してみてください！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！