え、知らない？フリーアドレスでiPad受付システムが重宝されてる3つの理由

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

私達は働き方改革EXPOなどの展示会によく出展していまして、そこで「フリーアドレスに最適な受付システムです！」と、ボリューミーな声を出しているんですが、すると来場者の方々から↓

「え！？フリーアドレスと受付システムって

何の関係あるんですか？」

と聞かれることが実は多いんです！

でも、フリーアドレスを導入した企業様からめっちゃ重宝されてます！

フリーアドレスを検討するなら知らないと勿体ない!!!!

→ということで今回は、お客様の声をもとに、意外と知られていないフリーアドレスにiPad受付システムが必要な３つの理由について3分でお伝えします！

01.電話の「取り次ぎ」問題を解決

フリーアドレスにすると、属人的な固定電話が置けないため、誰がどこにいるのかわかりにくくなります。そのため、社外・社内から「〜さんに取り次ぎをお願いします」と言われても、取り次げないケースが多発します。

例えば、来客があり内線電話で「中山さんに取り次ぎをお願いします」と総合窓口や総務の方に連絡が来ても、中山さんがどこにいるかわからないのです。困った、となります。

そんな時の対策は？

フリーアドレスでいつでも特定の誰かに連絡する手段として

・全社でチャット導入

・携帯電話の貸与

の2つが有効です。総合窓口から電話で取り次ぎをする場合は、上記で解決できます。

解決できますが、

そもそも「取次ぎ」が面倒じゃないですか？？

取次ぎを100万回しても評価されにくいですし、評価される仕事の時間も削減されます。さらに、集中している時に突然の電話で集中力が途切れると回復するまでに23分かかる(※1)と言われています。

※1：UCI「The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress」https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf

あと面倒です。笑

受付システムなら

直接繋げばいいんじゃない？

ということで、来客時にiPadの受付システムで来訪者が受付をすると、担当者に直接「〜様が来社されてます。対応してください。」とお知らせが届くようになります。

取次ぎは文字通り”不要”となる訳です。　

02.緊急時にヘルプがすぐ出せる

「個人に携帯電話を付与しているから、受付は電話で問題ありません。」

とフリーアドレスを導入する方々に稀に上記の言葉をいただきますが、仰る通り、問題ありません。

ただ、以下の場合はどうしますか？

・会議が長引いて対応できない

・他の電話がかかってきて対応できない

・リモートだから対応できない

・他の仕事で手が離せないから対応できない

・役員に直接つなぎたくない

・飛び込み営業で社員が迷惑してる

このような状況は日常に溢れていると思います。

個人携帯に電話をするだけしか手段がないとこのようなリスクも生まれるので、様々な機能で回避し、効率的かつ安定のある来客対応ができる受付システムを選ぶ企業が増えている、という訳ですね！

03.社内？社外？オフィスにいる人がわかりにくい

フリーアドレスを導入する企業の大多数では、リモートワークも導入しています。

その環境の中、社員数が増えると誰が社内の人なのか判断がつきにくくなります。実際にフリーアドレス×リモートワーク導入企業である弊社は60人ほどの企業ですが、私は一部の社員の顔がわからない時があります（笑）

（いや、ほんと顔おぼえられなくてすみません）

さらに人が増えると、顔も名前もわからない人が増えて、社内の人と社外の人がわかりにくいという環境になり、リスクが大きくなります。　

京アニ事件のように知らない人が勝手にオフィスに入って何か事件を起こす可能性は０ではありませんからね。。。

なので、受付システムで受付をした方をシールプリンター機能を使って社外の人専用のシールを発行し、つけてもらうことで社外の人だと一目でわかるようにする企業が増えている訳です。

04.３つ以外で喜んでもらえる機能紹介

いかがでしょうか？

フリーアドレス導入時に受付システムを導入する３つの理由を3分でお伝えできたかなと思います！

上記以外でも、

・来客履歴のデジタル化

・日程調整を自動化

・社員情報の自動更新

・カレンダーツールからの事前登録

・会議室の予約管理のデジタル化

・非接触の受付

なども同時に喜んでもらえる機能です！

以上となりますが、ぜひフリーアドレスを導入するのであれば1度は検討してみてください！特にバックオフィスの方々の業務・コストは大幅に削減ができますよ！