社内・社外のチャット、WEB会議ツールとして高い評価を受けているMicrosoft Teamsですが、Teamsは連携アプリを使うことで、さらに業務を効率化してくれるサービスです。

弊社のサービスとも連携してますので、連携することで様々な業務を効率化してくれることを日々実感しています。

さて、この記事では、Microsoft Teamsのツール連携機能について解説します。また、Microsoft Teamsと連携できるおすすめのツール8選も紹介しますので、検討している方は参考にしてくださいませ。

Teams連携アプリとは？

Microsoft Teamsは、コミュニケーションツールですが、Teams単体の機能に加えてTeamsと効率化できる700以上の連携アプリがあります。

これにより、Microsoft365やサードパーティー(Microsoft365以外のアプリ・サービス)のツールと連携させて、より業務を効率化できます。

Microsoft365アプリケーションとのスムーズな連携

元々、MicrosoftにはOfficeなどのたくさんのビジネスツールがありますので、別会社のアプリと連携しなくても業務効率化に優れています。

例えば、TeamsはTeamsアプリ内でOfficeソフトを開いて編集することも可能です。

また、Teamsのチャット機能などでのコミュニケーションから大事な要点をWikiアプリやOne Noteアプリなどと連携させて、ナレッジベースとして使用するにも向いています。

会議中にPowerPointのプレゼンテーションを画面共有させて、より伝わる意見交換ができるようになり、より濃密で実のある会議になるように助けてくれるのも、Teamsの機能のおかげです。

Teamsが備えていない機能をアプリ連携でフォロー

Teamsを中心として、さまざまなツールをアプリ連携によって紐づけていくことが可能です。

それにより、Teamsだけでアプリを通して、さまざまな業務が完結できるようになり便利です。

アプリページで紹介されている連携ツールだけでなく、ローコード・ノーコードでワークフローアプリを作成し、日常的に行わなければならない作業を一瞬で片づけられるようにできます。

また、プロのアプリ開発者による独自連携ツールを作ることもでき、業界固有の既存ツールなどと、APIを使用した高度な連携アプリが作成できます。

これまでかなり時間がかかってしまっていた作業や、ヒューマンエラーが多発してしまっていた業務が、より早く正確にこなせるようになるのも強みです。

Teamsのアプリによって、どんな業態の業務でも、ぴったりの運用方法を見つけられるようになっています。

Teams連携で使える業務効率化アプリ

Teamsとの連携で便利になるツールを7つ紹介します。

オフィス受付を自動化し、Teamsに来客通知がくる「RECEPTIONIST」

弊社サービスであるクラウド受付システム「RECEPTIONIST」は、タブレット端末を受付に設置して、取り次ぎ不要で社内担当者を呼び出せる、クラウド受付システムです。

オフィスへの来訪者は、事前に配布されたQRコードをスキャンすることで、非接触でオフィス内の担当者と連絡をとることができます。

これにより、受付業務が必要なくなり、効率化により経費を削減できるのがメリットです。

Teamsと連携させることで、RECEPTIONISTからの来訪者到着の通知をTeamsのチャネルでメンション付きで受け取れます。

Teams以外にも、さまざまなビジネスチャットツールやグループウェアとの連携も可能です。

既存のメッセージアプリを使って、機能を追加する形で受付機能が加わるので、スタッフへのトレーニングコストもかからず、運用に乗せやすいのがポイントです。

コミュニケーションを蓄積して使える「Qast」

引用元：https://qast.jp/

「Qast」は、ナレッジ共有ツールです。

Teams内のコミュニケーションで得た、顧客対応のポイントなどのノウハウを、関係するスタッフ全員が閲覧できるようになります。

また、定期的に行う必要がある稟議や交通費請求などの日常業務のやり方を記録しておけます。

決まった業務の流れが記録できると、毎回どのように進めるのかについて尋ねたり尋ねられたりしながら作業する無駄が避けられるようになるでしょう。

Teamsのチャネルなどで伝えられる指示や変更のお知らせは、日々流れ去って行ってしまいますが、Qastと連携させて蓄積することで、全員で使えるマニュアルが完成していきます。

チーム内にQastへの連携を担当するスタッフを指定しておくと、それぞれの情報をきちんと一定の粒度でまとめられるようになるのでおすすめです。

日程調整を自動化する「調整アポ」

日程調整が完了すると、Teamsに通知が届く日程調整ツール「調整アポ」は、 Microsoft365(outlook予定表)と連携し、日程調整を自動化します。

また、WEB会議の場合はTeamsの会議URLが自動で発行されて、参加者全員に共有されますので、これまでの手間な作業がまるっと解決です。

カレンダーへの入力も自動で行なわれますので、ケアレスミスも防いでくれます。

社内の問い合わせに自動応答してくれる「LANSCOPEセキュリティオーディター」

引用元：https://www.syncpit.com/about/

「LANSCOPEセキュリティオーディター」は、社内で頻繁に行われる問い合わせをボットとのチャットで代行できるようにするサービスです。

各スタッフが定期的に処理する必要がある業務などで、どのように申請するかなどの日常的に繰り返されてしまう問い合わせを自動化できます。

このツールをアプリによってTeamsと連携させることで、Teams内でボットとチャットが可能になり、質問したいことの回答を簡単に得られるようになります。

総務担当者が日々対応していたような、質問から解放される大きなメリットがあります。

また、経費請求などの締め切りがある資料の提出のリマインダーなども、ボットが自動的に送信してくれるようになります。

人的労力のコストをかけずに業務を全体的にスムーズにこなせるようになるのが大きなメリットです。

チームで進捗を管理できる「Trello」

引用元：https://trello.com/ja

「Trello」は、カンバン方式でプロジェクトやタスクの進捗を管理できるツールです。

Teams単体では、視覚的に確認できないようなプロジェクトの進捗状況を、Trelloと連携させることでより分かりやすく確認できるようになります。

リモートワークとオフィスのハイブリッド環境で仕事をしている現場であれば、いちいち担当者に確認して進捗を知らせてもらうということは現実的ではありません。

担当者は、いつでもすぐに返信できるわけではないからです。

Trelloに作業の進捗をそれぞれ登録してもらうようにして、可視化できるなら、全員が集まって会議する機会がほとんどないとしても、それぞれの担当者との質の高いコミュニケーションが保てるでしょう。

オンラインミーティング利用を広げられる「Zoom」

引用元：https://zoom.us/

「Zoom」は、オンラインミーティングツールです。

パンデミックの間に急速に利用が広がりました。Teamsもオンライン会議ができるツールですが、実はTeamsとZoomは連携できる機能もあるのです。

Teamsを使っている企業でもコラボレーションする相手が個人事業主で、Teamsのアカウントを付与できず、スムーズなコミュニケーションができないというケースがあり得ます。

個人事業主の方でも、Zoomのアカウントは持っていることが多いので、TeamsとZoomの連携が必要になるシーンは少なくありません。

TeamsとZoomの連携機能によって、TeamsからZoomの会議を起動できるようになります。

また、TeamsからZoomの会議を予約したり、予約した会議をExchangeの予定表に流し込んでカレンダーに表示させたりすることが可能です。

Officeファイルの共同作業ができる「Dropbox」

引用元：https://www.dropbox.com/ja/

「Dropbox」は、クラウドストレージツールです。

ビジネスユースでもかなり利用されているツールで、Teamsと連携させることで、Teamsの画面から直接Dropboxに収納されているファイルへのアクセスが可能になります。

これにより、かなりの量になりがちなフォト素材などを、DropboxのフォルダごとTeamsのチーム・チャネルに関連付けして、簡単に共有できます。

また、DropboxにあるOfficeファイルは、Teamsで直接開いたり編集したりできるのも便利です。

Dropboxを会社のTeamsのストレージとして利用し、Microsoft365のサービスに標準で付いているOne Driveのストレージだけでは足りない部分を補うという使い方もあります。

いつもの作業を自動化できる「Power Automate」

引用元：https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/

「Power Automate」は、Microsoftのツールで、定期的に処理しなければならない業務を自動化してくれます。

プログラミングの知識が少なくても、ローコード・ノーコードで自動化のプロセスを作成することが可能です。

これによって、定型業務のための負担をかなり減らせるので、コアの業務にもっと時間を割けるようになりますし、反復作業にありがちな人為的なミスを防ぐ効果もあります。

ハイブリッドワーク環境では、直接会う機会が少なく、問題が起こりがちです。

例えば、リクエストした承認が、いつどのタイミングで承認されるかが分からず、承認後のフローを開始するのに時間がかかってしまうということがあります。

TeamsとPower Automateの連携アプリを使用すると、承認リクエストが承認されたタイミングで、承認後のアクションが自動で発動するようにトリガーを設定できます。

ローコードでRPAを設計するだけで、承認フローがより効率的になるのです。

まとめ

Microsoft Teamsは、コミュニケーションツールとしての機能だけでなく、さまざまなツールと連携して、業務の中心に据えて使えるポテンシャルがあります。

オフィスとリモートのハイブリッド環境でも、よりよいコミュニケーションが可能です。

Microsoft Teamsと、連携できる各種アプリをぜひご検討ください。