Googleチャットの便利な使い方を知ろう！ツール連携できるアプリも解説

Googleチャットの便利な使い方、知っていますか？
 

ビジネスチャットの中でも、Google Workspaceユーザーの利用が多いのが『Googleチャット』ですが、Googleチャットの特徴であるbotアプリとの連携で、高い業務効率化を実現します。
 

『ビジネスコミュニケーションをアップデート』をミッションに掲げ、Googleチャットとも連携可能なRECEPTIONISTを提供する弊社でも、創業当初からビジネスチャットを使い倒して業務効率化を図っています。
 

そんな弊社から、今回はGoogleチャットをbot活用することでさらに便利になる使い方について紹介していきます。
 

Googleチャットとは”Googleのビジネスチャット”

Googleチャット（Google Chat）とは、Goolge Workspaceのアプリケーションのひとつで、チームコミュニケーションプラットフォームです。
 

登録されたメンバーの間でのリアルタイムなコミュニケーションや、ファイルの共有などはもちろん、様々なGoogle提供サービスとの連携が可能です。
 

Googleチャットはさまざまなシーンでのコミュニケーションを円滑化

Googleチャットには、ビジネスチャットの基本的な機能として、1対1のチャットやグループでのチャット機能があります。
 

いろいろなグループを作成でき、部署を超えたプロジェクトなどでも、関係するスタッフの間だけで連絡を取れるようになっています。
 

また、Webでのアクセスに加えて、タブレットやスマートフォンにもアプリをダウンロードして使える、クロスプラットフォーム対応なので、客先や移動中などのオフィスではないシーンでもいつでも使えます。
 

チャット画面のままで、ファイルの送受信もできるので、バックオフィスのスタッフと連携を取って必要なファイルなどを瞬時に送信してもらうことも可能です。

Googleチャットはベンチャー・スタートアップでも使える

Google Workspaceは2022年に、小規模事業者向けに無料のサービスである「Google Workspace Essentions Starter Edition」を開始しました。
 

25人以下のチームで使えるビジネスツールで、Gmail、Googleカレンダー、オンライン会議アプリケーションのGoogle Meetなどに加えて、Coogle Chatも含まれています。
 

GoogleドライブやGoogleサイトなどの企業で使うと便利なアプリケーションとの連携もよく、低コストでかなりのコミュニケーションのパフォーマンスを発揮してくれるのが大きな特徴です。
 

Googleのサーバーを使っており、セキュリティ面でも安心して使えるうえに、ハードウェアの故障による紛失の心配もありません。

Googleチャットの始め方と使い方

Googleアカウントにログインした状態で、右上のGoogleアプリをクリックして「チャット」を選択します。
 

チャットを開くと、以下のようにGoogleチャットのホーム画面が表示されます。
 

左上のチャットから「＋」をクリックし、「ユーザー、チャットルーム、botを検索」から、チャットを送りたい相手のユーザー名またはメールアドレスを入力して、相手を選択しましょう。
 

相手とのチャット画面に移るので、赤枠部分にあるメッセージ入力箇所にテキストを入力し、送信ボタンを押すことで相手にチャットを送ることができます。
 

・相手を複数人選択して、グループチャットを開始する
・ファイルの送信やスタンプでのリアクションなど、メッセージ以外も送信可能
・GoogleチャットからGoogle MeetでのWeb会議を開始する
 

上記のように、Googleチャットから、様々なコミュニケーションを行うことができます。

Googleチャットのbotアプリでチャットボットを簡単に使える

Googleチャットの大きな特徴のひとつは、チャットボットアプリを簡単に導入できる点です。
 

100以上のさまざまなサービスがGoogleチャットの「botアプリ」として登録されていて、外部のいろいろなサービスとの連携が可能です。
 

今回はおすすめの連携アプリを紹介します。
 

1. ドキュメントの連携を知らせてくれる「Google Drive」

「Google Drive」のbotアプリは、Google Driveの通知をGoogleチャット内に伝えてくれるアプリです。
 

共有しているファイルに対する変更があれば、チャットのメッセージで詳細を知らせてくれます。
 

Gmailアプリでも通知をしてもらえますが、Googleチャットを使ってコミュニケーションをしている最中にも通知を受け取れるので、メールを見に行かなくても何があったのかを簡単に確認できるのがとても便利です。
 

コメントを受け取ったとき、アクセス権のリクエストなど変更があったとき、ストレージ容量に関するお知らせなどについて、通知してもらえます。
 

2. スケジュールが手軽に確認できる「Meet」

「Meet」は、Googleが開発したbotアプリです。メンバーのスケジュールを、それぞれのカレンダーの情報から確認して、空いている時間帯を教えてくれます。
 

また、メンバーとのミーティングの予定をMeetアプリにチャットで伝えるだけで、カレンダーの予定を作成でき、GoogleカレンダーからGoogle Meetに参加できます。
 

自分のスケジュールを変更したり、削除したりすることも可能です。
 

現在のところMeetアプリとの会話は英語で行ったほうがスムーズですが、簡単な単語だけで理解してくれるので、そんなに難しいことはありません。
 

全員のスケジュールを確認し、Googleカレンダーへ移動して予定に参加者全員を追加して登録するという一連の作業を代行してくれるので、GoogleカレンダーやGoogle Meetがもっと便利になるでしょう。
 

3. ビデオミーティングを簡単にはじめられる「Zoom」

ビデオ会議のスタンダードとなりつつあるZoomと連携できるのが、Googleチャット内の「Zoom」アプリです。
 

Zoomアプリとのダイレクトチャットでも、グループにZoomアプリを入れても使えます。
 

「@zoom start」と入力するだけで、新しいミーティングを起動させることが可能です。
 

グループチャット内でZoomを起動させると、IDやパスワードの情報も同時にチャットに送信されるので、呼びだしたいメンバーにミーティング情報を送信する手間が省けて便利です。
 

ZoomのミーティングIDを指定して招待されたミーティングに参加することも可能で、いろいろなシーンで使えます。
 

4. チームの作業進捗を共有する「Trello」

カンバン方式でプロジェクトの進捗を管理できるサービス「Trello」も、botによってGoogleチャットとの連携が可能です。
 

ボード内のカードの移動やコメントの追加などをGoogleチャットのメッセージとして通知してくれます。
 

Trello内で、どの変更事項を通知するかしないかを詳細に設定することが可能になっており、必要な情報だけを受け取ることができるように、きめ細かく指定できるので、無駄に気をそらされることもありません。
 

複数のボードの通知を受け取ることも、Googleチャットのグループごとに異なるボードの通知を受け取ることもでき、柔軟な運用が可能です。
 

5. 簡単にアンケートができる「Polly」

Googleチャットのグループに参加しているメンバーに対して、簡単にアンケートができるのが、「Polly」アプリです。
 

グループで全員に対して質問をすると、返信のタイミングがバラバラになってしまいがちです。みんなの回答を探すのも大変ですし、集計にも時間がかかってしまうでしょう。
 

「Polly」アプリを導入すると、選択肢付きのアンケートを、1行のメッセージ入力で作成できます。
 

これによって、回答してもらった情報が1カ所にまとまって表示されるようになり、回答数や回答の集計を得るのが格段にやりやすくなります。使い方もシンプルなので、最初に導入するアプリとしてもおすすめです。

いろいろなツールと連携して効率化できる「RECEPTIONIST」

Googleチャットのようにツール同士を連携させることによって、日常的な業務をより簡単に実行したり、ヒューマンエラーを少なくしたりして、業務効率化を促進できます。
 

いろいろなツールと連携できる便利なサービスとして、受付システムの「RECEPTIONIST」を紹介します。
 

RECEPTIONISTはさまざまなツールと連携できる

『RECEPTIONIST』は、受付で来訪者対応をしてくれるツールで、受付に人員を割かなくても、システムが担当者に取り次いでだり、入館手続きをしたりして、業務効率を向上できます。
 

また、既存のツールやこれから導入を予定しているサービスなどとの連携機能も充実しており、柔軟に導入しやすいのもおすすめポイントのひとつです。
 

たとえば、来客の通知を、すでに社内で使用しているビジネスチャットツールに送れます。
 

連携対応しているビジネスチャットは「Googleチャット」はもちとん、多くの企業が採用している「Slack」「Microsoft Teams」「Chatwork」など、10サービスです。
 

従来のツールに連携を追加するだけで使えるので、スタッフへのレクチャも簡単に行えます。
 

さらに、CRMツールとの連携も可能で、顧客情報と来訪者情報を結び付けることで、よりきめ細かな対応が可能になるのもポイントです。
 

カレンダーとの連携で、来訪日時などをしっかり管理し、大切なお客さんとの予定を確実にこなせるようになるのも魅力です。
 

「RECEPTIONIST」はセキュリティ面でも安心できる

RECEPTIONISTは、企業に求められるセキュリティ対策についても安心して利用できる機能も搭載しています。
 

近年では、感染症対策のための施策も大切です。RECEPTIONISTでは、完全タッチレスで受付業務が行えます。
 

来訪者に対して、事前にメールなどで送付できるQRコードを受付に設置しているタブレット端末にかざすだけで、訪問先の担当者にメッセージが送られて、対応する仕組みです。
 

また、Pマーク取得の際に必要となる、入退館記録もRECEPTIONISTのログを使って確実なデータを取得できるようになるのもポイントです。
 

さらに、セキュリティゲートや電子錠にも対応した入場管理も可能で、スマートなオフィスの設備との連携もばっちりです。
 

GoogleチャットとRECEPTIONISTの連携についてはこちら

Googleチャットを連携させて業務効率化を加速させよう

Googleチャットは、さまざまなジャンルのサービスと連携が可能になっており、これまで人力で行ってきた細かい作業を自動で行ってくれるようになります。
 

今後の幅広い活用を考えると、「RECEPTIONIST」のように、多くのビジネスチャットと連携可能なサービスを選ぶことは必須の条件だといえます。
 

サービス同士の連携ができるかどうかにも注目して、ツール選びをするようにしましょう。
 

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