テレワークの課題を解決できてますか？

ほとんどの企業がテレワークの経験がない状態で始めていますので、様々な課題が生まれていると思います。

弊社のクラウド受付システムRECEPTIONISTを導入する企業の多くが、バックオフィスもテレワークを活用できるために導入いただいていますが、やはり様々な課題を持っています。

「評価制度がむずい！」

「本当に仕事サボってない？」

「生産性落ちてない？」

などの様々な課題がありますが、今では解決できる方法が色々と出ていますし、弊社でも実戦しながら課題解決策を常に研究しています！

企業にとってのテレワーク課題とは

テレワークが抱える課題には企業側と従業員側の2つの側面があり、それぞれの課題を見ていく必要があります。

はじめに企業側にとっての課題について説明します。

セキュリティのリスク

テレワークの導入をためらう企業の多くが課題と考えているのは、セキュリティのリスクです。

在宅での仕事やサテライトオフィスでの勤務など、働く場が広がることにより情報漏洩のリスクが増えます。

情報セキュリティの確保の難しさは、テレワーク導入の大きな課題です。

出社しないと対応できない業務がある

社内にはテレワークに向いていない業務があります。総務では備品管理やファイリング、電話対応などがあり、テレワークでは仕事ができません。

また押印や郵送などのために、ハンコ出社や郵送出社せざるを得ないのが現状です。

経理、会計、庶務など直接顧客と関わることのないバックオフィスの仕事は、様々な業務を支える重要な役割がありながら、総務と同様の問題を抱えています。

バックオフィス業務にテレワークが導入できない理由は、主に4つです。

• 情報漏洩のリスク
• 申請・承認のプロセスが必要
• 情報の持ち出しが不可能
• 顧客対応が必要

このままでは出社メンバーに業務負荷がかかります。社員間の不公平感を解消するのは企業の大きな課題です。

出社が必要な業務に対する課題を解決するには、クラウドサービスの導入が有効です。

テレワーク導入と平行してクラウドサービスの活用は欠かせません。

環境整備にコストがかかる

導入コストがかかる点も、テレワークの課題です。

具体的なコスト内容には下記のようなものがあります。

• PC端末などのハードウェア費用
• Wi-FiやVNP回線などの通信環境費用
• Web会議やクラウド管理システムなどのソフトウェア費用
• 通信費、冷暖房費、テレワーク用アイテムなどの従業員用経費

初期費用のコストは課題ですが、導入後はオフィス賃料や従業員の交通費などの削減が見込まれますし、テレワーク促進の助成金を利用できます。

勤怠管理が難しい

従業員の勤怠管理や労働時間の把握もテレワークには向いていません。

クラウド勤怠管理システムの導入でテレワークの弱点をカバーできます。

ワークフローとペーパーレス化

テレワーク化と同時にペーパーレス化も進みますが、紙の書類での決裁や管理、捺印による稟議などのワークフローの変更が必要になります。

システム変更は大きな課題ですが、捺印のために出社するという不自由さを解消することが可能です。

人事評価が難しい

テレワークの場合、オフィスでの業務よりも人事評価が難しくなります。

管理職は従業員の働きぶりを見ることがないので、評価を可視化できません。

人事評価が難しいというのは今後考える必要がある大きな課題です。

従業員にとってのテレワーク課題とは

従業員側にとってもテレワーク導入の課題がありますが、どのようなものかを具体的に説明します。

環境による生産性の低下

今までオフィスでの仕事が普通だったのが、在宅勤務になると環境の変化により生産性の低下が起こりえます。

具体的な課題として次の2つが考えられます。

• オフィスのようなスペースがない
• テレワークに必要な機材が揃っていない

オンオフの切り替えが難しい

導入前は、「仕事＝オフィス　自宅＝プライベート」という棲み分けができましたが、テレワークでは仕事とプライベートの切り替えが難しくなります。

慣れの問題でもありますが、オンオフの切り替えは大きな課題です。

長時間労働になりやすい

仕事とプライベートの切り分けがうまくできないと、在宅で長時間労働になってしまうケースもあります。

実際に国土交通省のデータ（2021年3月）では、テレワーク導入で勤務状況が厳しくなったというアンケート回答が50％近くになっています。

出典：報道発表資料：「テレワーク」実施者の割合が昨年度から倍増！

コミュニケーションの不足

オフィスでの仕事は周囲の社員と話し合ったりできますが、テレワークではコミュニケーションが課題となります。

特にプロジェクトなどチーム連携が必要な業務では大きな課題で、コミュニケーション不足による孤立も大きな問題です。

健康管理が難しい

在宅ワークになると運動量の低下や長時間労働での過労、コミュニケーション不足によるメンタル面での不安など健康管理という課題が起こります。

環境整備のコストがかかる

在宅ワークでの作業効率を上げるためには、テレワーク環境の整備が必要になります。

高スペックのPCやモニター、デスク、チェアなどのアイテムを揃えるためのコストも課題です。

モチベーションの維持が難しい

コミュニケーション不足や仕事とプライベートのオンオフ切り替えがうまくいかないと、仕事へのモチベーションに影響します。

1人で在宅ワークをすることによるモチベーション維持は、従業員にとって大きな課題です。

テレワーク課題の解決策

テレワーク導入の際の課題について説明してきましたが、次にどのような解決策があるかについて解説いたします。

クラウド化とペーパーレス化を進める

テレワーク化に際して必要になるのが、契約書類や決裁書類などの各資料をクラウド化・ペーパーレス化することです。

データ化すれば在宅でもアクセスできますし、快適で効率的なテレワーク環境が実現できます。

業務をテレワーク向けに分ける

仕事にはテレワーク向きのものとそうでないものがあるので、業務を仕分けすることが大事です。

テレワーク向きの仕事は下記のような業務です。

• クリエイティブ職
• システムエンジニア職
• カスタマーサポート職
• 営業職

人事評価を成果ベースにする

テレワークを導入すると従来の人事評価が難しくなるため、正当かつ公平に評価する必要があります。

解決策として有効なのは、成果ベースの評価制度にすることです。

実際に仕事で成果を上げた結果はテレワーク環境でも評価できます。

ハイセキュリティの通信回線を導入する

一般的な業務は通常のセキュリティで問題ありませんが、特定の業務の場合は高度なセキュリティが必要です。

「VPN」や「閉域ネットワーク」などの通信回線を導入します。

Web会議システムを導入する

テレワークを導入しても会議や打ち合わせが必要な業務がある場合は、Web会議システムを導入します。

インターネット環境があればどこからでも会議に参加できます。

また、ビジネスチャットツールも簡単な打ち合わせに適しています。

マニュアルを業務ごとに作成する

テレワークでは個々の作業が孤立しているので、質疑応答などのマニュアルを作成しておくとスムーズに作業を進められます。

テレワーク導入の補助金を支給する

テレワーク導入には環境整備が必要ですが、費用負担を従業員に押しつけるのではなく会社側が補助金を負担することが大事です。

従業員側のテレワーク環境が整備されれば、作業効率も上がります。

テレワーク課題を解決するツール

最後に、テレワーク導入の課題解決に役立つツールをご紹介します。

ビジネスチャット

テレワークに必須なのがコミュニケーションツールですが、「Chatwork」や「Slack」などのビジネスチャットがおすすめです。

Web会議ツール

Web会議用としては、「ZOOM」「Microsoft Teams」「Google Meet」などがよく利用されています。

クラウドシステム

テレワークでの業務効率を上げるためには、クラウドシステムは欠かせません。

• 給与・経費精算システム
• 勤怠管理システム
• 人事労務システム
• 情報共有・プロジェクト管理ツール　など

これらのシステム以外に、クラウド受付システムの導入もテレワーク導入に効果的なツールです。

クラウド受付システムの導入によって、受付担当者がいなくても、来客者は担当者に来社を知らせることができます。

セキュリティツール

オフィス外での仕事をする場合に重要なのがセキュリティですが、対策に有効なツールは下記の2種類です。

• セキュアブラウザ
• セキュアコンテナ

セキュアブラウザはデータの使用後に自動的に削除され、セキュアコンテナは私物デバイスから業務ソフトへ暗号化アクセスができます。

また、情報漏洩を防止するためには下記のような対策が必要です。

• USBデバイスのパスコードロック
• アクセス管理や通信の暗号化
• Wi-Fiルーターは会社が支給する
• VPN回線を利用する

オフィスDXツール

業務効率化にはオフィスDXツールが欠かせません。

テレワークのデメリットの1つに、出社しないと対応できない職種がありますが、オフィスDXツールの導入によって解決が可能になります。

例えば営業職、カスタマーサポート職、バックオフィス職などですが、従来のやり方では固定電話で対応したり、スタッフが来客者に直接対応したりしなければなりません。

営業職のように電話連絡が多い場合は、電話のクラウド化によって場所を問わずスマホで対応できます。

来客はクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を導入すれば、電話取り次ぎが不要となり、来客者と担当者との間で直接のやりとりが可能です。

RECEPTIONISTの導入により仲介スタッフが不要となってコスト削減につながり、業務効率のアップも期待できます。

このようなDXツールの活用によりテレワークが難しかった職種にも導入が可能になり、経費削減や多様な働き方への対応ができるようになって業務効率化を実現できます。

各種ツールとの連携が可能なので、テレワークの導入をしっかりサポートできます。

まとめ

企業におけるテレワーク導入の流れは今後も続きますが、導入には色々な課題があることを説明してきました。

課題をクリアする対策方法についてもお伝えしてきたので、テレワーク導入を考えている企業は参考にしてください。

労働環境の向上と作業効率アップのためにも、ぜひテレワークを導入してみてはいかがでしょうか。