ハイブリッドワークに役立つITツールとは？メリットや注意点なども解説
こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！
ハイブリッドワークを導入する企業が増えている中で、いざ実践しようとしても上手く導入ができない、という課題を抱える企業もまだまだ多くいらっしゃるのではないでしょうか？
ハイブリッドワークをスムーズに導入するにあたり、クラウド受付システムなどのITツールの導入は非常に役に立ちます。
この記事では、ハイブリッドワークに役立つITツールのメリット・デメリットの解説や、ハイブリッドワーク歴約3年の弊社が実際に使っているツールの紹介をしていきます！
目次
ハイブリッドワークとITツール
新しいワークスタイルとして注目を集めているハイブリッドワークとITツールは切っても切れない関係にあります。
ハイブリッドワークとは？
ハイブリッドワークとは、「オフィスワーク」と「テレワーク」を組み合わせた柔軟な働き方のことです。
テレワークが浸透する中で表面化してきたコミュニケーションの難しさや、チームとしての動きにくさといったデメリットを抑え、多様な働き方のメリットを得やすくなります。
それぞれの場所でより効率のよい業務推進を行うためには、メンバーが同じ場所にいるかのような環境づくりが必要です。
ハイブリッドワークでは、どこにいても当たり前に情報共有ができることや、必要な処理が問題なくできることが求められ、業務にマッチしたITツールが欠かせないものとなっています。
さまざまな業務に対応するITツール
業務内容によって必要となるITツールの種類が異なります。
ハイブリッドワークの推進には、自社の各業務におけるITツールの浸透、活用が必要です。
ITツールには以下のような領域をカバーする種類があります。
- 勤怠管理や労務管理、給与計算などの人事領域
- 在庫管理や販売管理、顧客管理、配送などの営業・物流領域
- 原価管理や工程管理などの製造領域
- 会計や債権債務管理などの経理領域
- 文書管理や情報共有、セキュリティなどの総務領域
- その他
ハイブリッドワークに役立つITツールのメリット
ITツールにはさまざまなメリットが存在します。
- 業務の効率化
- 情報共有の円滑化
- エンゲージメントの向上と人材の確保
- 生産性の向上
- その他
ITツールがクラウド化されることで、オフィスなどの事業所内に限られていた各種のメリットが、自宅やサテライトオフィス、ワーケーションの場へと広がり加速します。
ハイブリッドワークとITツール導入を後押しする国の取り組み
各企業がハイブリッドワークに必要なITツールを導入するにあたり、追い風となる国の取り組みがあります。
IT分野で世界に遅れを取っている日本ですが、国や自治体のバックアップを利用することでITツール導入やハイブリッドワークの促進をより進めやすくなっています。
内閣府の地方創生テレワーク
国ではテレワークの推進による地方での雇用確保、移住促進～人口増加といった地方の活性化策として、地方創生テレワークに取り組んでいます。
地方創生テレワークで強く打ち出されているのがITツールの活用です。
事業者はAction宣言を行ない、テレワークの推進や地方での採用と人材育成、拠点の設置などをすることで、ブランディングや人材確保等のメリットを期待できます。
中小事業者のITツール導入を加速するIT導入補助金
ハイブリッドワーク推進にも利用できる国の事業として、IT導入補助金が実施されています。
各年度で事業の中身に変化はあるものの、該当する事業者は補助金によってITツール導入の費用負担を軽減可能です。
本事業におけるITツールには独自の定義があり、ITツールならなんでも対象になるわけではなく、事業に採択された事業者が提供する、登録されたITツールに限られています。
補助を受けようと考える場合は、手続きについての事前チェックが重要です。
ITツール導入にあたって注意すべきポイント
ITツールの導入にあたっては、外せないポイントが2つあります。
自社の課題を明確にして解決に適したツールとベンダーを選ぶ
自社の課題や効率化したい業務を明確にして、より適したITツールを選ぶことと、課題解決にベストの提案をしてくれるベンダーを選ぶことが大切です。
人事や営業、総務など幅広い領域における個別業務に適したITツールは数多く、基本的な部分では同じだったとしても、細部まで同じということはありません。
また、ITツールだけでなく、ベンダーの力量や提案力も重要です。
メリットあるITツールの導入を考えるなら、ベンダーの優劣も含めて細部の違いをチェックします。用途が同じだというだけで、闇雲に導入してもコスト倒れになりかねない点に注意が必要です。
使う人の意見を重視したITツール選び
ITツールを選ぶ場合、経営陣やシステム担当部署だけでなく、実際に使うメンバーの意見も重視したほうがよい結果につながりやすいといえます。
現場を抜きにした選定を行うと、予算面や機能面に意識が向いてしまい、使いにくいものとなってしまうおそれがあるためです。適切な予算で機能的に過不足がなく、使い勝手のよいITツールの導入が望まれます。
ハイブリッドワークに役立つおすすめのITツール
出社・テレワークを自由に選べるハイブリッドワーク。どこでも仕事ができる環境を構築するには、ITツールの導入が不可欠といえます。
ハイブリッドワークに役立つおすすめのITツールを、7つのカテゴリに分けて1つずつ紹介します。
1.【おすすめ】オフィスDXに役立つ受付システム：RECEPTIONIST
RECEPTIONISTは、さまざまな業種・企業のオフィスDXに役立つプロダクトとして注目を集めている受付システムです。
ハイブリッドワークではオフィスでの受付業務の効率化も重視されています。
クラウド型で高機能のRECEPTIONISTなら、非接触型の受付業務が実現でき、取次業務も不要です。
さらに、オフィスのセキュリティレベル向上にも役立ちます。
2.高機能グループウェア：Microsoft365
Microsoft365は、円滑なコミュニケーション向上の手段として欠かせない代表的な高機能グループウェアの1つであり、従来のOfficeアプリで活用されていた機能やコンテンツが拡充されています。
チームサイトの作成やドキュメント管理が可能なSharePoint、ファイル共有に便利なクラウドストレージのOneDrive、メールとスケジューリング機能をもつExchangeなど、チームのハイブリッドワークを強力にサポートするITツールです。
3.コミュニケーション・会議ツール：Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、ハイブリッドワークに欠かせないコミュニケーション・会議ツールです。
Web会議といえば、分割された画面に各メンバーの顔が映し出されるイメージがあります。
Microsoft TeamsのTogether モードを使えば、全員がオフィスに集まっているようなバーチャル空間での会議が実現可能です。
1対1でもグループでも無理なくつながれるチャット機能も、ハイブリッドワークにおけるコミュニケーションを支援しています。
4.情報共有ツール：Confluence
出典：Confluence
Confluenceは、メンバー個人がもつ属人的なナレッジと企業・チームがもつナレッジ、会議のアジェンダや議事録の蓄積・集約といったナレッジマネジメントの効率化に役立つ情報共有ツールです。
ナレッジの保持や誰もが意見を交換できるオープンな環境により、ハイブリッドワークにおけるチームワークの強化と業務効率のアップに役立ちます。
5.顧客管理・営業支援ツール：Salesforce
出典：Salesforce
Salesforceは、顧客管理・営業支援の分野における代表的なITツールです。
顧客の詳細な情報を一元的に管理、共有することで、どこにいてもタイムリーで的確な営業活動ができます。
CRMでありSFAでもあるSales Cloudがもつ商談の進捗管理やプロセスの視覚化、承認手順の簡素化といった機能を駆使することで、ハイブリッドワークについて回る意思決定の遅れへの懸念も回避可能です。
6.勤怠・労務管理システム：マネーフォワードクラウド勤怠
マネーフォワードクラウド勤怠は、顔が見えない社員がいるハイブリッドワークに適した勤怠・労務管理システムの中でも評価が高い勤怠管理システムです。
打刻や各種申請といったワークフローはもちろんのこと、通常の日勤だけでなく、フレックスタイム制やシフト制といった勤務形態にも対応しています。
各種デバイスに対応し、複数拠点の管理も一元化できるなど、ハイブリッドワークにおける勤怠管理の効率化に役立つITツールです。
7.財務・会計システム：マネーフォワードクラウド会計
マネーフォワードクラウド会計は、ハイブリッドワークを導入する企業の財務・会計システムとして有力なクラウド会計ソフトです。
クレジットカードやPOSレジ、銀行口座などとの連携機能により、会計処理でもっとも煩雑ともいえるデータ入力を自動化できます。また、AIの学習で高精度な仕訳の自動化も可能です。
マネーフォワードクラウド勤怠などと一緒に利用することで、ハイブリッドワークにおけるバックオフィス業務の一層の効率化が進みます。
ITツールを導入・活用してハイブリッドワークを進めよう
ITツールはクラウド化することにより、ハイブリッドワークの推進に役立つだけでなく、欠かせない存在となりつつあります。
自宅やサテライトのコワーキングスペースなどで業務にあたる日はもちろんのこと、オフィスに出勤する日も含めて、高品質なITツールは大きな戦力の1つです。
自社に適したITツールを選んで、ハイブリッドワークを進めましょう。
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
