クラウドサービスとは？メリット・デメリットなど基礎知識を中心に解説

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！
 

クラウドサービスはテレワークの拡大からハイブリッドワークへと向かう社会にあって、欠かせないサービスとなっています。
 

弊社も受付システム『RECEPTIONIST』というクラウドサービスを提供しながら、
自社でも50を超えるクラウドサービスを利用しています。
 

日頃から活用している編集部から、クラウドサービスの定義や区分、メリット・デメリットなどの解説に加え、SaaSのクラウドサービスから代表的な4つを紹介します。
 

クラウドサービスの定義

クラウドサービスの定義とともに、クラウドコンピューティングという言葉についても確認しておきます。
 

クラウドコンピューティングとクラウドサービス

クラウドサービスとは、クラウドコンピューティングを使ったサービスを指す言葉です。
 

ただし一部では、クラウドサービスをクラウドストレージと同義として使っている例があり、必ずしも統一的な定義とはいえない部分があります。
 

クラウドコンピューティングは、ネットを介していつでもどこからでも容易にデータやアプリにアクセスできるシステム形態のことです。
 

クラウドコンピューティングを単にクラウドと呼ぶことがあります。
 

クラウドとオンプレミスの違い

クラウドに対する概念・言葉としてオンプレミスがあります。
 

クラウドはインターネット上に用意されたシステムやサービスを用いるため、接続可能なネット環境とデバイスがあれば利用可能です。
 

オンプレミスではハードとソフトを自社で用意してシステムを構築します。
 

インターネットがなくても使える代わりに、それなりの初期投資やメンテナンスのコストが必要です。
 

クラウドサービスにはSaaS/PaaS/IaaSがある

クラウドサービスには、大きく分けてSaaS/PaaS/IaaSの3区分があり、それぞれ以下の特徴があります。
 

SaaS（Software as a Service）
ユーザーがすぐに使えるアプリケーションソフトウェアまでを提供するサービスの形態。
 

PaaS（Platform as a Service）
アプリケーションソフトウェアを載せるためのプラットフォーム、ミドルウェアまでを提供するサービス形態
 

IaaS（Infrastructure as a Service）
PaaSよりもさらに前段階のインフラ、仮想サーバなどのマシンを提供するサービス形態
 

代表的なSaaS/PaaS/IaaS、それぞれのサービスを紹介します。
 

【SaaS】

• Salesforce…顧客管理・営業支援カテゴリの代表的なサービス
• マネーフォワードクラウド…さまざまなバックオフィス業務の効率化に役立つサービス
• SmartHR…人事・労務管理、タレントマネジメントの人気サービス

【PaaS】

• Amazon Web Services（AWS）…国内でもシェアトップの世界的なPaas
• Google Cloud Platform（GCP）…AWSとAzureに次ぐシェアを誇るPaas
• Microsoft Azure…世界3大クラウドでトップのAWSを追うPaas

【IaaS】

• Amazon Web Services（AWS）
• Google Cloud Platform（GCP）
• Microsoft Azure

この3つはPaasでありIaasでもあるサービスでシェアの順位はPaasと同じです。
 

※シェア参照：国内クラウドサービスの市場規模は3.5兆円に拡大|株式会社ＭＭ総研
 

クラウドサービスは実装方式の違いによって、オープンな利用を可能にするパブリッククラウドと、社内システムとして利用するプライベートクラウドに分けられます。

クラウドサービスのメリット

さまざまな業務に活用されているクラウドサービスのメリットについて、ここでは主にSaaSを念頭に解説します。
 

短時間の準備で導入できる

クラウドサービスのシステムはベンダーがクラウド上に構築するため、導入する企業としては準備するものが少なく、短い準備期間で導入できます。
 

導入を決断すれば、すぐにでも使える点が大きなメリットです。
 

コストを抑えて活用できる

自社で用意する必要があるのは、インターネットに接続するための通信回線とルーターなどの接続機器、プロバイダとパソコンなどの端末です。
 

各クラウドサービスの専用回線や専用端末を用意しても構いませんが、専用でなければいけないわけではないため、既存の環境をそのまま使えます。
 

いずれにしても、初期投資にかかるコストが小さく、月額利用料金など必要最低限のランニングコストを負担することで活用可能です。
 

いつでもどこからでも使える

インターネットを介してシステムを利用する形態のサービスであることから、クラウドサービスはいつでもどこからでも使えます。
 

また、パソコンやタブレットだけでなく、スマートフォンでも利用可能なサービスなら、移動中の活用も可能です。
 

クラウドサービスはテレワークとの親和性が高く、ハイブリッドワークにも役立ちます。
 

データの保存と管理が楽になる

クラウド上のストレージを利用することで、手元のパソコンの内蔵SSDや外付けHDDなどにデータを保存する必要がなくなります。
 

複数のデバイスに分散していたデータの保管場所をクラウド上に変えることで、一元管理ができ業務が楽になる点も大きなメリットです。
 

BCP事業継続計画に役立つ

自社が災害に遭った場合でも、クラウド上にあるアプリケーションやデータは被災を免れます。人的なリソースと端末や回線があれば、いつでも業務の再開が可能です。
 

また、サービスを提供するベンダー側のシステムが災害に遭ったときでも、サービスによっては異なる場所にバックアップがあるケースがあります。
 

したがって、クラウドサービスはBCP、事業継続計画の面でも役に立つ可能性が高いサービスです。

クラウドサービスのデメリット

クラウドサービスのデメリットも確認しておきます。
 

ネットがつながらないと使えない

クラウドサービスは大前提としてインターネットが安定的につながっていないと思うように使えないおそれがあります。
 

インターネットの接続が切れてしまうとまったく使えなくなってしまう点はデメリットです。
 

接続機器や回線を含め、通信品質には注意を払う必要があります。
 

用意された範囲の使い方しかできない

自社内にオーダーメイド的な構築をするオンプレミス型のシステムとは異なり、クラウドサービスは一般にカスタマイズの自由度が低いといえます。
 

どのような希望があったとしても、ベンダーが用意している範囲でしか使えない点がクラウドサービスのデメリットです。
 

ベンダーの動向に左右される

どれだけ役に立っていたとしても、ベンダーがサービスを中止したり、終了したりしてしまうと使えなくなってしまう点もデメリットです。
 

また、自社の環境や利用方法に問題がなくても、ベンダー側にトラブルが起きればサービスが中断するおそれがある点も気に留めておく必要があります。
 

セキュリティ面の不安がある

クラウドサービスのセキュリティ面では、どうしてもベンダーに依存する傾向が強くなる点は避けられません。
 

そもそも社外秘のデータもクラウド上という社外にあることから、オンプレミスのスタンドアロン使用に比べればセキュリティ面の不安は大きくなります。

クラウドサービスによる業務効率化の種類

クラウドサービスは、社内コミュニケーションに特化したものから顧客管理専用のものまで、さまざまな種類があります。ビジネスシーン利用での主流のクラウドサービスや、クラウドサービスを使って業務効率化できる内容について説明します。
 

社内コミュニケーション

ビジネスチャットやWeb会議などのクラウドサービスを導入することで、社内コミュニケーションがより円滑になります。
 

『Slack』や『Teams』を利用することで、プロジェクトごとのチャンネル設定やスレッド形式での表示ができ、重要な情報をすぐに見つけることができます。
 

ファイル共有・共同編集

オンラインストレージを利用することで、インターネット上にデータを保管し、ファイルの共有や共同編集が簡単になります。
 

『Google Drive』や『Dropbox』なら、クラウドにファイルを保存して、どこからでも共有できるツールであり、カレンダーの共有や共同編集も可能で、社外での業務にも役立ちます。
 

顧客管理

商談中の企業の状況や既存顧客の契約内容など、顧客情報をクラウド上で管理・更新を行うことで、受注までにするべきことや現在の進捗を素早く把握することができます。
 

『Salesforce』では、顧客やプロジェクトの属性項目が多く、セールスファネルごとに細かく分析することができます。
 

勤怠管理・労務管理

従来は書類や紙ベースでの管理をしていた勤怠管理・労務管理も、クラウドサービスを導入することで、テレワークでもスムーズに対応できます。
 

『マネーフォワードクラウド』シリーズなら、勤怠管理や給与計算、労務管理など、さまざまな人事系業務を一元管理することができます。
 

オフィス業務

来客対応や電話対応などの外部対応、書類管理や作成など、従来出社が必要な業務についても、クラウドサービスを利用することで効率化やデジタル化をして「誰かが出社しなければいけない」という状況から解放されます。
 

クラウド受付システム『RECEPTIONIST』を利用すれば、来客時は担当者に直接通知・対応が可能となるので、バックオフィスの方々の出社義務などを解消できます。

おすすめのクラウドサービス

クラウドコンピューティングの知識がなくても、ITツールとしてすぐに使えるのがSaaSのクラウドサービスで、業種や職種、業務別に役立つソフトウェアがそろっています。
 

ネット環境とデバイスがあればすぐに導入可能で、リーズナブルなコストで業務効率化を実現できます。
 

次に、数多く提供されているSaaSの中から、代表的な4つのサービスを紹介します。
 

受付システム～RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは企業にとって負担となりやすい面がある受付業務を、抜本的に改善するクラウドサービスです。
 

来客の内容によっては受け入れ準備や当日の対応、事後処理と膨大な業務が必要になるケースがありますが、そのほとんどを削減できます。

顧客管理・営業支援ツール～Salesforce

出典：Salesforce
 

Salesforceは幅広い業種の企業に活用されているCRM顧客管理システムです。
 

Salesforceの製品、業種別ソリューションから自社にマッチしたサービスを選択することで、営業活動に画期的な転換をもたらす期待が生まれます。
 

会計システム～マネーフォワード クラウド会計

出典：マネーフォワードクラウド会計
 

マネーフォワード クラウド会計はバックオフィスの各業務を効率化するマネーフォワード クラウドの有力な会計ソフトです。
 

連携機能によるデータ入力や仕訳の自動化により、会計業務を大幅に削減するだけでなく、経営の見える化にも役立ちます。
 

人事・労務管理〜SmartHR

出典：SmartHR
 

SmartHRは人事・労務管理の効率化と、適切な人材マネジメントをサポートするクラウドサービスです。
 

ペーパーレスによる工数削減、データの一元管理はもちろんのこと、人材を育て、強固な組織を構築することにデータを活かせます。
 

クラウドサービス活用で業務効率化

SaaS/PaaS/IaaSとある中で、アプリケーション開発などにリソースを割けない多くの企業にとって、クラウドサービスといえばSaasでしょう。
 

自社に合ったSaasのサービスを導入することで、業務効率アップと事業の成長を期待できます。