『ABWオフィス』働きやすい環境を提供する新しい時代のオフィスの姿とは

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！
 

働き方改革やリモートワークの普及により、従業員自身が働く場所を選べるようになった、という企業が増えているといいます。
 

実際に筆者も、オフィス勤務と自宅でのリモートワークを日によって選んで仕事を行っています。
 

そういった働き方が広まる中で、注目されているのが「ABW」です。
 

ABWを導入するオフィスとは一体どういったオフィスなのか、この記事では紹介していきます。

ABWオフィスとは何か

ABWとは、「Activity-Based Working」の略で、個人の自由で仕事場所が選べる働き方のことをいいます。
 

ABWオフィスとは、働く人々がその時に従事している業務の内容や気分により、自分にとって最適な場所、環境、時間で仕事ができるオフィスということです。
 

ABWオフィスでは、働く人々が自分にとって最適な場所、環境、時間で仕事をすることができるようになります。これにより、働き方改革による生産性の向上、コミュニケーションの改善、モチベーションアップなどが期待できます。
 

ABWオフィスの定義と認識に注意

本来のABWは、オフィスだけでなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどオフィス以外の場所も働く場所に含まれます。
 

「ABWオフィス」とは、あくまでオフィス内で働くスペースを複数設けて、オフィス内で働くスペースを自由に選択して働くワークスタイルです。なので「フリーアドレス」オフィスと近いものと言えるでしょう。
 

この記事では、上記の意味での「ABWオフィス」について紹介していきます。

ABWオフィスによくあるワークスペース

その時の仕事内容やその日の気分によって働く場所を選べるABWオフィスは、従来型のオフィスと違いオフィス内に様々なスペースが設けられています。
 

筆者が働くオフィスでも、業務にあわせた様々なブースが用意されています。
 

弊社の事例とあわせて、ABWオフィスとしてよく採用されるワークスペースを簡単に紹介します。

集中ブース

防音設備を設置して、周りの音や視線を遮断する集中ブース。
 

周りとの会話や声を気にせず1人で集中して業務を行いたい場合や、評価や会計処理など機密性の高い業務を行う場合に適しています。
 

個室ブース・TELブース

社内外の会議をWeb会議で実施する機会が圧倒的に増えた今、このような個室ブースを設けることで、会議室の占有や周囲への音を気にせずWeb会議に集中できる環境を用意できます。
 

弊社ではWeb会議だけでなく、お客様との電話対応時の利用シーンも多いです。
 

ソファースペース

仕事のON/OFFを切り替えたい時や、気分を変えてリラックスした状態で業務をしたいという状況で有効なのが、ソファスペースです。
 

まるで広いリビングのようなスペースで、複数の種類のソファを設置してリラックスできる環境を用意します。
 

また業務以外にも従業員のランチスペースとしての活用もでき、従業員同士のコミュニケーションの場としても有効です。
 

その他のABWオフィススペース

今回紹介した以外にも、ABWオフィスには様々なスペースが取り入れられています。
 

【グリーンスペース】
 

デスク周りや壁面など、オフィスグリーン（植物）を多数設置するスペースです。
 

植物の緑色には人の心を癒す効果があり、オフィス内で緑に囲まれることでリラックス効果が生まれます。
 

【ラウンジスペース】
 

従業員以外だけでなく、社外の来訪者や同じオフィスビル内にいる方も利用することを想定されたスペースです。
 

社内外の方とのコミュニケーションにより、新たな価値の創出・共有が生まれる機会をつくる目的で、オフィスの執務エリアとは別でエントランス付近に設けられることが多いです。
 

ABWオフィスのメリット

上記で紹介したようなスペースを提供するABWオフィスは、働く従業員にとって多くのメリットをもたらします。

生産性の向上

「今日は1人で集中して作業したい」「他のメンバーと会話をしながらアイデアを考えたい」というように、業務内容やその日の気分に合わせて働く場所を選べるのがABWオフィスのメリットです。
 

決まった席で1日中働くのではなく、より効率的に働く場所を自分で選べることで、従業員の生産性向上が期待できます。
 

コミュニケーションの活性化

チームごとに固定の席やスペースで働く従来型のオフィスと異なり、スペースを変えることで毎回違ったメンバーと同じ空間で働くこととなります。
 

それにより、部署や組織を超えたコミュニケーションが生まれる機会となり、従業員同士の交流活性化や新しいアイディアが生まれる効果が期待できます。
 

オフィスのコスト削減

従業員1人に1席座席を用意する必要がなくなるため、従来型のオフィスよりも執務スペースを小さく抑えることができます。
 

またスペースの広さや形状に応じてブースなどを設けることでオフィススペースの有効活用をすることで、オフィスのコスト削減につながります。
 

ただし、ワークスペースの数や種類を充実させようとすると、その分余計なスペースや維持コストがかかってしまうケースもあるので、本当に必要なスペースかどうかは十分に検討が必要です。
 

このように、ABWオフィスは働く人々にとって自由な環境を提供することで、生産性の向上や従業員同士のコミュニケーション促進、コスト削減などのメリットをもたらします。

ABWオフィスを導入する手順

ABWオフィスを取り入れるためには、大きく分けて4つのステップが必要です。

• オフィスの状況や従業員の働き方の実態を調査
• オフィスやワークプレイスのレイアウトを検討
• 評価制度や社内コミュニケーション促進などの制度設計
• ワークスペースを活用するためのツールやシステムを利用

1.オフィスの状況や従業員の働き方の実態を調査

まずは職場やオフィスの使い勝手や従業員の働き方の実態をよく把握します。
 

具体的には、現在のオフィスの使いやすさやオフィスに感じる課題などを社内アンケートで調査します。
 

またそれ以外にも、チームごとの従業員の出社率や、会議などのコミュニケーション頻度などの情報も確認します。
 

こうすることで、改善に向けたポイントやニーズを絞りやすくなります。
 

ABWオフィスの大きな目的は、従業員の働きやすさの実現なので、従業員の意見をできる限り取り入れることが大切です。
 

2.オフィスやワークプレイスのレイアウトを検討

オフィス内でもバラエティに富んだ環境を整備するために、集中できる1人用ブースやWeb会議ブース、ソファスペースアなどを設けていくこととなります。
 

レイアウトについては、電源の確保や導線、セキュリティなどの観点から慎重に検討する必要があるため、自分たちだけでなく、専門業者のアドバイスを聞きながら決めていくことをおすすめします。
 

3.評価制度や社内コミュニケーション促進などの制度設計

ABWオフィスにすることで従業員が好きな場所で働けるようになりますが、一方で日々の働きぶりやチーム間のコミュニケーションなどは、従来型のオフィスと比べて分かりづらくなる側面もあります。
 

ABWオフィスは、従業員それぞれの自律性と主体性がなければ、その良さを十分に感じることはできません。
 

従業員の主体性が高まるような評価方法を用いて、ABWにマッチする評価制度へと変えていく必要があります。
 

また、部署やチームによっては従業員同士のコミュニケーションが薄くなるリスクもあるため、その点をクリアできるようなルール作りも必要です。
 

4.ワークスペースを活用するためのツールやシステムを利用

ABWオフィスを活用するためには、タスクやプロジェクトに応じた場所の選択や、コミュニケーションツールの利用などが重要です。
 

また、従業員が自律的に働けるようなマネジメントスタイルを採用することで、効率的かつ高い生産性を維持することができます。
 

ABWオフィスの活用を手助けするおすすめシステムの紹介

ABWオフィスを導入や活用をスムーズに行うためにおすすめのシステムを紹介します。
 

いずれも実際にABWを実践する場合によく導入されているシステムなので、ぜひ参考にしてみてください。
 

ビジネスチャット

ABWオフィスの場合、必ずしもチームメンバーが近くにいるわけではありません。
 

メンバー同士が近くにいなくとも、コミュニケーションをスムーズに行うためには、ビジネスチャットでのコミュニケーションが必須となります。
 

弊社では『Slack』を活用しており、どこにいても業務内容や資料・ファイルの共有が可能になるほか、簡単なミーティングをチャット上や音声通話で行うことができます。
 

もし今のコミュニケーションが電話やメールだった場合、ABWオフィスではコミュニケーションを取るのが難しくなるため、ビジネスチャットの利用をおすすめします。
 

座席予約システム

従業員が状況に応じて好きな場所を選べるといっても、「実際にそのスペースが空いているか」や「対面でコミュニケーションを取りたい相手がどこにいるか」を確認するのには手間がかかります。
 

そういった手間は座席予約システムがあれば解決できます。
 

『Colorkrew Biz』のような座席予約システムがあれば、スペースの空き状況を確認して簡単に座席予約ができるほか、誰がどこにいるかが可視化されるので、人探しの手間はなくなります。
 

ただし、オフィスの規模によっては細かくわかる必要はなく、「誰が出社しているかがわかればOK」というケースもあります。そういった場合には出社状況を管理できる別のシステムの利用をおすすめします。
 

クラウド受付システム

リモートワークやWeb会議への移行は進んでも、「オフィスの来客対応」は今も変わらず毎日のように発生しています。
 

ABWオフィスの場合、誰がどこにいるか分からない状態になり、また当然のように内線電話などはありませんので、来客があった場合は担当者を探し回らなくてはいけなくなります。
 

そこでABWオフィスでの来客対応におすすめなのが、クラウド受付システムです。
 

弊社が提供している『RECEPTIONIST』は、来客が来たことをビジネスチャットを通じて直接担当者に通知してくれるため、どこの席に座っていても、どこのスペースにいても、お客様の来社がわかります。
 

実際に弊社のお客様でも、ABWオフィスの導入をきっかけにRECEPTIONISTを導入されるというケースが多いです。
 

【三井デザインテック株式会社様】
 

【株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー様】
 

まとめ

ABWオフィスは、働く人々にとって多くのメリットをもたらし、効率的かつ高い生産性を維持することができる新しいオフィスの提案となります。
 

ただし導入にあたっては、自社のオフィス環境の課題把握や、社内への浸透などが必要不可欠です。もし本格的に導入を検討する場合は、ABWに関する一連の流れを支援している専門業者へ相談してみるのも1つの手段です。
 

ABWオフィスの導入や職場環境の整備で、より働きやすい職場を実現させましょう。