なぜRECEPTIONISTは「部署名」ではなく「担当者名」で検索するのか？ – 受付システム「RECEPTIONIST」

今回は開発ストーリー第2弾として、第1弾の「私たちが「キーボード」にこだわっている理由」に引き続き、「なぜRECEPTIONISTは『部署名』ではなく『担当者名』で検索するのか？」についてお話しいたします！

「部署名検索」が抱える現場での課題

従来のオフィス受付では、内線電話の横に「総務部は001番、営業部は002番」といったように、部署ごとの内線番号表が設置されていることが多くありました。

しかし、実際にご来訪されたお客様は、訪問先の担当者の部署名まで正確に覚えているケースは少ないのではないでしょうか。

そのため、「部署が分からないから、ひとまず総務（または総合受付）にかけよう」という事例も数多く発生していたと考えられます。

内線受付のイメージ

結果として、総務部には毎時0分や30分ごろなど来客の集中する時間帯に、受付からの電話が一気に殺到する…という光景も珍しくありませんでした。

こうした現場の混乱は、企業とお客様とのコミュニケーションに支障をきたし、信頼関係に影響を与えてしまうケースすらあります。

RECEPTIONISTでは、そうした現場の課題を見聞きしてきたからこそ、あえて部署名検索を設けておりません。

それは、「訪問先の部署名は曖昧でも、担当者の名前は覚えている」というお客様の行動傾向を踏まえた上で、“本当にお客様にとって使いやすい受付とは何か？”を考え抜いた結果です。

担当者名で検索いただける設計にすることで、

・内線表を探す手間
・名刺やメールを見返す時間
・受付前での後ろの方からのプレッシャー

といったお客様の負担を減らし、よりスムーズでスマートな受付体験をご提供できると考えました。

RECEPTIONISTでは、担当者の検索方法についても下記のようにセキュリティに配慮しています。

・検索時は、名字の最初の2文字以上を入力いただく方式を採用。
・1文字だけで検索できてしまうと、50音を順番に入力することで全社員の名前が推測されてしまうリスクがあるためです。

検索画面の例

一方で、検索を「完全一致のフルネームのみ」としてしまうと、お客様にとって不便になってしまいます。

そのため、セキュリティとユーザビリティのバランスを重視し、2文字以上での検索を標準としながらも、

・セキュリティポリシーに応じて「完全一致検索」へ設定変更可能
・来訪情報の事前登録による「受付コード」入力にも対応
・「受付可能時間の制限設定」による営業時間外の検索防止機能

といった柔軟な対応ができるよう設計しております。

そもそも「部署名で検索する」という発想自体、内線電話受付の仕組みに起因するものです。

電話帳に全社員の名前と内線番号を記載するわけにはいかないため、部署ごとに番号を割り当てていたのです。

しかし、RECEPTIONISTでは担当者に直接通知を送ることができるため、そうした制約から解放されます。

結果として、「部署名で検索しなければならない理由」はなくなり、お客様にもより負担の少ない受付体験を提供できるようになります。

「よりスムーズに受付できるように。」というのが弊社の考えです。

RECEPTIONIST受付画面

RECEPTIONISTでは、内線電話にはできなかった多くの機能をご利用いただけます。

・担当者名検索・受付コードによる呼び出し
・社員の顔写真表示
・受付待機画面の自由なカスタマイズ（動画も可）

こうした機能により、受付はただの「入り口」ではなく、企業のブランディングの一部として活用していただけます。

いくら社内に最新のシステムを導入していても、受付で内線電話を使っていると、来訪者からはその革新性が伝わりません。

RECEPTIONISTのような最先端の受付システムを導入することで、

「この会社はITを活用して、働き方をアップデートしている」
「訪問者への配慮が感じられる、洗練された企業だ」

というポジティブな第一印象を与えることができます。

さよなら平成の内線電話
よろしく令和のRECEPTIONIST

といった具合に、受付にも最先端のシステムを取り入れ、会社のイメージアップにもぜひお役立てください。

今後もRECEPTIONISTは進化を続けながら、受付を中心としたオフィスの業務効率化に貢献していきます。

引き続き、RECEPTIONISTをよろしくお願いいたします！