オフィスのセキュリティ対策と受付業務の最新トレンド
「オフィスのセキュリティ対策、これで十分だろうか？」
「受付業務が煩雑で、セキュリティ面も心配…」
そんな不安を感じていませんか？
近年、ハイブリッドワークやフリーアドレスの導入が進む中、オフィスのセキュリティ対策も進化しています。
特に「受付」は、来訪者対応とセキュリティの両面で重要な役割を担っています。
本記事では、現代のオフィスに求められるセキュリティ対策のトレンドや課題、そしてクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を活用した解決策をご紹介します。
オフィスの安全性と業務効率の向上を目指す方は、ぜひ最後までご覧ください。
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オフィスセキュリティの最新トレンド
コロナ禍以降、フリーアドレスやハイブリッドワークの導入が増加しています。
そこで生まれた2つのトレンドをご紹介します。
1. 入退室管理システムの導入
フリーアドレスの普及により、
・誰がオフィスにいるのか
・書類の持ち出しなどないか
などを把握しづらくなっています。
そのため、入退室管理システムの需要が高まっています。
入退室管理システムとは、オフィス内への出入りを制御し、安全かつ効率的なアクセス管理を行うためのシステムです。
これにより、不正な侵入や情報漏洩のリスクを低減できます。
2. クラウド型セキュリティシステムの活用
ハイブリッドワークを導入している企業では、
・セキュリティカードの受け渡しや管理が面倒
・有事の際に、オフィスに行かないと状況確認ができない
などの課題があることから、セキュリティシステムのクラウド化もトレンドになっています。
クラウド型のセキュリティシステムとは、セキュリティ機能やサービスをクラウド上で提供するセキュリティソリューションのことです。
従来のオンプレミス型システムに比べ、クラウド型は初期費用が抑えられ、管理も容易です。
特にハイブリッドワークを導入している企業では、遠隔での状況確認やセキュリティカードの管理が課題となっていることから、クラウド型への移行が進んでいます。
オフィスセキュリティにおける3つの課題と対策
オフィスセキュリティを強化するためには、複数の側面を考慮する必要があります。ここでは、よくあるセキュリティ課題とその対策を3つに分けてご紹介します。
1. 物理的なセキュリティの強化
よくあるセキュリティ課題の1つ目は、物理的な侵入・盗難です。
オフィスの入退室管理や来訪者の監視、機密情報の保管など、物理的なセキュリティ対策が求められます。
セキュリティカメラの設置や安全なロッカーの導入などが、効果的な対策となります。
2. 情報漏洩対策
よくあるセキュリティ課題の2つ目は、情報漏洩です。
システムやソフトウェアの定期的なアップデート、個人情報の最小限の取り扱い、信頼できるベンダーとの取引などが、情報漏洩を防ぐために重要です。
3. 従業員のセキュリティ教育
よくあるセキュリティ課題の3つ目は、従業員のセキュリティ教育の不足です。
定期的なセキュリティトレーニングや教育プログラムの実施、パスワード管理ツールの活用など、従業員の意識を高める取り組みが不可欠です。
これら3つの観点から対策を講じることで、オフィス全体のセキュリティレベルをバランスよく高めることができます。
ハイブリッドワークにおけるセキュリティ対策
リモートワークとオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワークが主流となる中、以下の対策が求められます。
1.VPNの利用
リモートワーク中の安全な通信を確保するために、VAN（仮想プライベートネットワーク）の導入が推奨されます。
VPNを活用することで、データの暗号化や安全なアクセスが可能となります。
2.多要素認証の導入
多要素認証は、パスワードだけでなく追加の認証要素（SMSコード、アプリ生成のコードなど）を必要とする仕組みです。
これにより、不正アクセスをより困難にし、セキュリティを向上させます。
3.セキュリティポリシーの策定
従業員に対して明確なガイドラインを提供し、内部からの情報流出を防止します。
ハイブリッドワーク環境に適したセキュリティポリシーを策定し、従業員に対してセキュリティに関するガイドラインの提供や教育を行うことが推奨されます。
これにより、内部からの情報流出や危険行動を防ぐことができます。
働く場所を選ばない柔軟な働き方を支えるには、場所に依存しないセキュリティ対策が欠かせません。
テクノロジーとルールを両立させた仕組みづくりが、これからのオフィス運営の鍵となります。
オフィスセキュリティの未来
これからのオフィスセキュリティは、どのように進化していくのでしょうか。
最近では、クラウド型のセキュリティシステムや、業務効率化を目的としたシステム連携に注目が集まっています。
クラウド型のオフィスセキュリティシステムを提供する株式会社クマヒラや株式会社構造計画研究所では、入退室管理システムと業務支援システムを組み合わせた事例が多数あります。
＜連携例＞
・受付システム
・勤怠管理システム
・経費精算システム
例えば、入退室管理システムと弊社のクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を連携すると、社外・社内双方の出入り情報を一元管理することが可能になります。
<参考事例>
このようなシステム連携により、セキュリティ強化と業務効率化の両立が実現できます。
今後は、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の流れを背景に、
・クラウド型セキュリティシステムの導入
・セキュリティと業務支援システムの連携活用
といった取り組みが、さらに広がっていくと考えられます。
これから、クラウド型のセキュリティシステムを導入する予定があれば、業務支援システムの連携も検討してみてはいかがでしょうか？
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
