受付にあるタッチパネル型電話機とは？ツールの機能詳細と来客受付DXについて徹底解説！
皆さんは、オフィス・事務所・工場・店舗などのエントランスにある
タッチパネル式の電話機を見たことはありますか？
昨今、デジタル化が進んだこともあり、企業の受付業務では、
訪問者のスムーズな案内やスタッフの効率的な対応が求められています。
その結果、タッチパネル型電話機を活用するケースが増えています。
本記事では、「受付にあるタッチパネル型電話機」に焦点を当て、
その最新デジタルツールについて詳しく解説します！
受付にある「タッチパネル型電話機」とは？
タッチパネル型電話機は、受付業務を効率化し、
訪問者の迅速な案内を実現するツールです。
従来の内線電話と比べて先進的なイメージを演出できるため、
エントランスをスタイリッシュな印象にすることが可能です。
また、担当者検索や来客記録の管理なども可能です。
来訪者はタッチパネルを操作し、
担当者、または総合受付に電話して受付を行います。
タッチパネル型電話機のメリット・デメリット
タッチパネル型電話機の導入には、以下のようなメリット・デメリットがあります。
タッチパネル型電話機のメリット
（1）記録作業の効率化
受付操作と同時に来客記録が自動で保存されるため、
来客記録の管理工数を削減できます。
（2）お客様の手間削減
担当者の部署名を覚えなくても、名前検索が可能なため、
お客様側の手間が軽減されます。
（3）DX企業のブランディング
エントランスにタッチパネル型電話機があることで
先進的なブランドイメージをお客様に持ってもらえます。
タッチパネル型電話機のデメリット
（1）電話の取次が発生する
電話に繋げているため、担当者名を明確に覚えていない場合
総務などのバックオフィスに繋がる「総合受付」に電話がかかってきます。
そのため、一次受けをしたスタッフが担当者に取次を行う必要があり、
その分工数がかかってしまいます。
（2）対応できない時がある
例えば、会議中のなど電話に出られない状態の時に来客があった場合、
自分の電話にかかってくると対応できません。
お客様は担当者とコンタクトが取れないことで、
総合受付に電話をしてしまい、結局一部のスタッフに負担がかかることがあります。
（3）飛び込み営業を防げない
担当者の名前を知っていれば受付から電話がかけられるため、
飛び込み営業も受け入れてしまう可能性が高いです。
これにより、通常業務の時間を奪われてしまいます。
デメリットを解消する方法
タッチパネル型電話機のデメリットの解消には、
電話機以外の来客通知方法を実装しているシステムを選ぶと良いです。
例えば、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」では、
QRコードや受付コードを発行して事前にお客様に渡していれば
担当者検索なしで受付を行えます。
万が一担当者が別件対応中の時は、チームメンバーに
代理対応のヘルプを出したりなど、スムーズな来客対応が可能です。
このように、様々な方法で来客対応が可能です。
飛び込み営業の場合は、「お約束のない方はこちら」のようなボタンを作り
来訪者がそのボタンを押すと、飛び込み営業を断るメッセージを通知することもできます。
「チャットやアプリでは不安」
「電話に連絡が来たほうが気づく」
という方の場合は電話での通知も可能なため、
自社に一番適した方法を選択することもできます。
クラウド受付システム「RECEPTIONIST」とは？
クラウド受付システム「RECEPTIONIST」とは、
受付業務を自動化できるクラウドサービスです。
元受付嬢がこれまでの経験から、
来客対応などノンコア業務の工数を削減するために開発しました。
また、ITツールが苦手な人でも使える操作性を考慮しており、
誰にでもすぐに使ってもらえるシンプルなデザインが施されています。
リリースから6年が経ちましたが、ありがたいことに、
ITツールのレビューサイトの受付システム部門で4年以上ずっと最高位を受賞しています！
オフィス・工場・事務所・店舗の受付業務の9割を自動化することが可能ですので、
「本当に評価につながる仕事に集中したい」
「来客対応の度に自分の仕事を止めたくない」
と思う方は、ぜひ導入を検討してみてください！
まとめ
いかがでしたか？
来客対応の効率化にはタッチパネル型電話機も有効的ですが、
クラウド受付システムは大幅な工数削減が期待できます。
お客様の来訪が増えている企業の受付担当の方は、
自社ではどの方法が一番活用できそうか、ぜひ検討してみてください！
最後までご覧いただきありがとうございました。
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
