総務が解放！ 「来客業務」をまるっと自動化する受付システムとは？
こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！
オフィスに来客がきた時、あなたは対応に関わっていますか？
電話を使った受付をしている来客業務の場合、
（1）受付で来客者が電話で総務に電話する
（2）総務が来客者に担当者を確認する
（3）総務が担当者を探す
（4）担当者に「〜が来ました。対応をお願いします」と連絡
（5）来客履歴を記録する
このような5STEPがあると思います。
あると思いますが、
正直→面倒
じゃないですか？
すでに以下のような企業では受付システムを使うことで
これらの業務が自動化されて総務は自分と関係ない来客業務から解放されてしているんです！
※RECEPTIONIST導入企業例
今回は総務の方に向けて、
受付システムのメリットと事例を3分で読める記事としてまとめました！
導入メリット01：来客時「取り次ぎ」がゼロになる
先ほどもお伝えしましたが、
オフィス受付が電話対応だと伝言ゲームのような
担当者への取り次ぎが必要になりますよね。
これは総務に負担が偏りがちになり、
本来やるべき仕事に集中できない環境になりませんか？
電話取り次ぎをしていない人からすると
この業務が大変だと気付いてすらない…
そういう環境の方もいると思います。
受付システムだと来客が来た時には
オフィス受付にあるiPadで受付後
担当者に直接お知らせが届くため
来客時の取り次ぎがなくなります。
そのため、突然電話が鳴り、
集中していた業務の手を止める総数が減るんです！
事例01：株式会社デジタルフォルン
Before
・電話は一つしかないので、総務人事が一括して対応
・内線電話をなくす勇気がなく、新しいものに抵抗があった
・受けた人がスケジュールと場所を確認し、会議室の掃除、お出迎えからお茶だし、担当者の呼び出しまで一括して行う
After
・「受付対応」が業務ではなくなった
・ペットボトルのお水に変更
・意識が変わってきて、次の人のための片付けを自分たちでするようになった
導入メリット02：感染症対策も可能に
受付が電話だと毎回消毒する企業もあると思います。
しかし、受付システムだとQRコードをiPadにかざすだけで
受付ができる完全非接触で受付も可能になるので、お客様も安心かつ効率的です！
受付の際に、健康状態・渡航履歴の確認など
事前に確認したいこともiPadで簡単に確認できますし
入館同意を承諾してもらうこともできます。
事例02：株式会社ロッテ様
Before
・1階受付で専任のスタッフ2名が対応
・担当する方はコロナ禍でも出社せざるをえない状況
・コロナ感染リスクに対して従業員のケアが必要だった
After
・無人受付に即移行で会社全体で工数削減
・非接触受付により、感染リスク回避に大きく貢献
・来客人数の管理がオンラインで可能になり、濃厚接触者の特定などに有効
導入メリット03：お茶出し不要。 履歴保存も自動化に
来客時、お茶出しをしている企業様も
受付システムを導入すると同時にペットボトルでの
飲み物提供に変更し、担当者が受付から飲み物提供まで
ワンストップで自己完結できるフローにしています。
また、PマークやISMSなどのセキュリティ対策をしている企業や
感染症対策が必要な企業では万が一に備えて
「来客履歴」を保存・管理していますが、
これ、「自動化できたらいいな」と思いませんか？
受付システムはこれらも自動化されます。
事例03：リリカラ株式会社
Before
・紙での来客履歴管理はうまく機能していなかった
・電話を取っている部署は、交替で座席にいなくてはいけない、全体会議に出られないなどが課題
・メイン業務に集中できなかった
After
・来客履歴が自動で残るため、万が一の自体に対応できる体制にできた安心感
・受付電話が鳴らなくなったことで、集中が途切れない
・配達業者の方やお客様も心配だったのですがすぐに馴染んでいました
最後に
様々な来客業務を自動化できるようになりますが、
・役員は別の人が対応したい
・配送の方は総務が対応したい
・お茶出しは総務がしたい
など企業文化によって柔軟な来客フローの構築ができるので
そのような場合でも安心です！
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