総務のノンコア業務からの解放！ 「来客業務」をまるっと自動化する受付システムとは？
こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！
オフィスに来客があった際、あなたはその対応に関わっていますか？
電話を使った受付をしている来客業務の場合、
（1）受付から来客が電話で総務に電話する
（2）総務が来客に担当者を確認する
（3）総務が担当者を探す
（4）担当者に「〜様が来ました。対応をお願いします」と連絡
（5）来客履歴を記録する
このような5STEPがあると思います。
ですが、
正直→面倒
じゃないですか？
すでに以下のような企業では受付システムを使うことで
これらの業務は自動化され、総務は自分とは関係ない来客業務から解放されているんです！
※RECEPTIONIST導入企業例
今回は総務の方に向けて、
受付システム導入のメリットと事例を3分で読める記事としてまとめました！
ぜひ最後までご覧ください。
導入メリット01：来客時「取り次ぎ」がゼロになる
先ほどもお伝えしましたが、
オフィス受付が電話対応だと伝言ゲームのような
担当者への取り次ぎが必要になりますよね。
これでは総務に負担が偏りがちになり、
本来やるべき仕事に集中できない環境になってしまいます。
電話での取り次ぎをしていない人からすると
この業務が大変だということすら気付いていない…
そういう環境の方もいると思います。
受付システムを使うと来客があった際には、オフィス受付にあるiPadで受付後
担当者に直接お知らせが届くため、来客時の取り次ぎがなくなります。
そのため、突然電話が鳴り、
集中していた業務の手が止まるということが減るんです！
事例01：株式会社デジタルフォルン
Before
・内線電話が一つしかないので、総務人事が一括して対応
・内線電話をなくす勇気がなく、新しいツールを導入することに抵抗があった
・電話を受けた人がスケジュールと場所を確認し、会議室の掃除、お出迎えからお茶だし、担当者の呼び出しまで一括して行っていた
After
・内膳電話での取次業務がなくなり、「受付対応」そのものが業務ではなくなった
・お茶出しをペットボトルのお水に変更
・全体の意識が変わってきて、次の人のための片付けを自分たちで行うようになった
導入メリット02：感染症対策も可能に
受付に電話を置いていると毎回消毒する企業もあると思います。
しかし、受付システムを使うとQRコードをiPadにかざすだけで受付が完了し、
完全非接触での受付も可能になるので、お客様も安心かつ効率的です！
受付の際に、健康状態・渡航履歴など事前に確認したいこともiPadで簡単にできますし、
入館同意を承諾してもらうこともできます。
事例02：株式会社ロッテ様
Before
・1階で専任の受付スタッフ2名が対応していた
・担当者はコロナ禍でも出社せざるをえない状況だった
・コロナ感染リスクに対して従業員のケアが必要だった
After
・無人受付に即移行し、会社全体で工数削減を実現
・非接触受付により、感染リスク回避に大きく貢献
・来客人数の管理がオンラインで可能になり、濃厚接触者の特定などに有効
導入メリット03：お茶出し不要。 履歴保存も自動化に
来客時、お茶出しをしている企業では、
受付システムを導入すると同時にペットボトルでの飲み物提供に変更し、
受付から飲み物提供まで担当者がワンストップで自己完結するフローに変更するケースが多いです。
また、PマークやISMSなどのセキュリティ対策をしている企業や感染症対策が必要な企業では、
万が一に備えて「来客履歴」を保存・管理していると思いますが、
受付システムでは、この作業も全て自動化することができます。
事例03：リリカラ株式会社
Before
・紙での来客履歴管理がうまく機能していなかった
・電話を取っている部署は、交替で座席にいなくてはいけない・全体会議に出られないということが課題になっていた
・受付からの電話が鳴ることで、集中力が落ちメイン業務に集中できなかった
After
・来客履歴が自動で残るため、万が一の事態に対応できる体制にでき、安心感が生まれた
・受付電話が鳴らなくなったことで、集中が途切れなくなった
・配達業者の方やお客様にもすぐ操作に慣れてもらえた
最後に
受付システムを活用すると様々な来客業務を自動化できるようになりますが、
・役員は別の人が対応したい
・配送の方は総務が対応したい
・お茶出しは総務がしたい
など企業文化に合わせた柔軟な来客フローの構築もできるので、
自社の状況に合わせたカスタマイズをしていただくことが可能です。
来客業務を効率化したい方や、内線電話をなくし業務に集中したい方は、
ぜひこの機会に受付システムの導入も検討してみてください。
最後までご覧いただきありがとうございました！
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各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
