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オフィスにセキュリティゲートを設置する方必見!運用ポイントや活用事例を紹介します

オフィスにセキュリティゲートを設置する方必見!運用ポイントや活用事例を紹介します

不審者が入らないように、オフィスにセキュリティゲートや自動ドアを設置することは、来客や従業員のセキュリティ対策に繋がります。

 

そのためセキュリティゲートの設置需要は増えていますが、効率的な運用について悩みを持つ企業も多いです。

 

実際に弊社に問い合わせをしていただく企業様でも、

 

「セキュリティゲートを設置して、かつ効率的な来客フローにしたい」

 

という意見が届きます。

  

そこで今回はセキュリティゲートをオフィスに設置するメリットや効率的かつ安全な来客フローを構築する方法、選び方についてこれまでの経験をもとに本記事で解説します!

セキュリティゲート×受付システムでオフィスの来客フローを効率化

セキュリティゲート*受付システム連携

 

オフィスにセキュリティゲートを設置するだけの場合、セキュリティ面の問題は改善されます。

 

一方で来客フローについては、受付スタッフや守衛スタッフがゲート通過用の用紙を準備したり、入館証を渡したりなどのサポートが必要になるので手間が増えます

 

効率的な来客フローの構築とは? 

そこで受付システムとセキュリティゲートを連携しオフィスの来客フローを自動化させてしまうのがおすすめです。

 

詳しくはこちらの資料に掲載されていますが、

 

受付システムとの連携により、ゲストが事前に発行されたQRコードや受付コードを使うことで、受付スタッフ・守衛スタッフの担当者への取り次ぎや入退館履歴の管理の業務が0になります。

 

ゲストが受付操作を完了すると担当者に直接通知が届くので、取り次ぎや入退館履歴の管理の管理がなくなります。

 

つまり、自分と関係ない来客対応をする必要がなくなり(自分の来客は自分で対応することとなり)ゲストも受付作業の手間がなくなる訳です。

オフィスのセキュリティゲート×受付システム連携について動画で解説

オフィスのセキュリティゲートの事例紹介

 

実際に事例を見ていきましょう!

 

株式会社丸井グループの本社ビルでは、受付システム「RECEPTIONIST」とセキュリティゲートを連携し効率的な来客フローを実現しています。

 

それでは来客フローを順番に見ていきます。

 

01.iPadで受付

iPadで受付

 

ゲスト(来訪者)がiPadで受付を行うと、担当者と関係者に直接通知されます。

 

受付後、担当者にお知らせ

 

02.シールプリンターから発行される入館証を受け取る

 

受付完了後、シールプリンターから自動で入館証が発行されるので、こちらを首掛けに入れます。

 

03.入館証をゲートのセンサーにかざす

 

入館証をゲートのセンサーにかざすとセキュリティゲートが開き、通過できるようになります。

 

同時に入館記録がクラウド上に保存されます。

オフィスのセキュリティゲートを選ぶ7つのポイント

続いて、セキュリティゲートを選ぶ時の7つのポイントについて解説します。

 

01.機能性

ゲートにはバリケードタイプ、パドルゲート、フルハイトターンスタイルなど、さまざまなタイプがあります。

 

ゲートの基本的な機能性を理解し、自社のビルやオフィスに最適なものを選びましょう。

 

02.技術的な仕様

各ゲートの技術的な仕様も重要です。

 

それぞれのゲートがどのような認証方法をサポートしているのか(例:RFIDカード、バーコード、顔認証など)に加え、通過速度、電力要件などを確認しましょう。

 

03.セキュリティレベル

オフィスのセキュリティ要件に基づいてゲートを選ぶ必要があります。

 

一部の高度なゲートは、より強力なセキュリティ機能を備えている場合もあるので、問い合わせてみることをおすすめします。

 

04.耐久性とメンテナンス

それぞれのモデルの耐久性や必要なメンテナンスについても確認しましょう。

 

高品質な材料と製造技術を使用するクマヒラ製のゲートは、耐久性が高く長持ちするのでおすすめです。

 

05.デザイン

ゲートはオフィスのエントランスや出口に設置されるため、そのデザインが周囲の環境や建築スタイルと調和するかを確認することも重要です。

 

06.価格と予算

初期費用だけでなく、運用コストやメンテナンスコストも考慮に入れつつ、予算にあっているかどうかも確認しましょう。

 

07.サポートと保証

大抵のゲートは通常、各製品に対して保証を提供していますが、その詳細を確認することも重要です。

 

また、もしもの場合に備え、メンテナンスサポートについてもあらかじめ理解しておきましょう。

オフィスにセキュリティゲートを設置した事例

グリー株式会社

ipadとセキュリティゲートの連携

 

ゲーム・アニメ事業、メタバース事業など幅広く展開されているグリー株式会社の事例です。

 

1.担当者からお客様に送られた6桁の受付番号をiPad画面に入力

2.シールに印刷されたゲート通過用のQRコードをお客様が受け取る

3.QRコードをゲートの読み取り部分にかざし、解錠して通過

 

というフローをとっています。

 

参照記事:https://receptionist.jp/case/gree/

 

受付システムによる効果

受付システムRECEPTIONISTの導入効果は下記のようになっています。

 

  • 導入後は来客取次がなくなった
  • 固定電話のコスト・管理工数削減
  • チームで来客対応ができる体制構築を実現
  • 従業員が高いパフォーマンスを発揮できるオフィスづくりに貢献

セキュリティゲートをオフィスに設置するなら、受付システム連携がオススメ 

いかがでしょうか?

 

安全性を高めるためにセキュリティゲートを設置するなら業務効率化や機密情報の入退館履歴も管理できる受付システムも同時に設置し、働きやすい環境を作りましょう。

 

今後も事例が増えましたら、本記事にて掲載させていただきます。

 

最後までご覧いただきありがとうございました!

 

セキュリティゲートと受付システムの連携の詳しい資料はこちら

 

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導入検討中の方や情報収集中の方に役立つ情報を載せています。
受付システムを少しでも検討されている場合は、ぜひお持ち帰りください。

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