来客受付表をお探しでしょうか？

来客受付表は、感染症対策だけでなく、

物理セキュリティや信頼性の担保など様々な用途で活用されている重要書類の一つです。

オフィス、工場、病院、学校、ホテル、セミナー会場、結婚式場、イベント会場など

来客のある場所では、必ずといっていいほど、受付表の記入・管理をされています。

そこで今回は、来客受付表をお探しの方へ向けて、テンプレートのご紹介と

最新の来客受付表についてもお伝えしていきます。

来客受付表とは？

来客が来た際に、日時や氏名、訪問目的等を記録する用紙のことです。

使用場所や用途によって、記録する内容は異なりますので、

使用目的に合わせた来客表を準備しましょう。

この後にご紹介しますが、無料でダウンロード可能なテンプレートも多数ありますので、

用途にあったテンプレートを探してみてください。

もしぴったりのものがない場合には、

ダウンロードしたテンプレートをカスタマイズする、

もしくはオリジナルで自作する方法もあるので検討してみてください。

無料でダウンロードできるテンプレート一覧

1. ①https://biztemplatelab.com/template/meibo/
   1. 用途別のテンプレートを10種類無料公開しています

1. ②https://template-run.jp/free-download-7198/
   1. 可愛いキャラクターが描かれた受付テンプレートです

1. ③https://template.k-solution.info/2020/05/200507094056cc.html
   1. ビジネス向きの来客用テンプレートです

1. ④https://hinagata-journal.com/special-template-category/reception-table-list/page/4
   1. 様々な種類の受付表テンプレートを公開しています

年間200万人以上が利用している来客受付表とは？

最近では、ペーパーレスや感染症対策などの社会的な背景から

来客受付表を紙からデジタルへ移行している企業様が増えています。

紙で管理をすると、

・手書きのため文字が読み取りにくく、誤解が生じる可能性がある

・記入ミスにより誤った情報が伝わるリスクがある

・紛失・盗難・盗み見など、セキュリティのリスクが高い

・情報の共有が困難

・記入、デジタルデータへの変換、ファイリング等の時間がかかる

・環境に優しくない

・保管スペースが必要

・印刷コストがかかる

など様々な課題が生じます。

そこで、昨今導入が増えているのが、来客受付システムです。

中でも、クラウド受付システムRECEPTIONISTは、

年間200万人以上に利用されており、来客表のデジタル化を促進するツールの一つです。

来客受付システムを導入すると、

受付と同時に来客者の情報がデータ化され、クラウド上に自動で保管されます。

それにより、来客業務の手間を削減できます。

来客受付表のデジタル化とは？

来客受付表のデジタル化とは、

通常は紙で記入をしている来客受付表のデータを電子化し、クラウド上に保管することです。

主に、専用の受付システムを使用し、

タブレットで記入した情報を専用のクラウドへ保管する方法が一般的です。

紙での来客受付表の管理には、紛失や盗難等のリスクがあるだけでなく、

収集やファイリング、保管、破棄など、余分な業務が増えてしまいます。

昨今では、Pマークの取得やコロナ対策、業務の効率化、個人情報保護の観点から、

来客受付表の管理は重要な業務の一つとなっており、

来客受付表の記入・管理業務を、まるごとシステムで自動化させる企業も増えています。

弊社が提供しているクラウド受付システム「RECEPTIONIST」でも、

来客の受付表の記入・管理を自動化させることができます。

ここからは、手間が多い来客受付表をデジタル化する方法について解説します！

もし紙管理を脱したい！とお考えであれば、こんな方法もありますので、ぜひ今後の参考までにご覧ください！

来客受付表をデジタル化すべき３つの理由

業務効率が上がる

これまでは紙の来客受付表を分類・ファイリング・破棄する業務が必要でしたが、

デジタル化されるとその作業が不要になるため業務効率が上がります。

また、ペーパーレス化により金銭的なコストも下がり、

保管場所も不要になるためオフィススペースも節約できます。

セキュリティ強化

紙管理の場合、紛失・盗難のリスクがあります。

また、管理の方法にも気をつける必要があります。

受付に来客表が置きっぱなしだったり、

1ページに複数名分の情報が記入できるような形式の来客表であると、

来客情報が他のお客様の目にも触れてしまいます。

このような場合、個人情報保護法第23条に抵触する恐れがあります。

そこで、来客ごとにタブレットまたはオンライン上で来客表を記入できるようになれば、

そうしたセキュリティリスクも低減できます。

また、来客の履歴をPマークの取得に活用いただいている企業様もいらっしゃいます。

感染症対策の一環として

経団連発表の「新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」では、

取引先等を含む外部関係者の立ち入りについては、必要な範囲にとどめ、当該者に対して、従業員に準じた感染防止対策を求め、立ち入り者を記録する。

と定められており、万が一の時の迅速な対応が可能なように、記録を取ることが推奨されています。

有事の際、紙の記録を探すためにはオフィスへ行ってファイルを探す必要がありますが、

受付来客表をデジタル化することで、オンライン上から迅速に記録を探すことができるようになります。

来客受付表のデジタル化に成功した企業事例

ここからは、弊社のクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を使用し、

来客受付表のデジタル化に成功した企業事例をいくつかご紹介します！

株式会社wevnalさま

株式会社wevnalさまでは、導入以前は、受付業務をバックオフィス1名が行なっており、

8時間の勤務時間のうち、1時間ほどは順業務に使用していました。

受付の負担が1名に大きくかかっていたため、変えたいと思っていたところで、

RECEPTIONISTを導入いただきました。

導入後は、

「このお値段で、受付業務をしてくれていた方のリソースも確保できた上、

「Pマーク」のために記録していた入退出のログも取る必要がなくなったので、本当に業務が減りました。」

と、お喜びの声をいただいております。

テモナ株式会社さま

テモナ株式会社さまでは、RECEPTIONIST導入前までは、

来客記録のために、受付表を来客者に記入してもらっていました。

しかし、導入後は、「来客表を記入してもらうのは手間のかかる業務で地味に面倒でしたが、その作業がなくなったのも非常に助かっています。」

と、お喜びの声をいただいております。

まとめ：来客受付表のデジタル化による効果

来客受付表をデジタル化をすることで、

①受付業務が不要になる

②受付の人員を別の業務に充てられる

③来客の記録や保管が、クラウド上で自動化できる

など、多数のメリットが生まれます。

来客受付表の記入や管理は地味に手間のかかる作業なので、デジタル化により効率化ができ、

総務を中心としたバックオフィス業務の効率化に効果的です。

ぜひ今後の参考情報として、ご活用いただければ幸いです。

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の資料をもらう