こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

来客受付表をまだ紙で印刷していますか？

紙での管理には、紛失や盗難等のリスクがあるだけでなく、余計な業務時間もかかってしまいます。

そこで最近は、来客の受付表の記入・管理を、システムで自動化している企業が増えているのですが、今回は来客受付表のデジタル化について解説します！

紙管理を脱したい！とお考えであれば、こんな方法もありますので是非参考までにご覧ください！

来客受付表のデジタル化とは？

来客受付表のデジタル化とは、通常は紙で記入をしている来客受付表のデータを電子化し、クラウド上に保管することです。

主に、専用の受付システムを使用し、タブレットで記入した情報を専用のクラウドへ保管する方法が一般的です。

業務の効率化や個人情報保護の観点から、

データのデジタル化を進める企業が増加しています。

来客受付表をデジタル化すべき３つの理由

業務効率が上がる

これまでは紙の来客受付表を分類・ファイリング・破棄する業務が必要でしたが、デジタル化されるとその作業が不要になるため業務効率が上がります。

また、ペーパーレス化により金銭的なコストも下がり、保管場所も不要になるためオフィススペースも節約できます。

セキュリティ強化

紙管理の場合、紛失・盗難のリスクがあります。

また、管理の方法にも気をつける必要があります。

受付に来客表が置きっぱなしだったり、1ページに複数名分の情報が記入できるような形式の来客表であると、来客情報が他のお客様の目にも触れてしまいます。

このような場合、個人情報保護法第23条に抵触する恐れがあります。

そこで、来客ごとにタブレットまたはオンライン上で来客表を記入できるようになれば、そうしたセキュリティリスクも低減できます。

また、来客の履歴をPマークの取得に活用いただいている企業様もいらっしゃいます。

感染症対策の一環として

経団連発表の「新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」では、

取引先等を含む外部関係者の立ち入りについては、必要な範囲にとどめ、当該者に対して、従業員に準じた感染防止対策を求め、立ち入り者を記録する。

と定められており、万が一の時の迅速な対応が可能なように、記録を取ることが推奨されています。

有事の際、紙の記録を探すためにはオフィスへ行ってファイルを探す必要がありますが、

受付来客表をデジタル化することで、オンライン上から迅速に記録を探すことができるようになります。

来客受付表のデジタル化に成功した企業事例

ここからは、弊社のクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を使用し、来客受付表のデジタル化に成功した企業事例をいくつかご紹介します！

株式会社wevnalさま

株式会社wevnalさまでは、導入以前は、受付業務をバックオフィス1名が行なっており、8時間の勤務時間のうち、1時間ほどは順業務に使用していました。受付の負担が1名に大きくかかっていたため、変えたいとも思っていたところ、RECEPTIONISTを導入いただきました。

導入後は、

「このお値段で、受付業務をしてくれていた方のリソースも確保できた上、「Pマーク」のために記録していた入退出のログも取る必要がなくなったので、本当に業務が減りました。」

と、お喜びの声をいただいております。

テモナ株式会社さま

テモナ株式会社さまでは、RECEPTIONIST導入前までは、来客記録のために、受付表を来客者に記入してもらっていました。

しかし、導入後は、「来客表を記入してもらうのは手間のかかる業務で地味に面倒でしたが、その作業がなくなったのも非常に助かっています。」

と、お喜びの声をいただいております。

まとめ

今回は来客受付表のデジタル化についてお話ししました！

来客受付表の記入や管理は地味に手間のかかる作業ですが、デジタル化により効率化ができます。

ぜひ今後の参考としてご活用いただければ幸いです。