QRコードを使った受付システムについて解説！4つのメリットと2つのデメリットも紹介します

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

昨今、QRコードで受付ができるシステムが増えていますが、

その1つが弊社の提供するクラウド受付システム「RECEPTIONIST」です。

大変ありがたいことに年間200万人以上の方に使っていただいるので

この記事を読まれている方もどこかで見かけたことがあるかもしれません。

この完全非接触で受付できるQRコード機能をリリースしてから

・イベント、展示会、入社式　

・病院、クリニック、ホテル、美容室

・オフィスやビル

・工場

などの受付で使われるケースが増えたので、

今回はQRコードを使った受付により効率的な環境を作りたい方に向けて

・QRコード受付システムの選び方

・QRコード受付システムの4つのメリット

・QRコード受付システムの2つのデメリット

についてお伝えしていきます！

今後導入を検討している方の参考になれば幸いです。

先にQRコードで受付ができる「RECEPTIONIST」の機能・料金を見る

QRコードで受付ができるシステムとは？

QRコードで受付ができるシステムとは、iPadなどのタブレットに事前に発行されたQRコードをかざすだけで、受付が完了するサービスです。

これまでは受付係の人が、来訪された方に紙に入場情報を入力してもらい、それを保管し、担当者に連絡する、というフローでしたが、この一連の動きがQRコードをかざすだけで完了します。

管理も楽ですし、担当を探す手間も電話で取次手間も全部なくなります。

また、こちらの料金表を見ていただいた方はご存知の通り、コストもかなり安いので、

受付スタッフの人権などを考えるとコスト削減にも繋がりますね。

QRコード受付システムの選び方について

QRコード受付システムについて理解いただけたと思いますので、続いては選び方について解説していきます。

（1）完全非接触 or ワンタッチ接触

QRコード受付機能がある受付システムの中でも、完全に非接触のものと、端末の画面をタッチしてQRコードの受付をする画面を表示する2つのパターンがあります。

感染症対策を想定している場合は完全非接触を選ぶ方が良いでしょう。

その方がお客様の手間も１つ減りますので、お互いにスムーズです。

（2）デザインの確認

誰でも使えるようなUI・UX(画面デザインや操作性)になっているかどうかは大切です。

お客様の中でも最新システムに抵抗がある方もいますので、そういう方でも使えるデザインの受付システムを選ぶのが得策です。

使えないと逆に工数が増えて大変です。

（3）自社導入してるツールとの連携

受付システム導入により、業務を効率的にしていくためには既存のツールとの連携は必須です。

受付以外の管理業務や手続き業務も自動化できるので、面倒な手間が簡略化されます。

（4）サポート体制

受付システムはとてもシンプルな設定で使えるシステムですが、複雑な設定をする場合や他のツールとの連携する時など、ITが苦手な人だと難しい可能性があります。

なのでサポート体制がしっかりしているところを選ぶ方が得策です。

QR受付システムのメリット

ここからは、オフィス・店舗・工場・クリニック等での利用を想定したQR受付のメリットをご紹介します！

（１）お客様の手間が少ない

QRコード受付システムの場合、一般的な内線電話の受付と比較すると、約1/2以下の手間でお客様は受付が完了します。

一般的な受付といえば内線電話ですが、内線電話の場合、

①受付から電話をかける

②要件・担当者を伝え、取次をお願いする

③来客表を記入する

④入館証/ゲストカードを受け取り、入室する

といったフローがお客様側に発生します。

しかし、QRコードの受付の場合は、

①QRコードをかざして受付完了

②（入退館証が必要な場合は）プリンターから印刷された来館証/ゲストカードを持って入室

となるため、手間をかけずに入館できます。

（２）受付完了までの時間が早い

QRをかざすだけで受付が完了するため、スピーディに受付が完了します。

内線電話による受付では、受付完了まで約3-5分程度かかります。

しかし、QRコードによる受付システムでは、QRコードをかざしてから受付完了までが1分以内に完了するため、非常にスピーディです。

そのため、受付前で、お客様の列ができにくいのも特徴です。

セミナーや面接など、同じ時間帯に来客が重なる場合には特に便利です。

（３）来客の履歴を正確に管理できる

お客様固有のQRコードを使って入退館するため、

来客の情報・入退館履歴を正確にとることができます。

手書きの場合、紛失・書き忘れ等が起こりやすいだけでなく、

正確な入退館時間の把握が難しいため、セキュリティ上のリスクもあるので注意が必要です。

（４）感染症のリスクが少ない

QRコードをかざすだけであれば、内線電話や機械に触れる必要がないため、感染リスクも低減できます。

QRコード受付システムのデメリット

ここからは、オフィス・店舗・工場・クリニック等での利用を想定したQR受付のデメリットをご紹介します！

（１）発行に手間がかかる

QRコードで受付をする場合には、QRコードの発行作業が必要になります。

来社されることが決まった際に、QRコードを毎回発行する手間がかかるため、運用が煩雑になってしまいます。

解決策としては、日程調整と同時にQRコードを自動発行・自動送付できる機能を活用することをお勧めします。

以下、RECEPTIONISTの日程調整から受付完了までのデモ動画となります。

（２）QRコードを忘れてしまう人がいる

もう一つのデメリットには、QRコードを忘れて来社されてしまう方がいらっしゃるということです。

何週間も前に受け取ったメールの場合、

他のメールに埋もれてしまったり、誤って削除してしまう方もいらっしゃいます。

せっかくQRコードを用意していても、お客様が忘れてきてしまっては意味がありませんよね。

まとめ：QR受付ができる受付システムのメリット・デメリット

今回は、QR受付ができるオフィス向け受付システムのメリット・デメリットをご紹介しましたが、いかがでしたか？

QR受付ができる受付システムのメリットは、以下の４つです。

①来訪者の手間が少ない

②受付完了までの時間が早い

③来客の履歴を正確に管理できる

④感染症のリスクが少ない

こうしたメリットがあることから、QRコードを使用した無人・非接触の受付システムは、年々需要が高まっています。

ぜひ今後の受付方法や受付システムご検討の際の参考にしてみてください。

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