総務の業務効率化はなぜ必要？効率化のアイデアや手順を紹介

総務の皆さんは

「他の部署に比べてやたら忙しい…」

「自分にしかできない仕事が多く、なかなか休めない…」

と思ったことはありませんか？

どの会社の総務部門も、

人手不足や業務量過多などの課題を抱えているケースが多いです。

この課題への解決策として、業務効率化を図っていこうという動きが多くありますが、

「業務効率化を進めなくても何とか回っているので、なかなか取り組めない」

「目の前の業務が忙しくて、今はそれどころじゃない」

という企業は少なくありません。

一見遠回りに見える業務効率化は、しっかり土台を整えれば得られるものが大きいので、

まずはその重要性と緊急性を正しく認識するところから始めることが重要です。

本記事は、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」を提供する弊社が、

バックオフィス業務のDXに取り組むプロとして、

総務の業務効率化が必要な理由と効率化のアイデア、手順をご紹介します。

コア業務に集中したい総務の方は、是非ご一読ください！

総務部門が抱える課題と業務効率化が必要な理由

総務部門は、主に以下の3つの課題を抱えていることが多いです。

・人員不足で業務が属人化しやすい

・総務の業務量が過大になりやすい

・人的ミスが許されない業務が多い

これらの課題と業務効率化が求められる理由について、順番に説明します。

人員不足で業務が属人化しやすい

少子高齢化が進みつつある日本では、労働者人口が年々減少しており、

人員不足は常態化しつつあります。

総務部門は直接利益を出す部門ではないため、

どうしても人手を削られやすいあることは否めません。

新人が配属も減少しているため、勤続年数の長い社員が同じ業務を担当しがちになり、

業務が属人化しやすい傾向もあります。

このような状況下では、総務部門は業務を効率化するしかない状況となっています。

総務の業務量が過大になりやすい

総務部門の業務は、備品管理や電話応対などの庶務を始めとして、

来客の対応、従業員の福利厚生の手続きなど、細々とした作業が積み重なります。

結果として業務量が過大になりがちです。

さらに中小企業の場合、総務部門で人事の業務を兼務することもあり、

採用活動が重なるとさらに大きな負荷がかかります。

数多くの業務をこなしていくためにも、業務効率化は必須となっています。

人的ミスが許されない業務が多い

総務部門の行う各種手続きは、細かい仕事や個人情報を扱うものが多く、

人的ミスがゆるされない内容ばかりです。

電話や来客応対も入りやすく、何か別の作業をしていても割り込まれる確率が高くなります。

しかし、人が行う作業である以上、いつかどこかでミスを起こす可能性は十分にあり得ます。

人的ミスを防ぐため、業務そのものを自動化することも必要になってきます。

総務の業務効率化アイデアと得られるメリット

総務部門の業務を効率化するためのアイデアとして、以下をピックアップしました。

・業務の見える化を推進

・業務を見直して無駄な部分をなくす

・ITツールを導入してシステム化

・業務のアウトソーシング化

具体的なアイデアの内容を以降で説明します。

業務の見える化を推進

業務の属人化を防止し、効率化するための検討材料を得るためには、

業務の見える化を進めることが重要です。

業務の見える化には、以下の施策が役立ちます。

・部内の業務を一覧化

・一覧化した業務の進捗管理

・業務のマニュアル作成

・各種情報の共有化

すべての業務内容と進捗状況を部門内で共有すれば、

進捗の遅れている業務を早い段階で判明し、迅速に支援できます。

また、業務の手順をマニュアル化して共有することで業務の属人化も防止できます。

業務を見直して無駄な部分をなくす

業務のマニュアル化を進めると、自然と業務の見直しにもなり、

無駄な作業に気付ける点も見逃せないメリットです。

完成したマニュアルを他の人が読むことで、

担当者では気付きにくい無駄な作業が判明するケースも考えられます。

無駄な業務を排除すれば、その分業務の効率化が進み、生産性の向上が見込めます。

ITツールを導入してシステム化

手書きのメモやスケジュール帳でのスケジュール管理は、

個人でしか情報を参照できず、誰がどのような作業や予定を抱えているかが分かりません。

タスク管理やスケジュール管理などのITツールを導入し、これらの情報を共有することで、

業務内容や進捗を見える化できます。

総務向けのITツールも数多く出回っているため、自社に合ったツールを導入することで、

業務の効率化を劇的に進めることも可能です。

業務のアウトソーシング化

総務の担当業務の中には、備品管理や人材募集に関する業務など、

比較的外部にアウトソーシングしやすいものがあります。

アウトソーシングにより、人件費の節約や、他の業務への人員集中が可能です。

総務の業務効率化を進める手順5ステップ

総務の業務効率化を進める手順としては、以下のようなステップで進めると効率的です。

実際の流れをイメージしやすいよう、

「作業の属人化を解消」「人手不足を解消」の2つに分けて作業例を記載しています。

以降で総務の業務効率化を進める手順について解説します。

1.現状分析および課題の整理

総務部門の従業員にヒアリングをして現状を分析し、課題を整理します。

ヒアリングのタイミングで総務部門の従業員に協力を仰ぎ、

問題となりそうな業務の作業量や業務の手順も忘れず確認しましょう。

課題を整理する際は、

部門のボトルネックとなっている業務を優先して対応するなどの優先順位付けが重要です。

2.解決策の立案

整理した課題をもとに、解決策を検討します。

総務の業務効率化アイデアや予算を検討材料として、最適な解決案を検討・立案しましょう。

この段階で、解決策実行のスケジュールや、効果測定の日程・測定方法なども検討します。

解決策を立案したら、総務部門の従業員と確認の打ち合わせを行い、

了承を得てから次のステップへ進みましょう。

総務部門は特定の日に多忙になるケースもあるため、

早めにスケジュールを調整することがおすすめです。

3.解決策の実行

総務部門の合意が取れたら、スケジュールに従って解決策を順番に実行します。

必要に応じて現場と連携しつつ、業務の妨げとならないよう注意しながら進めましょう。

4.実行した解決策の効果測定

スケジューリングしたタイミングで、解決策の実行でどのような効果が得られたのか、

新たな問題は浮上していないかなどを確認する効果測定も予定に入れましょう。

効果測定では、可能な限り定量化することも重要です。

5.効果測定を元に改善策を立案

効果測定の結果、フォローが必要な解決策については対応方法を検討しましょう。

部内で支援者を確保できるか確認し、

できない場合はアウトソーシングの活用もおすすめです。

その後は、新しい改善策を実施して効果測定を行う一連の流れを繰り返しましょう。

総務の業務効率化を進める上での注意点

実際に総務の業務効率化を進める上で、

気をつけたい注意点とともに、対応策も提示します。

問題発生を未然に防ぐために是非お役立てください。

業務効率化に必要な体制が整っているか

総務の業務効率化には、専門の体制を整えることが重要です。

総務部門から人員を確保できるのが一番いいですが、

もとより多忙な部署なので難しいことが予想されます。

そのため、別部門より総務の業務効率化に特化した担当を新設するなど、

業務効率化に必要な体制を整えられると理想的です。

定期的に効果測定と改善策を立てる運用ができているか

業務効率化を行うには、効果測定を行い、改善策を立てる運用が必要となります。

ここでも大切になるのが、定期的な効果測定と改善策を検討する人員の確保です。

業務効率を推進する人がそのまま効果測定や改善策の検討に回るのも良いですし、

別部門の人が担当して客観的な意見を取り込めるようにするのも良いでしょう。

自社のリソース状況に合わせて、無理なく運用できる仕組み作りをすることが大切です。

従業員が使えるITツールを導入しているか

せっかくITツールを提供しても、総務部門の人々が利用してくれなければ意味はなく、

導入にかかったコストがそのままマイナスになります。

無料トライアルを使用できる場合は従業員にテスト運用をしてもらい、

操作できるかどうかを確認しましょう。

総務の業務効率化ツールには「RECEPTIONIST」がおすすめ

総務の業務効率化の一環として、来客対応業務から解放される、

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」を導入するのはいかがでしょうか？

来客対応業務にかかるコストは意外に大きいです。

特に来客の多い業種の場合、専任の受付係が必要になります。

RECEPTIONISTを導入すると、社内の各担当者が直接対応することになるため、

総務部門の来客対応業務はほぼ0になり、コストの大幅削減が可能です。

受付業務の負担軽減以外にも、

入退館記録の正確な取得やオフィスの感染対策にも活用できます。

総務部門の業務効率化に、是非RECEPTIONISTをお役立てください！

まとめ

総務の業務効率化は、早めに取り組み始めることと計画的に進めていくことが重要です。

業務内容や進捗情報の共有化から着手し、少しずつ効率化施策を推進していきましょう。

総務部門の受付業務が負担になっている場合は、

是非「RECEPTIONIST」の導入もご検討ください！