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入退室(入退場)管理システムでセキュリティアップと業務効率化を実現!導入効果や選び方も紹介します

入退室管理システムでセキュリティアップと業務効率化を実現!

入退室(入退場)管理システムの導入を検討されていますでしょうか?

 

今回は、

 

「導入効果がよくわからない」

「どのシステムを選べばいいかわからない」

 

といった方に向け、

入退室管理システムと連携するクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を提供する弊社が、

入退室管理システムのメリットや電子錠の認証技術、システムの選び方など幅広く解説します。

 

入退室管理システムについて情報収集されている方は、是非チェックしてみて下さい!

入退室(入退場)管理システムとは?

入退室管理システムとは、オフィスなどの出入口に設置されるシステムで、

入退室の管理や履歴の記録を行うものです。

 

このシステムにより、誰がどのエリアに入退室したかや、

誰がどのエリアに入室できるかを管理することができるため

セキュリティ管理や業務の効率化に役立ちます。

 

また、「電子錠」を設置するため、物理的な鍵に頼らずに管理できます。

 

電子錠には、顔認証などの様々な認証方式が搭載されている点がポイントです。

 

認証手続きを経ることで、

入場の権限を付与したり、特定区域の鍵の開閉を遠隔操作で行ったりできます

 

設置にあたって大がかりな工事が不要で、ドア1つからでも安価に導入できることから、

近年オフィスや工場・工事現場を中心に導入が進んでいるシステムです。

入退室(入退場)管理システムを導入するメリット6つ

入退室管理システムを運用すれば、企業が抱えるさまざまな課題を解決することが可能です。

 

入退室管理システムを導入するメリットは次の6つです。

 

1.セキュリティの強化

2.鍵の配布や管理の効率化

3.正確な勤怠把握など労務管理の強化

4.感染拡大防止の施策として有効

5.会議室利用の効率化

6.空間シェアビジネスを可能にする

 

では、それぞれのメリットについて見ていきましょう。

 

1.セキュリティの強化

施設またはオフィスへの侵入を防ぐための一般的な方法は、

出入り口に鍵を設置し、鍵を持つ人だけが入退室できるようにする方法です。

 

しかし、鍵の不正複製・紛失・盗難やピッキングなどの危険があり、安全とは言えません。

 

入退室管理システムを導入すると、

本人認証で入室者を管理でき、記録も残るためため、よりセキュリティが高められます。

 

ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)やPマーク(プライバシーマーク)などの

セキュリティ規格に準拠する要件を効率的に満たしたい企業におすすめです

 

2.鍵の配布や管理の効率化

多くの人数がアクセスできるエリアを管理するには、物理的な鍵管理だけでは不十分です。

 

入退室管理システムなら、

利用者が持っているカードキーなどの権限をシステム側で適宜管理できるようになります。

 

これによって、物理的な鍵にありがちな回収・再配布など

鍵管理の手間が大幅に改善されます。

 

特に、他店舗へのヘルプやインターンなど人の入れ替わりが多い職場環境であれば、

鍵の管理工程を削減し大幅な業務効率化となります。

 

例えば、アルバイトスタッフが鍵を持ったまま退職してしまったとしても、

カードキーから入室権限を削除するだけで解決可能です。

 

鍵を返してもらったり、鍵を交換する必要もないのでスムーズです。

 

また、鍵を当日の担当者に受け渡しているケースでは、

急な欠勤などが起こると、業務開始時間になっても鍵を開けられず業務に支障が出る可能性があります。

 

入退室管理システムなら、管理画面からカードキーの権限を変更するだけで、

鍵の受け渡しが可能になるため、手渡しの必要がありません。

 

実際に、筆者が昔アルバイトしていた飲食店では

鍵を手渡しで受け渡ししていました。

 

ある時、店長が出勤中に車で事故を起こしてしまい

時間になっても鍵がないため店に入れず、当日の営業準備が間に合わなかったことがありました。

 

こうした事例は稀だと思いますが、絶対に起きないとは言えません。

不測の事態が起きても、入退室管理システムがあればリスクを低減できます。

 

3.正確な勤怠把握など労務管理の強化

従来利用されていたタイムカード式の勤怠管理では、押し忘れてしまう可能性があり、

確実な勤怠管理ができないという課題がありました。

 

エクセルファイルなどで自己申告する運用も、正確性を担保することは不可能です。

 

一方、入退室管理システムの記録機能を活用すると、

入室者や入室時間などの記録が自動的に取得できます。

 

出勤時には必ずデスクのあるエリアに入室するため、

入退室の記録は勤怠の確実なデータにすることができます。

 

しかも建物内にいる人を時間単位でチェックできることから、

無断休日出勤や残業なども把握でき労務管理の強化に役立ちます。

 

また、出社とリモートのハイブリッドワークを採用しているオフィスでは、

オフィスの使用率を取得して、オフィス移転の検討材料にすることもできます

 

4.感染拡大防止の施策として有効

入退室管理システムと連携している電子錠には、様々な認証方式が採用されています。

 

リーダーにかざして読み取りをする認証方式の場合、物理的な接触を最低限にできるので、

コロナやインフルエンザなどの感染症対策として有効です。

 

不特定多数の人が触れない認証方式であれば、

入退室管理システムの利用者に無用なストレスを与えることがありません。

 

例えば、QRコード認証なら、オンライン上で鍵の受け渡しが可能です。

 

非対面による無人受付システムなどにもこの認証方式が利用されています。

 

5.会議室利用の効率化

入退室管理システムでは、

各エリアの利用状況を把握できるようになります。

 

会議室が今使えるかどうかもチェックできるため

ダブルブッキングを避けたり、

機密性の高い会議に誤って入室してしまったりする心配がありません。

 

会議室の利用時間や頻度、人数規模のデータも抽出可能になり、

オフィスのレイアウトを自社の利用実績に合わせて最適化するのにも役立ちます。

 

また、離席中の従業員がどの会議に参加しているのかなどが可視化されるので、

どこにいるのか探し回る手間もなくなります。

 

6.空間シェアビジネスを可能にする

テレワークやハイブリッドワークが当たり前の世の中になり、

オフィススペースの縮小やシェアオフィス運営を検討している企業も多いでしょう。

 

コワーキングスペース、レンタルオフィスやシェアオフィスの運用では、

通常対面での会議の受け渡しが必要になります。

 

しかし、クラウド上でアクセス権限の付与や停止を操作できる入退室管理システムを使えば、

手間を省き効率的な運営ができるようになります

 

鍵の開閉を遠隔操作できれば、個室をシェアビジネスに活用することもできます。

電気錠を解錠する認証方式の種類5つ

入退室を管理するには、扉の開け閉めを電気的に管理する電子錠に交換し、

開錠するための認証リーダーを設置する必要があります。

 

主な認証方式は次の5つです。

 

1.暗証番号テンキー

2.非接触ICカード

3.生体認証

4.スマホアプリ

5.QRコード認証

 

電子錠の認証方式の詳細を以下にまとめています。

 

認証方式認証方式の概要
暗証番号テンキー

・0から9までの数字10個を組み合わせた認証方式

・事前に設定した暗証番号を知っていれば解錠できる

・汎用的で低コストなため導入しやすいが、共通の暗証番号を使用すると特定の個人の入退場を管理できない

・第三者に暗証番号を知られないように、定期的に変更する必要がある

・不特定多数の人が触れるため、感染症対策が難しい

非接触ICカード

・カードリーダーにかざして、ICチップの情報をもとに解錠する

・社員証とも兼用できる

・交通系ICカードに認証情報を登録する方法もある

・個人による管理に委ねるため、ICカードには紛失・盗難のリスクがある

生体認証

・バイオメトリクス認証ともよばれる

・固有の身体的特徴を利用して個人を特定する認証方式

・顔認証、指紋認証、静脈認証などがある

・なりすましや紛失・盗難のリスクが低い

・安全性が高くセキュリティ強化に役立つ反面、導入コストが高い

スマホアプリ

・専用アプリをインストールしたスマホをリーダーにかざして解錠する方式

・管理画面で鍵の有効期限や時間設定が可能なため、来客向けの一時的な鍵の発行に適している

QRコード認証

・事前に配布したQRコードをスマホ画面に表示、あるいは紙に印刷したものをリーダーにかざして解錠する方法

・利用できる時間や場所を設定可能でセキュリティ向上に役立ち、来客向けの一時的な鍵の発行に適している

・完全非接触で解錠できるため、感染症対策として有効

 

例えば建物のエントランスはICカード認証、機密情報の保管場所には顔認証を採用するなど、

用途によって使い分けることもおすすめです。

自社にぴったりの入退室(入退場)管理システムの選び方

導入効果や認証方式がたくさんある入退室管理システムですが、

その中からどのシステムにするかを決めるのは簡単ではありません。

 

ここでは、入退室管理システムの選び方について3つのポイントを解説します。

 

1.システムの導入費用で比較

それぞれの入退室管理システムには、独自のプラン・料金設定があります。

 

入退室管理システムを活用して具体的に何を叶えたいのかを明確にしておくことで、

オーバースペックなシステム導入によるコスト増大を防げるでしょう。

 

ただし、導入時には機能だけでなく、費用の比較も重要です。

 

システムによっては、ドアごと取り替えが必要なものもあり、施工の時間と費用がかさみます。

 

簡単にドアノブに取り付けるだけで運用開始できるタイプなら、

自分たちで取り付けられるので運用開始を早くでき、コストも抑えることができます。

 

加えて、導入が簡単な鍵については、万一故障してしまった場合でも、

比較的低コストで復旧できる点もメリットです。

 

2.連携対応アプリで選ぶ

入退室管理システムをより便利に活用するためには、他のサービスとの連携がおすすめです。

 

入退室管理システムごとに、連携できるサービスやアプリケーションが異なります。

 

そのため、現在自社で使用しているチャットなどと連携ができるシステムを選びましょう

 

既存のサービス運用体制に追加するだけで入退室管理システムが使えるなら、

従業員へのトレーニングも減らせますし、浸透もしやすいです。

 

また、導入する入退室管理システムがより多くのツールとの連携が可能なら、

勤怠管理・受付システム・設備管理などともスムーズに連動することが可能です。

 

各々のシステム間が自動でデータ連携すれば、

ヒューマンエラーを低減でき、より信頼できる運用体制が築けます。

 

3.鍵の使いやすさ・管理のしやすさで選ぶ

入退室管理システムで使用する鍵の種類も詳しく知っておきましょう。

 

カードキー・スマートフォンアプリ認証・生体認証・暗証番号入力などの鍵方式があります。

 

カードキーを社員証として使えるようになっていると、携行するカードを減らて便利ですし、

生体認証や暗証番号入力と比べて入室が手早くできます。

 

頻繁に認証が必要ないケースなら、

紛失の心配がない生体認証形式にすることで、より運用しやすくなるでしょう。

 

ICカードなどのスタッフ個人が持っている汎用的なアイテムをカードキーとして使える場合は、

カード発行の費用がかかりません。

 

また、入退室管理システムは管理画面の使いやすさも重要です。

 

例えば、アクセス権限の与奪やカード登録が簡単にできるものなら、

運用しやすいだけでなく、より正確な入退室ログデータが取得できます。

入退室(入退場)管理システムと連携できるサービス

入退室管理システム導入の際は、

ほかのオフィス業務も同時に効率化できるようないシステムを検討すると

業務をより効率化できます。

 

例えばですが、

 

・クラウド受付システム「RECEPTIONIST

・会議室管理予約システム「予約ルームズ

・勤怠管理システム「ジョブカン勤怠管理」

・経費精算システム「transit manager」

 

などがあります。

 

1.クラウド受付システム「RECEPTIONIST」

 

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」では、

オフィスに来客が来たと同時に、ゲスト用の入館証を発行したり、

来客記録をクラウド上に自動保管することができます。

 

さらに、入退室管理システムと連携させると

フラッパーゲートやカードリーダーに発行した入館証をかざすことで

鍵を開けることができたり、外部からのお客様の入退室も管理できます。

 

一般的な入退室管理システムにはない

外部のお客様をお迎えする場合の機能が搭載されているため、

オフィスや施設に来客が多く来る場合に最適です。

 

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2.会議室管理予約システム「予約ルームズ」

 

会議室管理予約システム「予約ルームズ」では、

会議室の入退室の記録ができるだけでなく、

 

・会議室の空き状況

・会議室の空予約防止機能

・会議室の利用分析機能

 

などにより、会議室エリアの入退室を可視化できるようになります。

 

予約ルームズの料金を確認する 

 

3.勤怠管理システム「ジョブカン勤怠管理」

勤怠管理システム「ジョブカン勤怠管理」では、

入退室管理システムのカードリーダーを活用し、

従業員による打刻漏れや打刻忘れを防止することで、

月末などの勤怠締めにかかる時間を削減することができます。

 

4.経費精算システム「transit manager」

交通系ICカードに対応した交通費精算クラウドサービス「transit manager」では、

入退室管理システムのカードリーダーに交通系ICカードをかざすことで、

勤務時間の管理だけでなく、交通費の精算をtransit managerで行うことが可能になります。

入退室(入退場)管理システムを導入した工場の事例

1.オリオンビール(名護工場)

「効率化意識の高い工場にこそ勧めたい。900時間/年の時間コスト削減に成功!」

 

オリオンビール様クラウド受付システムRECEPTIONIST

 

事業:ビール類製造販売、清涼飲料販売、リゾートホテル事業

従業員数:132名

 

Before
(1)お客様かどうかの判別ができずセキュリティ面で不安を感じていた
(2)担当者不在時の取次業務に時間を取られていた

 

After
(1)「来客者情報の見える化」でセキュリティ強化に繋がった
(2)900時間・100万円以上/年のコストを削減することができた

 

事例記事URL:https://receptionist.jp/case/orionbeer/

 

2.太陽油脂株式会社

「フードディフェンス対応の非接触受付システムで工場のDX推進に貢献 」

 

工場受付のイメージ

 

事業:食用加工油脂、石けん・化粧品、飼料の製造販売

従業員数:230名

 

Before
(1)アナログな入退場管理により、フードディフェンスに対するリスクが高まっていた
(2)コロナ禍でも、面会カードの記入など接触での受付対応が発生していた
(3)受付からの電話対応や担当者への取次で、来客のたびに総務部門の仕事が止まっていた

 

After
(1)フードディフェンス対応における来訪者記録の管理強化
(2)完全非接触による受付対応の実現
(3)総務部門の業務工数削減

 

事例記事URL:https://receptionist.jp/case/taiyo-yushi/

まとめ

入退室管理システムを導入することで、セキュリティ対策になるだけでなく、

鍵管理効率化や勤怠管理効率化などのシナジー効果が期待できます

 

また、受付システムと連携することで、

来訪者対応から記録管理、鍵管理までまるっと効率化できます。

 

この機会にぜひ入退室管理システムや受付システムをご検討ください!

 

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