PマークやISMS認証の取得のために、

入退室管理システムの導入を検討されている企業の方も多いのではないでしょうか？

その一方で、

「どんな導入効果があるのかあまりわかっていない」

「様々なシステムがあるけど、どういう基準で選べばいいかわからない」

という方も同じように多いことが予想されます。

そこで、本記事ではクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を提供する弊社が、

セキュリティ対策などオフィスDXをサポートする立場から

入退室管理システムのメリットや自社にぴったりのシステムの選び方について解説します。

入退室管理システムについて情報収集されている方は是非チェックしてみて下さい！

入退室管理システムを導入すると業務が効率化される

入退室管理システムは、誰がどのエリアに入室できるかを管理したり、

入退室の詳しい履歴を記録したりできるシステムです。

セキュリティ向上に加え、業務をより効率的に行えるようになるポテンシャルを持っています。

効率化や合理化できるいくつかの分野を紹介します。

入退室管理システムでセキュリティ向上

それぞれのエリアに入るための入り口に鍵を設置して、

鍵を持っている人だけが入室できるようにすることは一般的です。

しかし、鍵の不正複製・紛失・盗難やピッキングなどの危険があり、安全とは言えません。

入退室管理システムを導入すると、本人認証で入室者を管理できるため、

よりセキュリティが高められます。

ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やPマーク（プライバシーマーク）などの

セキュリティ規格に準拠する要件を効率的に満たしたい企業におすすめです。

入退室管理システムで会議室利用が効率化

入退室管理システムでは、各エリアの利用状況を把握することも簡単になります。

会議室が今使えるかどうかもすぐにチェックできるので、ダブルブッキングを避けたり、

機密性の高い会議に誤って入室してしまったりする心配がありません。

会議室の利用時間や頻度、人数規模のデータも抽出可能になり、

オフィスのレイアウトを自社の利用実績に合わせて最適化するのにも役立ちます。

また、離席中の従業員がどの会議に参加しているのかなどが可視化されるので、

どこにいるのか探し回る手間もなくなります。

入退室管理システムで鍵管理がシンプルに

多くの人数がアクセスできるエリアを管理するには、物理的な鍵管理だけでは不十分です。

入退室管理システムなら、

利用者が持っているカードキーなどの権限をシステム側で適宜管理できるようになります。

これによって、鍵管理の手間が大幅に改善されます。

例えば、アルバイトスタッフが鍵を持ったまま退職してしまったとしても、

カードキーから入室権限を削除するだけで解決が可能です。

鍵を返してもらうために連絡をとったり、鍵を交換したりする必要がないのでスムーズです。

また、鍵を当日の担当者に受け渡して入れるようにしているケースでは、

急な欠勤などで、業務開始時間になっても鍵を開けられず支障が出てしまいます。

入退室管理システムなら、管理画面でカードキーの権限を変更するだけで、

鍵の受け渡しが簡単に設定できます。

入退室管理システムで確実な勤怠管理が可能に

従来利用されていたタイムカード式の勤怠管理では、押し忘れてしまう可能性があり、

確実な勤怠管理ができないという課題がありました。

エクセルファイルなどで自己申告する運用も、正確性を担保することは不可能です。

一方、入退室管理システムの記録機能を活用すると、

入室者や入室時間などの記録が自動的に取得できます。

出勤時には必ずデスクのあるエリアに入室するため、

入退室の記録は勤怠の確実なデータにすることができます。

また、出社とリモートのハイブリッドワークを採用しているオフィスでは、

オフィスの使用率を取得して、オフィス移転の検討材料にすることもできます。

自社にぴったりの入退室管理システムの選び方

導入のメリットがたくさんある入退室管理システムですが、

たくさんある中からどのシステムにするかを決めるのは簡単ではありません。

ここでは、入退室管理システムの選び方について3つのポイントを解説します。

1.システムの導入費用で比較

それぞれの入退室管理システムには、独自のプラン・料金設定があります。

入退室管理システムを活用して具体的に何を叶えたいのかを明確にしておくことで、

オーバースペックなシステム導入によるコスト増大を防げるでしょう。

ただし、導入時には機能だけでなく、費用の比較も重要です。

システムによっては、ドアごと取り替えが必要なものもあり、施工の時間と費用がかさみます。

簡単にドアノブに取り付けるだけで運用開始できるタイプなら、

自分たちで取り付けられるので運用開始を早くでき、コストも抑えることができます。

加えて、導入が簡単な鍵については、万一故障してしまった場合でも、

比較的低コストで復旧できる点もメリットです。

2.連携対応アプリで選ぶ

入退室管理システムをより便利に活用するためには、他のサービスとの連携がおすすめです。

入退室管理システムごとに、連携できるサービスやアプリケーションが異なります。

そのため、現在自社で使用しているチャットなどと連携ができるシステムを選びましょう。

既存のサービス運用体制に追加するだけで入退室管理システムが使えるなら、

従業員へのトレーニングも減らせますし、浸透もしやすいです。

また、導入する入退室管理システムがより多くのツールとの連携が可能なら、

勤怠管理・受付システム・設備管理などともスムーズに連動することが可能です。

各々のシステム間が自動でデータ連携すれば、

ヒューマンエラーを低減でき、より信頼できる運用体制が築けます。

3.鍵の使いやすさ・管理のしやすさで選ぶ

入退室管理システムで使用する鍵の種類も詳しく知っておきましょう。

カードキー・スマートフォンアプリ認証・生体認証・暗証番号入力などの鍵方式があります。

カードキーを社員証として使えるようになっていると、携行するカードを減らて便利ですし、

生体認証や暗証番号入力と比べて入室が手早くできます。

頻繁に認証が必要ないケースなら、

紛失の心配がない生体認証形式にすることで、より運用しやすくなるでしょう。

ICカードなどのスタッフ個人が持っている汎用的なアイテムをカードキーとして使える場合は、

カード発行の費用がかかりません。

また、入退室管理システムは管理画面の使いやすさも重要です。

例えば、アクセス権限の与奪やカード登録が簡単にできるものなら、

運用しやすいだけでなく、より正確な入退室ログデータが取得できます。

入退室管理を業務効率化に活かせる「RECEPTIONIST」

入退室管理システム導入の際にぜひおすすめしたいのが、

受付システムの「RECEPTIONIST」です。

様々な入退室管理システムとの連携が可能で、

来訪者が多い工場などの施設でしっかり入退室管理をするのに役立ちます。

ここではRECEPTIONISTのおすすめポイントを紹介します。

来訪者を入退室管理できる

情報漏洩などの万が一の際のリスク管理をするためには、

従業員だけでなく、来訪者も含めたすべての入退室記録を保持する必要があります。

RECEPTIONISTの来訪者管理機能を入退室管理システムと連携させることによって、

エリアへの入室者を正確に捕捉可能です。

来訪者が受付に来る前から、

来訪者の名前・連絡先・所属などの必要な情報が受付システムに記録されます。

このデータを入退室管理システムと結びつけることで、

単なる不特定の「来訪者」の入室記録としてではなく、来訪者個人の追跡が可能になります。

リスク管理が徹底できる

RECEPTIONISTでは、受付に来られた来訪者へ入館証を発行することが可能です。

社員証を携帯しているスタッフとは異なる入館証を持っていることで、

来訪者を視覚的に区別でき、案内や警備が容易になるメリットがあります。

また、入退室管理システムと連携することで、ゲートやドアでの入室許可を管理したり、

入退室の記録をしたりできるため、セキュリティの向上が期待できます。

まとめ

入退室管理システムを導入することで、セキュリティ対策になるだけでなく、

鍵管理効率化や勤怠管理効率化などのシナジー効果が期待できます。

また、受付システムと連携することで、来訪者対応から記録管理までまるっと効率化できます。

記事内で紹介したクラウド受付システム「RECEPTIONIST」も、

この機会に是非ご検討ください！