あらゆる内線電話の受付に共通すること
内線電話で受付をしているオフィスでは、以下のような課題が考えられます。
- ・ 総務・アシスタント・若手社員は、来客の度に仕事の手を止めて対応
- ・ 来客がある担当者は忙しく、席にいないことがほとんどのため、オフィス内を探し回る
- ・ 来客が担当者に伝わるまで、お客様が待たされてしまう。
総務・アシスタント・若手社員は自分の仕事に集中できない！？
・来客の度に、自分の仕事の手を止めて、来客対応をしなければならない。
・来客電話を受けた後、担当者に伝えようとしても席にいなかった場合、携帯電話やチャットにて連絡するが、返信が無く伝わったかどうか不明な場合は、担当者を探すためにスケジューラーでどこにいるか確認し、その場所へ探しにいかなければならない。
・携帯電話を内線として利用している場合、番号を調べれば担当者宛に連絡できるが、担当者の前の会議が長引いている場合や、トイレなどの電話に出れないタイミングだと結局来客を伝えることができず、対応に時間がかかってしまう。
忙しい担当者はアポの連絡を受け取りにくい
・アポの時間が近づいてきたら、来客連絡を受けるために席に戻らなければならない。
・前の会議がアポの時間の直前まで入っている場合、来客連絡を自席で受け取ることができず、自席の周りの人が来客対応することになり迷惑をかけてしまうだけでなく、来客が伝わるまでに時間がかかりすぎてしまう。
お客様は時間通りに到着したのに待たされてしまう
・内線電話で受付をしてからそれが担当者に伝わるまでに時間がかかるので、待ち時間が長い。
・時間通りに到着してるにも関わらず、担当者に伝わるまでにタイムラグがあるため、遅刻したと誤解されてしまう。
・Pマーク対応の企業だと来客票を手書きで記入しなければならない。
・部署ごとの内線番号表が置かれていても担当者の部署を覚えていないため、スマホで担当者との過去メールを検索し、部署名を確認しなければならない。
・内線電話の場合、受付で自社名と自分の名前を名乗らなければならないため、周りにいる他のお客様に自分がどこの誰なのか聞かれてしまう。
解決策：クラウド受付システム「RECEPTIONIST」で、直接担当者に来客をお知らせ
- ・ 総務・アシスタント・若手社員は来客対応をする必要がなくなる
- ・ 担当者はどこにいても来客通知をすぐに受けられる
- ・ お客様はすぐに受付完了でき、手書きの必要もなく待ち時間もない
総務・アシスタント・若手社員は、自分の仕事に集中
・直接担当者に来客が通知されるため、来客の取次業務がなくなり、受付に関する業務から解放されます。
担当者はどこにいても来客の到着がわかる
・ビジネスチャットやSMSで直接通知が来るため、自席で待機している必要がなく、どこにいても来客通知を受け取ることができます。
・受付と同時に来客が担当者に通知されるため、担当者が早くお迎えに行くことができ、お客様をお待たせしません。
お客様の待ち時間が大幅に削減
・iPadで受付をするとすぐ担当者に伝わるため、遅刻したと誤解されることもなく、長い時間待たされることもなくなります。
・受付した内容がデータで保存されるため、手書きの来客票に記入する必要はなくなります。
・担当者の名前さえ覚えておけば受付ができるため、部署名を調べるためにスマホで担当者との過去メールを検索する必要もありません。
RECEPTIONISTを導入すると
総務・アシスタント・若手社員の方が「取次業務から解放され、本来の業務に集中できる」ようになり、
社員の方は「どこにいてもすぐに来客通知を受けられる」ことでお客様をすぐにお迎えすることができるようになり、お客様も「待ち時間なく、すぐに会議を始められる」ようになります。
これにより、お客様との信頼関係を築きつつ、個々の社員の無駄な時間をなくすことで、会社全体のパフォーマンスを最大化することができます。
