座席管理システムでフリーアドレスオフィスの座席・スペース活用を効率化

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！
 

新たな働き方の浸透やオフィスの在り方が日々変化していく中、「フリーアドレス・ABW」や「ハイブリッドワーク」など、働く時間や場所を自由に選べるようになってきています。
 

そんな状況において、オフィスのスペースを有効活用する手段として「座席管理システム」に注目が集まっていることを知っていますか？
 

座席管理システムがどういったものか、どんなメリットがあるかについてを、この記事で紹介していきます。

座席管理システムとは？

座席管理システムとは、オフィスなどのワークスペースにおいて、従業員が座席予約を行ったり、従業員の座席位置を確認したりする「座席管理」に特化した管理システムです。
 

フリーアドレスの導入により従業員の固定席がなくなったことで、従業員は出社した際に自身で業務をする座席を選択するようになりました。
 

従業員自身が自由に働く場所を選べるようになる一方で、こういった課題がオフィスで発生しているケースがあります。

• 従業員がオフィスのどこにいるか / 出社しているのか分からない
• 出社してみたら人が多くて座席が足りなかった

このような課題を解決するため、、従業員の座席予約や座席位置確認を効率化するためのシステムが座席管理システムです。
 

座席管理システムを用いることで、スマホやPC経由の座席予約、従業員の座席レイアウト図の表示などが可能になります。
 

また、コロナ禍におけるソーシャルディスタンスへの取り組みが可能になり、オフィスに到着次第、すぐに業務に集中できる環境が整うといったメリットがあるのです。

座席管理システム導入で得られるメリット

座席予約システムを導入することで、企業にはどのようなメリットが期待できるのでしょうか。
 

ここでは、座席予約システムによるメリットを大きく4つ挙げ、紹介します。
 

オフィスの座席利用や管理がスムーズになる

座席管理システムを導入すれば、座席の利用・空席状況を一元管理や共有することが可能です。
 

従業員は空席探しに時間を使ったり、「出社したら席が空いてなかった」といった座席確保の無駄な時間を費やす必要がなく、業務効率向上が期待できます。
 

「スペースの有効活用」「従業員同士のコミュニケーション活性化」といった、フリーアドレス導入の効果を発揮することにも有効です。

従業員の居場所をすぐに検索でき、探す時間と手間が軽減される

座席予約システムを導入すれば、フリーアドレスオフィスであっても、誰がどこに座っているかが一目で分かるようになります。
 

従業員に来客や外部からの連絡があった場合や、相手に相談をしたい場合など、その従業員がどこにいるかがすぐに検索できるので、社内を探し回るといった無駄な手間や時間が軽減されるのです。
 

また、事前の座席予約を行うルールにしておけば、「明日はチームメンバーが多いから相談のために出社しよう」といった出社/リモートの判断材料にもなり、よりスムーズな社内コミュニケーションを促進する効果もあります。
 

出社率や座席の利用履歴から、適切な席数の把握やオフィスの省スペース化が可能になる

座席予約システムの利用履歴を活用すれば、フリーアドレスオフィスの適切な席数を把握でき、スペースの調整にも役立てられます。
 

出社/リモートワークとの兼ね合いで空席が多い場合などは、オフィススペースの縮小や、座席利用率が高い部署にスペースを割くといった方法なども検討でき、座席やオフィススペースの利用率向上が期待できます。
 

また、事前予約や空席確認によって社員の利便性が向上し、オフィスの利用促進にもつながるでしょう。

感染症対策としての座席管理や利用率のコントロール

まだコロナ禍が続いている状況においては、座席管理システムの利用が感染症対策にも有効です。
 

「いつ・誰が・どこに座ったか」が可視化されるため、万が一感染者が出た場合、近くに座ったり関わったりした濃厚接触者を把握することができます。
 

また座席状況が可視化できるため、各々がソーシャルディスタンスを取れるようにもなるため、感染症対策の目的で導入する企業もいます。

おすすめの座席管理システムを紹介

これから座席管理システム導入を検討している企業様向けに、おすすめの座席管理システムを紹介します。
 

座席管理に特化したものから、その他のオフィス業務も効率化してくれるシステムまで様々です。
 

YourDesk

『YourDesk』は、テレワークやフリーアドレスオフィスでの座席管理をはじめ、様々な座席予約に対応できる座席管理システムです。基本料金が1ID：100円と低価格でありながら、機能の豊富さにも定評があります。
 

基本料金にオプション機能を付加すれば利用者の状況に合わせた使い方ができ、さまざまなニーズに応えることができます。
 

Suwary

『Suwary』は、iPhone・Androidに対応した座席予約アプリです。
 

予約時間になったらアプリを起動してかざすだけでチェックインでき、終了時間には自動退席できるシンプルな設計が魅力なので、スマホ1つで簡単に運用できるのが特徴です。
 

GPS座席キャンセル機能を搭載しており、一定時間離れると自動的に座席予約がキャンセルされるので、座席の空予約なども起こらずオフィスを効率的に使用できます。

Colorkrew Biz

『Colorkrew Biz』は、座席の利用状況を簡単に可視化する座席管理機能のほか、オフィスの様々な〝名もなき仕事〟に割く時間を軽減してくれる効率化システムです。
 

Office 365のOutlookなど、数多くのツールと連携することで、会議室の空き状況の確認や、郵便物の送付・アナログな資産や備品の管理なども効率化してくれるのが特徴です。

SEKIDOKO

『SEKIDOKO』は、フリーアドレスオフィスでの在席状況を把握し、座席を予約・管理する機能を備えたフリーアドレス管理サービスです。
 

操作がシンプルであるのに加えて、在席状況がフロアのレイアウト状に表示されるので、簡単に従業員の在席状況を確認したり検索したりできます。座席の予約も2週間先までの事前予約に対応しています。
 

座席管理システムが必要かどうかは要確認

座席管理システムは、フリーアドレスのオフィスに向いていたり、コロナ禍においての感染症対策としても効果的であったりと、昨今の新たな働き方を進める上で有効なシステムです。
 

しかし、必ずしも全ての企業に必要かと言われると、そうではありません。
 

• 導入してみたが、従業員1人1人を細かく把握する必要はなかった
• 毎回出社時の予約やチェックインの対応が手間となり、従業員が活用してくれない

こういった理由により、導入するも結局解約してしまったという声も少なくないようです。
 

一方で、出社/リモートワークを掛け合わせる「ハイブリッドワーク」への移行や、大手企業を中心とするオフィスの見直しや縮小といった流れを考えると、従業員の出社率や出社/リモートワークの状況把握というニーズはこれからも増え続けることが予想されます。
 

そういった場合は、従業員が「出社か/リモートワークか」という出社率が分かるシステムの導入がおすすめです。
 

オフィス内の出社率・出社状況がわかることで、座席管理システムと同様に、以下のメリットを得ることができます。
 

• 一緒に仕事をしている従業員がオフィスに来る日を知りたい
• 日次/週次の出社率が基準に収まっているかどうか把握したい
• 現状の出社状況と座席数が適切かどうか確認したい

こういった情報がわかることで、オフィスの座席やスペースの活用効率を最適化したり、出社状況がわかることで業務を円滑に進めたりという効果を得ることができます。
 

まとめ：座席管理システムでオフィスのスペースの有効活用を

フリーアドレスオフィスや、出社/リモートワーク併用のハイブリッドワーク化でのオフィス勤務において、座席確認や座席確保をスムーズに行い、従業員を探す時間や手間を軽減するためは座席管理システムの導入が効果的です。
 

一方で、全ての企業が座席管理システムが必要かというと、そうではないケースも多いです。
 

自社の状況を照らしあわせて必要かどうかを見極めた上で、改めて座席管理システムの導入を検討してみるといいでしょう。