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フリーアドレス化の課題と解決方法とは?フリーアドレスオフィス歴6年の経験者が解説します

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です。

 

オフィスにフリーアドレスを導入したい!

 

近頃、そんな企業様からのお問合せが増えています。

 

フリーアドレスオフィスでは、

 

・オフィススペースを有効活用できる

・従業員が自律して働ける

・従業員のコミュニケーション活性化につながる

 

といった多数のメリットがあります。

 

その一方で、

準備が不足していると大失敗の危険もあります。

 

弊社では、創業時から約6年にわたってフリーアドレスを導入しているのですが、

フリーアドレスならではの課題には、これまでも悩まされてきました。

 

そこで、今回はフリーアドレス経験者の筆者から、

フリーアドレス化の課題と解決方法について解説します。

 

自社オフィスでフリーアドレスを実施する前に、まずは本記事をご覧ください。

動画で解説!集中できるフリーアドレスオフィスを作るための方法とは?

フリーアドレス化の課題と解決方法をご紹介する前に、皆様は

フリーアドレスオフィスにおいて従業員が最も重視することは何か知っていますでしょうか?

 

それは、「集中できる環境であること」と言われています。

 

ですが、環境を整備しないままいきなりフリーアドレスを導入することでさまざまな課題が生じ、

「フリーアドレスにしない方が働きやすかった」「出社したくない」という不満が生まれてしまうことも…。

 

この動画では、「フリーアドレスオフィスでも集中できる環境を構築する方法」を

約15分の動画にわかりやすくまとめておりますので、ぜひチェックしてみてください!

 

動画を視聴する

フリーアドレスとは何か?

 

フリーアドレスとは従業員が個人専用のデスクを持たず、

自由に着席場所を選べるオフィススタイルのことをいいます。

 

一般的なフリーアドレスオフィスは机と椅子だけが用意されており、

従業員はその日の気分や業務内容によって座席を選びます。

 

リモートワークとの相性がよく、近年の働き方改革の取り組みとして

フリーアドレスを導入する企業が増えてきました。

フリーアドレスオフィスにする企業の目的とは

フリーアドレスを成功させるためには目的を明確にすることが大切と言われています。

 

企業がフリーアドレスを導入する目的は多岐にわたりますが、主として生産性の向上があります。

 

フリーアドレス導入にはペーパーレスやクラウドシステムなど業務デジタル化が欠かせません。

 

デジタル化によって業務が効率化されると、本来のやるべき業務に集中することができます。

 

また、「他部署の人と話し合いながら進めたほうが仕事が捗る」「今日は1人集中して仕事を進めたほうがいい」など、

従業員自ら考えて行動するようになります。

 

従業員の主体性が、生産性向上に期待できると言われているのです。

フリーアドレス化の課題

 

まずはじめに、フリーアドレス化の課題についてお伝えします。

 

(1)導入コストがかかる

 

フリーアドレス化には、事前の設備と準備が必要で、導入には金銭的・時間的コストがかかります。

 

最低限必要な準備・設備としては、以下の4つです。

 

・フリーアドレス運用ルールの設定と周知

・フリーアドレス用の机と椅子

・PC電源の確保

・個人用ロッカー

 

しかし、それ以外にも可能であれば以下のような準備をしておくことがおすすめです。

 

・書類の電子化

・ワークフローの電子化

・電子契約サービスの導入(捺印の電子化)

・ビジネスチャットの導入

・内線電話・固定電話の廃止

・スマートフォンの貸与

・受付システムの導入

・カレンダーツールの導入

・座席管理システムの導入

 

(2)セキュリティのリスクがある

 

フリーアドレス化をすると、オフィスに社外の人間が紛れ込んでいても気づきにくくなります。

 

また、個人席に鍵付きラックがないため、

ちょっとした離席の際や移動の際に、書類を紛失・盗難されてしまうリスクが高まりますし、

重要書類を取り扱う際には、周囲の従業員の目に触れてしまうリスクもあります。

 

フリーアドレスのデスクでは、紙の書類の取り扱いが難しくなるため、

書類の電子化や電子契約サービスなどを導入することでリスクを軽減できます。

 

(3)誰がどこに座っているかわからない

 

フリーアドレス化すると、誰がどこに座っているのかわかりません

特にリモートワーク導入企業では、そもそも出社しているのかもわかりにくいため、人探しが困難です。

 

代表電話や受付電話の取次も困難で、固定席のオフィスと比較すると約1.5~2倍近く取次に時間がかかります。

 

(4)帰属意識が希薄になる

 

自分の席を自由に選べるメリットがある一方で、

自席がないため、部署やチームのコミュニケーションが不足したり、疎外感を感じたり、帰属意識が薄れてしまいます。

 

(5)マネジメントが難しくなる

 

固定席であれば、その日の出社状況や体調、仕事の様子なども目を配りやすいですが、

フリーアドレス化すると、チームメンバーの状況把握が難しくなり、マネジメントも難しくなります。

 

これまでとは違い、メンバーの頑張り等だけでは評価をしにくくなるため、

仕事への成果を中心に評価していくことも重要になってきます。

フリーアドレス課題の解決方法

(1)導入コストの問題

 

導入コストの問題は避けられませんが、

本格導入に踏み切る前に、試験的に一部の部署だけで導入してみることはオススメです。

 

実際に、体験してみて初めて分かることがたくさんあるため、

まずは試験的な導入をし、その結果、働きにくいと感じた部分で都度対策をとっていくことが、無駄なコストを削減できるコツです。

 

その際、もし可能であれば、ツールの無料トライアル等も同時に行えると、

よりリアリティのあるフリーアドレス体験ができると思いますよ。

 

また、オフィス什器のレンタルサービスを活用すると、導入時の負担を軽減することも可能です。

弊社でも、サブスクライフというオフィスのレンタル家具サービスを活用しています。

 

(2)セキュリティリスクの問題

 

フリーアドレスオフィスにおけるセキュリティリスクを軽減するには、

入退室管理システムの導入や電子錠の導入、書類の電子化や電子契約サービスなどでリスクを軽減できます。

 

弊社では、社外の人がオフィスに侵入しないよう、オフィススペースと来客スペースを分けていたり、

社内での書類の紛失盗難対策として、一部の業務を除いてほぼ全ての書類が電子化されており、紙の書類は鍵付きキャビネットへ保管しています。

 

また、ワークフローや捺印も電子化されているため、たとえオフィスにいなくても申請・捺印を行うことができ、リモートワークの際も非常に便利です!

 

(3)誰がどこに座っているかわからない問題

 

フリーアドレスになると、誰がどこに座っているのかを把握することが難しくなります。

そこで、固定電話・内線電話を廃止する企業が増えています。

 

固定電話や内線電話の代わりとしては、

ビジネスチャットを導入したり、個別に携帯電話を貸与する方法があります。

 

受付への電話は、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」で担当者に直接通知を送り、

取次をなくすことができるので、フリーアドレス導入の際は受付フローも同時に見直してみてください!

 

また、誰がどこに座っているか知りたい場合には、座席管理システムを導入する方法もあります。

 

出社状況が分かれば問題ない場合は、

カレンダーツール等を活用することで、出社状況を全社員で共有可能です。

 

(4)帰属意識が希薄になる問題

 

帰属意識が希薄になる問題へは、全社的にインナーブランディングを強化したり、

社内コミュニケーションを増加させることで、帰属意識の向上にも取り組んでいく必要があります。

 

弊社では、毎月1回必ず全社ミーティングと懇親会を実施し、

事業状況の共有や社員同士の交流機会を増やしています。

 

フリーアドレスの場合、毎日隣席のメンバーが入れ替わりますが、

仕事中によく知らない相手に話しかけるのも勇気がいりますよね。

 

そのため、フリーアドレスにしたからといって、

社員同士のコミュニケーション活性化につながるとは言えません。

 

弊社では、毎月の懇親会で、社員同士が気軽にコミュニケーションできる機会を作ることで、

普段からコミュニケーションがとりやすいように工夫しています。

 

(5)マネジメントが難しくなる問題

マネジメントが難しくなる理由は、社員の働きを近くで見ることができないからです。

 

対策方法としては、評価制度の見直しや業務の見える化、グループアドレスの導入、研修期間中など

期間限定で固定席にする方法があります。

 

いきなり評価制度を変えることは難しいとは思いますが、

年功序列から成果主義へシフトさせていくことは、

会社全体の生産性を上げていく観点からも有効な施策になります。

 

評価制度の見直しや業務の見える化に取り組むことで、

フリーアドレスでもマネジメントがしやすい環境が作れるでしょう。

実際にフリーアドレスを経験したメリット・デメリット

 

実際に、いま弊社ではフリーアドレスを実施していますが、筆者の前職は固定席でした。

 

そんな筆者が考えるフリーアドレスのメリット・デメリットを紹介します!

 

メリット

(1)その日の作業内容によって働く場所を変えられる

 

その日の作業内容によって、働く場所を選べるのは大きなメリットだと感じています。

 

集中したいとき、相談したいときなど

状況に合わせて場所を変えられるのはフリーアドレスならではの魅力です。

 

固定席の場合、新人の頃は上司に監視されているような気分で、

逆に集中できないこともありました(笑)

 

フリーアドレスであれば、そうした圧迫感からは解放されるため、

本来の力を発揮できると思います。

 

(2)空いてる場所で気軽にミーティングできる

 

固定席の場合、他部署の人と話そうと思うと、

周囲に働いている人に考慮し、会議室やオープンスペースに移動する必要がありますが、

フリーアドレスの場合、人が少ないスペースにサッと移動し、気軽にミーティングが可能です。

 

(3)他部署の人に質問がしやすい

 

フリーアドレスの場合、他部署のメンバーが近くにいるため、気軽に質問できます!

 

固定席の場合、普段近づかないエリアは、

なんとなく居心地が悪い感じがして、質問しに行くのも緊張していました。

 

フリーアドレスだと、周りの目を気にせずに

他部署の人へ話しかけやすくなるため、メリットの一つだと思います!

 

(4)ランチに誘いやすい

 

フリーアドレスの場合、近くにいる人をランチに誘いやすいです!

 

固定席の場合、他部署の人とランチをしようとすると、

事前に約束を取り付けたり、席まで様子を見にいかなければならず、

誘っていいか判断するのも難しかったです。

 

フリーアドレスだと、近くにいる方が今日忙しいかどうかもなんとなくわかりますし、

近くの方がランチに行くそぶりを見せたタイミングで話しかけたりもしやすいので、

いろんなメンバーとランチに行くことができます!

 

デメリット

(1)誰がどこにいるかわからない・出社してるかわからない

 

フリーアドレスで一番困るのは、誰がどこにいて・出社しているのかわからないことです(笑)

 

各人のスケジュールはカレンダーで確認できますが、

弊社は座席管理システムを使用していないので、誰がどこにいるのかわからない時が多々あります。

 

直接相談したいことや質問がある際、少し探す必要があるので面倒な時もあります。

 

(2)曜日・時間によって席数が足りない

 

弊社の場合、リモートワークを導入していて、

新型コロナ対策もあるため、オフィスの座席数は少なめに設定されています。

 

普段は問題ないのですが、大きな会議がある日は出社率が高くなるため、

座席が足りないこともあり、困ります(笑)

 

そんな日は、各人が出社時間を遅らせるなど工夫しながら出社しています。

フリーアドレスに失敗しないためのおすすめ便利グッズ

フリーアドレスは自分専用のデスクがないため、

仕事道具の持ち運びが課題の1つとして考えられます。

 

できるだけ従業員のストレス要素を排除し、

快適に仕事をしてもらうことがフリーアドレス成功の秘訣です

 

仕事道具の持ち運び課題に関するおすすめ便利アイテムを2つ紹介します。

 

持ち運び文房具収納ケース

自分のデスクには必ず置いてある文房具。

 

フリーアドレスになると手の届くところにペンがなく大事なメモをとれなかったなんてことも。

 

文房具をまとめて収納できるケースがあるといいでしょう。

 

モバイルバッテリーや付箋などが入る少し大きめのものは、いざという時に役立ちます。

 

モバイルバッグ

デスクに物を置いたままにできないフリーアドレス。

 

毎回必要な物を持ち運んでいるうちに書類を紛失したり、

自宅に忘れものをしたり、従業員だけでなく顧客からのクレームに繋がりかねません。

 

そんな課題解決のために、持ち物をまとめて運べる専用バッグがあると便利です

 

上記の文房具収納ケースはもちろん、ノートPC、書類などすべてまとめて持ち運びできます。

フリーアドレス導入時に検討したいおすすめツール

せっかくフリーアドレスを導入したのに、固定席に戻してしまったという失敗は避けたいもの。

 

フリーアドレス導入時に業務効率化ツールも同時に取り入れることで、

多くの企業がメリットを享受しています。

 

そこで3つの業務効率化ツールをご紹介します。

 

コミュニケーションツール

帰属意識の希薄化を防ぐためにもコミュニケーションは大切とお伝えしました。

 

ひと手間かかるメールよりも手軽に連絡をとりあえるチャットツールは必須といえるでしょう。

 

 

複数のメンバーとプロジェクトごとのグループチャットで会話できるため、

離れた場所にいてもスムーズな情報共有が可能となります。

 

クラウド受付システム

従業員がどこで仕事をしているかわかりにくいフリーアドレスでは、

固定電話を置きにくいため、来客の取り次ぎが課題となります。

 

その課題を解決するのが、クラウド受付システムです。

 

 

受付システム「RECEPTIONIST」は、ビジネスチャットと連携させることができます。

 

来客の際は従業員のチャットツールに直接通知が届くため、電話が不要となります。

 

「RECEPTIONIST」を導入していただいた企業様からは

不要な電話対応がなくなり、本来の業務に集中できるようになった」とのお声をいただいております。

 

座席予約管理システム(ホテリング)

フリーアドレス導入後の「出社したら自分の座りたい席が空いていない」「空いている部屋がわからない」

という悩みを解決するのが座席予約管理システムです。

 

事前にフォンブースや会議室を予約できます。

 

しかし、実際に企業からの聞き取りを実施してみると、

座席予約管理システムを導入しても使う頻度が少ないことがわかってきました

 

座席予約管理システムはフリーアドレスオフィスにしたあと、

様子を見てから検討してみてもいいでしょう。

まとめ

今回は、固定席とフリーアドレス両方を経験した筆者が、

フリーアドレス化の課題と解決方法について解説しました!

 

フリーアドレス化による課題は大きく5つあります。

(1)導入コストがかかる

(2)セキュリティのリスクがある

(3)誰がどこに座っているかわからない

(4)帰属意識が希薄になる

(5)マネジメントが難しくなる

 

一度に全ての対策を完璧にすることは難しいと思いますので

それぞれに対して、試行錯誤しながら自社にあったフリーアドレスの形を見つけてください。

 

筆者としては、フリーアドレスの導入には大賛成派ですが、

準備が不足しているとかえって非効率な環境になるので、ぜひご注意ください。

 

これからフリーアドレスを導入する場合、本記事が少しでも参考になれば幸いです!

 

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