グループ統合を機にオフィス移転。受付システム&会議室予約管理システム導入で業務効率化だけでなく、ABW化も促進

複雑な操作性や豊富な機能よりも大切なこと

ー　（弊社の）受付システムを導入される際には、どういった業務フローを行っていたのでしょうか？

桐山：受付には内線電話を置いていました。それぞれの部門の一般職社員が内線に出ており、その分取次が多く発生していました。

総務部門は全社の窓口として、掛け先が分からない方や、飛び込み営業の方などからの電話対応がありましたし、コロナ禍において出社率を抑制する中、少ない人数で受付対応をしないといけないので、業務負荷が課題となっておりました。

また受付は「取次」ということで1-2段階の手間が発生しており、取次相手に繋がらないといったケースも多々ありました。

会議室予約については、予約自体はスケジューラー上で運用していました。「予約してないのに（会議が延長して）埋まっている」ケースであったり、「予約しているのに空いている」というケースであったりと、非常に効率の悪い運用をしていた、ということが課題としてありました。

ー　いわゆる「空予約」が発生してしまっていたということですかね？

桐山：はい。そうです。本当に多かったです（笑）

「会議室を取られないために」と定例的に会議室を抑えているが、スケジュールが変わったとしても反映されておらず、空予約が発生していて、会議をしたくても会議室が使えないような状況が続いていました。

ー　オフィス移転に際して、様々なツールやサービスを導入してシステム化をしようとされたと伺いました。

桐山：新しい働き方をお客様に提案していくにあたり、自分たちが実践して説明できなければならないわけです。

新オフィスでは、最新のシステムをどんどん取り入れていこうという方針になり、様々なシステムを導入していきました。

とにかく自分たちが使いこなさなければいけないので、複雑な操作性や豊富な機能よりも、「見た目もシンプル、機能もシンプル」を重要視して、とにかく使いやすいことを選定条件として検討を進めておりました。

カレンダーツールでの会議室管理では限界があった

ー　RECEPTIONISTを知ったきっかけは何だったのでしょうか？

桐山：クラウドの受付システムを探している中でRECEPTIONISTを見つけました。「必要最低限で良くて、余計な機能はいらない」という、こちらの欲しい機能と目的が合致したのがRECEPTIONISTでした。

お話を聞いてみても、すぐに利用イメージが湧きました。

他社システムも検討したのですが、必要とする機能のみのイメージ通りのものはそれほど沢山はありませんでした。その中でもRECEPTIONISTは「シンプルで使いやすい」という弊社のニーズにマッチしていると感じて、導入を決めさせていただきました。

あとは「RECEPTIONIST」という名前もシンプルで個人的には好きでした（笑）

ー　ありがとうございます（笑）
　　　RECEPTIONISTキッカケで、予約ルームズもお知りになられたということでしょうか？

桐山：受付システムを検討する中で担当の方から予約ルームズを紹介いただき、検討をはじめました。

会議室管理についても複数サービスを比較検討していましたが、やはり機能が豊富であるがゆえに操作性が複雑だったり、導入コストがかかったりと、なかなかいいサービスが見つからない状況でした。

そんな中で予約ルームズをご紹介いただきましたが、RECEPTIONISTと同様にシンプルですぐに利用イメージが湧きました。これは良さそうだと思い、トライアルをさせていただいた上で導入を決定しました。

あと、これはクラウドシステム全般に言えることなのですが、まずは使いやすさを重視してシンプルなシステムやプランを選んでおけば、必要な機能をアップグレードすればいいと考えています。

使いづらい機能があったとしても、どんどんアップデートして改善していけば問題ないので、とにかくまずはシンプルなシステムを選んでいくと良いと思います。

RECEPTIONISTや予約ルームズは、そういった拡張性やアップデートのスピードも多様なので助かっています。

ー　そうおっしゃっていただき光栄です。ありがとうございます！

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小さな無駄もかなり無くなった

ー　導入後にはどのような変化がありましたか？

桐山：来客対応に関しては、周辺業務も含めてオフィスキーパーの方にお任せができているので、我々総務は本来の総務業務に集中できるようになりました。

またGoogleChat連携でのレスポンスが早く、対象の社員がどこで働いていても、オフィスキーパーの方と連絡を取り合って滞りなく対応ができているので、ABW化に大いに役立っています。

遠藤：また内線電話の着信音がなくなり、音が鳴らない環境になったので、業務に集中でき、こちらも助かっています。

桐山：会議室管理についても、まだ導入から日が浅く定量的なデータはありませんが、感覚的には会議室運用がかなり効率化できていると感じています。

空予約がなくなって会議室の無駄遣いが減ったり、退室アラームがなることで会議の延長が無くなったりと、会議室の管理意識向上に繋がっています。

あと「次、会議室どこだっけ？」となりがちだったのも、会議室前に設置した端末に表示されるので、このような小さな無駄もかなり無くなったと感じています。

ー　システム導入による周囲の反応はいかがでしょうか？

遠藤：使い方についての問い合わせなどは、利用されるお客様からも従業員からも全くなく、問題なく導入が進んでいる状況です。やはり「シンプルな機能」を選定条件としていたことが、功を奏している証拠だと思います。

受付システムについては、ITに不慣れな来客の方であっても問題なく受付が完了しています。

余計な思考や工夫もいらない

ー　受付システムや会議室管理システムを検討している方へひとこと頂きたいです。

桐山：RECEPTIONISTも予約ルームズも、「シンプルisベスト」なツールです。余計な思考や工夫もいらず、簡単に導入・活用ができるシステムだと思っています。

業務効率化のニーズがあるのであれば、ぜひ前向きに検討してみてください。

遠藤：我々も実際に運用する中で、本当に誰もが使いやすいシステムになっていると思います。少しでも気になっているのであれば、ぜひ話を聞いてみるといいと思います。

ー　ありがたいお言葉をいただき光栄です！ありがとうございます！

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