3社以上の受付システムを比較検討しRECEPTIONISTに。 1日100件の来客効率化とセキュリティ強化に成功

受付を無人化する前にあった課題とは？

　ー　RECEPTIONIST導入前の課題について教えていただけますか？

北原：移転前のオフィスでは受付に内線電話を設置し、社員を呼び出してもらっていました。

社員のデスクには固定電話を備えていたのですが、席を外しているなどで電話に出られないことが多く、その場合は他の誰かが対応することになります。

なんとなく”自分が取らなくても誰か対応してくれるだろう”というような雰囲気ができてしまっており、結果としてお客様をお待たせしてしまっていました。

また、多数のお客様が来訪される時間帯に、受付の内線電話の利用待ちが発生していましたね。

決め手になった３つの理由

　ー　先に無人化が決まっていた中で、受付システムはいくつか検討されましたか？

北原：弊社では、ツールなど新しく導入するものには、抱えている問題に対し、”どういうメリットがあるか”と”見積もり”の報告が必要なため、3社以上の比較検討を行いました。

その中でレスポンスの早さやネットワーク管理のしやすさなどを比較し、

・アポイントの登録やご案内メールの送信機能など、使用感がよく効率的に管理出来ること
・お客様が操作するタッチパネル画面が直感的に操作できるよう、わかりやすい構成であること
・課題解決に向けた取り組みとして、十分な費用対効果が出ると判断したこと

の3点からRECEPTIONISTに決めました。

 
 
「機能の詳細と料金表」を資料でもらう

社員のアポイント管理意識が向上

　ー　社員の方からのリアクションはいかがでしたか？
　　　対応フローが変わる戸惑いはなかったでしょうか…？

北原：ネガティブイメージはほとんどなかったです。

・従来の電話に比べて、慣れているChatworkに通知が来るのは良い
・社内で気持ちよくコミュニケーションが取りやすいので楽になった

というリアクションがありましたね。
今は通知が来て素早く対応し、対応できない場合も横の繋がりや部署内の協力でスピーディーに解決できていると思います。
 
　ー　また、受付には入館証シールも利用されていますよね。

北原：そうですね。導入時点からシールを使おうということが決まっていました。
社員が増えてしまうと、オフィス内にいる人が社内の人間なのかどうしてもわからないんです。

受付後にシールを貼っていれば、受付をされた方ということが分かるので、セキュリティ面で必要だと運用を決めました。

現在は

社員：オレンジのストラップ
執務エリアに出入りする業者など：赤いストラップ
通常の来客：入館証シール

と区別することで可視化できています。

受付における３つの課題が解消

　ー　導入を検討している企業へひとことメッセージをお願いします。

北原：RECEPTIONISTに変えることで

・受付が混雑している
・お客様を待たせてしまう
・お客様が受付で困っている

といった問題が解消します。

お客様とのコミュニケーションもスムーズに進められることから、単なる受付のシステム化による社内の効率化以上の効果が期待出来ると思います。

　ー　北原様、ありがとうございました！