他の業務にもっと時間を割けるようになった

この記事の要約

総合受付の内線に集中し、他部署の来客対応に時間を取られてしまっていた
iPadとPCさえあれば導入できるところや設定の手軽さが魅力
来客者履歴を後から確認できるところも便利

160人の従業員を抱える日本最大級のクラウドソーシング事業を営んでいるランサーズ株式会社が、iPad無人受付システム「RECEPTIONIST(レセプショニスト)」を導入した理由とは。今回は総務担当である小﨑様に導入の経緯について、お話を伺いました。

1 “取次におけるコミュニケーションコストを削減”
2 “iPadとPCさえあれば導入できるところや設定の手軽さが魅力”
3 “他の業務にもっと時間を割けるように”

“取次におけるコミュニケーションコストを削減”

それではこれまでの受付の流れについて教えてください。

小﨑：受付の内線電話から担当者を呼び出していただき、各担当がお迎えに行くという受付フローでした。受付には内線電話と一緒に各部署の内線番号を記載した案内板を設置していました。

担当者以外が内線電話に出た時は、チャットワークでお客様が来た旨を連絡したり、直接担当者の席まで呼びに行ったりしていました。

どういった方が来客されますか？

小﨑：一番多いのは面接ですね。それ以外ですと、取引先であったり、クライアント様だったりいろいろな方にご来社いただいています。新卒採用も積極的に行っていますので、年齢層も20代前半〜40代まで幅広いです。

チャットワークのどういうところに利点を感じますか？

小﨑：チャットワークを導入して、もう２年になりますが、過去のコミュニケーションの履歴がグループチャットごとに残っているところが便利ですね。途中入社の方もそのグループに入れば、それまでの議論をすぐにキャッチアップできるところがこれまでのチャットツールと異なるところだと思います。

個別のメッセージごとにURLが割り当てられているので、どのメッセージについての返信なのかもわかりやすく、コミュニケーションミスが起こりにくい工夫がされているところも気に入っています。

以前の受付方法で困っていた事はありますか？

小﨑：今までは担当者の所属部署に直接電話をかけていただく方法をとっていたのですが、担当者の部署がわからず、総合受付の内線に集中し、他部署の来客対応に時間を取られてしまっていました。担当者が席にいればまだいいのですが、会議中であったりすることが多く、お客様をお待たせしてしまうケースがありました。

“iPadとPCさえあれば導入できるところや設定の手軽さが魅力”

RECEPTIONISTはどうやって知りましたか？

小﨑：受付業務に管理部門の時間を取られてしまっていたため、内線ではない受付システムを探していましたが、導入に時間がかかったり、費用面でも見合わないものでした。

そこに秋好(代表取締役社長)から御社のクラウド受付システムRECEPTIONIST(レセプショニスト)を紹介された事で検討に入りました。

導入の決め手となったのは何でしょうか？

小﨑：自社で受付システムを作ろうとするとゼロからの開発になってしまいエンジニアのリソースが必要になってしまいますし、外注をすると開発コストも運用コストも上がってしまいます。
しかし、RECEPTIONISTなら特殊なハードもいらず、iPadとPCさえあれば導入できるところや設定の手軽さが魅力でした。
また、弊社はチャットワークに慣れていますので、それも決め手となりました。

実際に導入するときの苦労や工夫したことはありますか？

小﨑：ほとんどありませんでした。というのも弊社はすでに全社でのチャットワーク利用が根付いており、導入するハードルはとても低かったので。

ただ、ユーザー登録する際に、チャットワークアカウントをRECEPTIONISTの社員情報とひもづけて取り込むのが少し苦労したところです。弊社は200名前後ですので、手作業で何とか対応しました。（笑）
（※現在ではチャットワークのアカウントIDを利用して簡単に取り込むことができるようになっています。）

“他の業務にもっと時間を割けるように”

全社導入の際に行った事はありますか？

小﨑：限定したメンバーでテストは行いましたが、詳しい事前説明会等は行わず、内線電話と併用する形で使用を開始しました。使い方の説明をイントラにあげ、全社集会で簡単な案内をしたのみですが、大きな混乱はなく、現在は受付の内線電話は撤去しました。

離席時もPCやスマホで確認が出来るところが便利なようです。

導入後に変わった事や効果などがあれば教えてください。

これまでの問題点であった受付における工数を圧倒的に削減する事ができました。これにより、他の業務にもっと時間を割けるようになりました。
また、来客者履歴が残るので、来客者履歴を後から確認できるところも便利なところですね。

最後に現在RECEPTIONISTの導入を検討している企業様に向けて一言お願いします。

小﨑：チャットワークやSlackを利用されている企業であれば、RECEPTIONISTにより、少ない投資で、内線で手を止められたり、取り次ぎの工数を削減できる可能性があります。受付対応にお悩みがありましたら、導入を検討されることをオススメします。