効率化できるツールは早いうちに導入した方が良い

少人数だからこそ“時間が惜しい”

RECEPTIONIST導入前の受付フローをお伺いできますか？

大野創業当初のオフィスはシェアオフィスのような場所を構えていました。

社員もほぼ創業メンバーで構成される8名のみで、来客対応の担当はいませんでした。

お客様にはインターホンを押してもらうだけです。呼び出しだけなので、社内で気づいた人が用件を聞くなどの一時対応をして担当者に取り次いでいました。

その際一番課題に感じていたことはありますか？

大野正直、飛び込み営業などの来客対応に時間は割くのは難しかったです。

創業期で少人数だったからこそ “時間が惜しい”と思っており、誰宛かわからない来客を対応することは大変だったのではないかなと思います。

来客対応に手間や非効率さを感じていらっしゃったということですね。

大野そうですね。気づいた人が対応していたので、飛び込み営業なのに代表が出てしまう…なんてこともありました。

ちゃんと来客者がわかるような運用がしたいと感じていました。

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カスタマイズ性の高さが魅力

大野最初は2フロアを会議室フロアと執務室フロアで分けていたのですが、社員が増えたので現在はどちらのフロアにも執務エリアがあります。

そうなると他のフロアの状況がわかりにくいんです。

フロアが分かれているからこそ、受付の通知でどんな来客かわかるのは良いですよね。

大野そうですね。あとは受付の時点でもっと情報があると助かるなと感じています！

必要に応じてボタンを変えることができるのも良いところですよね。

高橋様は以前の会社に有人の受付があったとのことですが、対応が大きく変わっているのを実感されていると思います。率直にいかがですか？

高橋受付の方も担当者本人には連絡していたのですが、捕まらない場合は困って総務に連絡が来ていました。

受付の助け舟のような役割で総務が対応することになってしまい、1日でかなりの時間が取次に追われてしまうことも多かったです。

そのような状況にいたことと比べると、“個人宛に通知がいく”ってシンプルでわかりやすいですし、便利さを強く感じますね。

効率化できるツールは早いうちに導入した方が良い！

それでは最後に、RECEPTIONISTを検討している企業の方に一言お願いします！

大野受付対応の業務は見方によっては仕事としても見られず、「お金をかけてツールを入れる必要があるのか？」と思われることもあるのではないかと思います。

しかし、実際は担当者が何十分かけて取次対応しているんですよね。

そういった業務が効率化できるのであれば、早い段階からRECEPTIONISTをはじめとしたツールをどんどん入れた方が企業にも良いと思います。

高橋受付対応が効率化されることによって、他に目を向けていろんなことができますし、各自が対応することでの意識も変わります。

全員でお客様をお迎えするという体制に変わることもすごく素敵だと思います。

大野私たちは総務だけでなく、情報システムや労務と兼任しています。

社内でも業務が幅広いなかでストレスなく働けているのはツールを活用しているおかげだと感じていますね。

大野もう受付業務でRECEPTIONISTがないのは考えられないです！

大野様・高橋様、本日はありがとうございました！