もう、無くてはならないツール

移転を機に導入検討

導入の必要性を感じたきっかけについてお聞かせください。

飯塚：昨年、大きなイベントとして、事務所の移転がありました。

前の事務所では、お客様が来られる度に受付から内線電話がかかってきて、それを誰かが取って誰かに取り次ぐ、という行為が多く、何とかできないかなとは思っていました。

このせっかくの移転を機に、何かいいツールはないかなと色々考えてwebを見ていたところ、「iPad受付システムRECEPTIONIST」が候補に上がったのがきっかけです。

電話を取り次ぐ作業って、みんな嫌がるじゃないですか。（笑）

当社はフリーアドレスだったので電話を取る人が決まってなくて、みんな電話近くの席は嫌で、そして自ずとそこが私の指定席になってしまったんです。

取次業務が不要と感じた際、貴社で対策をされたことはありますか？

飯塚：全くありませんでした。

全社員が、オフィス移転しても電話の取り次ぎ業務は変わらないだろうな、と思っていたはずです。

私はそこをどうにかして変えようとずっと考えていました。

「絶対に有線の電話を入れない！」と(笑

そもそも事務所がワンルームのフリーアドレスで、そこで毎回来客がある度に、担当者に取次をする不自然さっていうのもありました。

そういう意味でも結果的に導入して良かったと思っています。

“もっとこの受付システムを早く知っていたらよかった”

弊社の受付システム は、どのようにして知りましたか？

飯塚：「受付システム」「iPad受付」「オフィス 受付 ipad」「受付 アプリ 簡単」などをウェブで検索して知りましたね。

それまで他社様では、使ったことはありませんでした。

「RECEPTIONIST」を知った時の印象はどうでしたか？

飯塚：まず、「ビジネスチャットに繋がっている受付システムなんて新しい」

「新しい時代の受付システムができてるんだな」という印象です。

実は当時、他社システムも検討していたんです。

具体的な提案を受けていたシステムは、初期費用がめちゃくちゃ高額なもので、その上通知回数による従量課金制のものでした。

「従量課金なんていくらになるか分からない！もっといいものが世の中にはあるはず！」

と考え、同じ受付システムで通知回数の従量課金プランなどが無いRECEPTIONISTに辿りつきました。

もっと早く知っていたら最初からこっちに決めていたと思います。

“こんなに便利なんだ！”

事前にテスト利用をされたとき、どのような印象でしたか?

梶原：内線電話の受付や有人受付しか知らないため、内線電話以外の受付サービスを一度も使ったことがありませんでした。

そのため、RECEPTIONISTのようなビジネスチャットに繋がっているサービスがあるんだ、と驚きました。

世の中はこんなに便利になっているんだ、とそんな感じでした。

また、お客様側の操作画面はとてもシンプルで見やすいな、とも当時思いました。

導入を決めたポイントについてお聞かせください。

飯塚：先程と重複する部分もありますが、大きく分けて3点あります。

まず1点目は、要求する機能を満たしていたということです。

私たちがこのシステムを検討した理由として、新しいオフィスでは、取次をしたくないと強く思っていましたので、担当者に直接通知が飛び、取次の手間が一切なくなるということが一番の魅力でした。

2点目は、料金テーブルがわかりやすく料金もリーズナブルなことです。

私たちは20名程の会社ですので、月額5000円で利用しています。

今までかかっていた見えない取次の人件費や、自分に関係のない来客で集中している作業の手を止めなければならないというストレスに比べると、とてもパフォーマンスが高くなるだろうと想定しました。

また、高い初期費用や通知回数に応じた課金ではなく、料金プランが社員数に応じた課金になっていることが、とてもわかりやすく、高ポイントでした。

最後の3点目は、社内の者が背中を押してくれたということです。

導入したいと決めた時に社内から、

「同じように業務の妨げを改善したい」

「電話で取り次ぐ作業自体を無くしたい」

という意見を持っていた賛同者が現れて「それいいですね。是非やりましょう！」と言ってくれました。

経営企画部だけではなく、他事業部にも価値が伝わり、導入の背中を押してくれたことが、３点目のポイントではあります。

“取次がなくなって、社内外とも時間短縮に”

iPad受付システムを導入後、大きく変わった点はどんなところですか。

飯塚：

・取次がなくなってストレスフリーになった

・お客様をお待たせせず対応ができるようになった

この２つがすごくプラスになっていると思いますね。

導入後は、お客様が待たされているということはまずないです。

忙しい配達業者の方も、「これいいね！」と言ってくれます。また、会社訪問に来られる学生の方なども、電話に慣れていないはずなので、すごく楽だと思います。

企業にも、お客様にもメリットがあるRECEPTIONISTはもう手放せません！

飯塚様、梶原様、ご対応ありがとうございました！