受付システム×ゲート連携！来客業務の効率化で「従業員のためのオフィス」実現に貢献

電話に出た人が仲介を行う「来客取次」に課題

ーRECEPTIONIST導入前の六本木ヒルズ森タワーオフィスでは、来客があった際にどのようなフローで対応されていましたか？また、感じていた課題も教えてください。

お客様が受付の内線電話で各部署に電話をかけ、受電した人が担当者にSlackで連絡して取次を行っておりました。

当時はコロナが流行する前だったので、来客が多く、その度に受電する人の集中力が途切れてしまうことに課題を感じていました。

ー来客取次を行う人に偏りはありましたか？

事務作業をしている派遣社員の方がよく受電してくれていたので、多少の偏りがあったと思います。

固定電話のコスト・管理工数削減へ

ーRECEPTIONISTの導入で来客取次は完全になくなりましたでしょうか？

はい。今までは人が間に入ってSlackで連絡していたところを、RECEPTIONISTから直接担当者にSlack通知が届くようになったので、来客取次を0にすることができました。

定量的なデータはないものの、受電対応をしていた人が業務に集中できるようになったと感じています。

ーお役に立てて嬉しいです！来客取次の工数削減以外に得られた効果はありますか？

その他には、次の2点の効果を感じています。

1.固定電話のコスト・管理工数削減につながった

2.チームで来客をフォローできるようになった

「固定電話のコスト・管理工数削減」は大きな効果を感じています。

そもそも、RECEPTIONIST導入前はどうしても来客対応で電話を使わざるを得なかったので固定電話を置いていました。

ですが、RECEPTIONISTの導入で来客取次が不要になったため、固定電話を介する必要がなくなりコスト削減につながりました。

また、固定電話の設定や管理にかかる工数も削減することができました。

「チームで来客をフォローできるようになった」ことについては、Slackに来客通知が届くので、チャンネルに参加している他のメンバーがフォローできるようになりました。

これによって来客取次の偏りがなくなったり、担当者が席を外していても別のメンバーが一時的にお客様の対応をしたりなど、スムーズな来客対応が実現しました。

オフィス移転でRECEPTIONISTとセキュリティゲートを連携

ー現オフィスへの移転前と移転後それぞれの受付フローを教えていただけますか？

移転前の六本木ヒルズ森タワーオフィスでは、

1.森ビルの総合受付（有人）で受付

2.当社のフロアへ移動

3.RECEPTIONISTのiPad画面から従業員を検索して呼び出し

というフローでお客様に受付をしていただいておりました。

移転後（現在）の六本木ヒルズゲートタワーオフィスでは、

1.担当者から事前に共有された受付番号をRECEPTIONISTのiPad画面に入力

2.レシートに印刷されたゲート通過用のQRコードを受け取る

3.レシートのQRコードをゲートの読み取り部分にかざし、解錠して通過

という新しいフローで受付をしていただいております。

ーオフィスが変わったことで、受付フローも結構変わっていらっしゃるんですね。オフィス移転後も、RECEPTIONISTを継続いただいている理由をお聞きできますでしょうか？

もともと、弊社はSlackを使ったチャット文化が根付いていたため、受付用のシステムとSlackの連携は不可欠でした。

そのため、オフィス移転前はSlack連携ができるRECEPTIONISTを選び、導入していました。

そして、移転後はSlack連携ができること以外に、セキュリティゲートとも連携ができるシステムが良いと考えていました。

RECEPTIONISTはSlack連携・ゲート連携どちらも可能なため、新しいシステムに変更するよりRECEPTIONISTを継続する方がスマートだと思い、新しいオフィスでも引き続き利用しています。

ー継続いただけて嬉しい限りです！移転後のオフィスでセキュリティゲートが採用されているのはなぜでしょうか？

移転前は総合受付があったことで防犯面でも安心できましたが、移転後のオフィスにはそれがありませんでした。

そのため誰でも入れてしまう懸念があったので、引き続きセキュリティを担保する目的でゲートを設置しました。

ゲートはRECEPTIONISTと連動する入退室管理システム「TOBIRA*」を利用して制御しています。

*TOBIRAは株式会社構造計画研究所が提供するビジネス向けのスマートロック製品および入退室管理システムです。

「従業員のためのオフィス」実現に貢献

ー現在のオフィスは「従業員のためのオフィス」をコンセプトにされていると伺っています。このテーマ実現のために、RECEPTIONISTが貢献できていることはありますでしょうか？

来客取次において、慣れ親しんだSlackを活用できるRECEPTIONISTは、弊社の企業文化に貢献してくれていると思いますし感謝しています。

先にも述べたように弊社ではSlackを活用したチャット文化が浸透しており、電話はあまり使われていませんでした。

そのため、受付からの電話をなくしSlackに来客通知が届くRECEPTIONISTは、弊社の文化に適しており、来客取次がなくなることで仕事のしやすさを向上させてくれていると感じています。

ーありがとうございます！最後にRECEPTIONISTを検討している方へメッセージをお願いします。

従業員のパフォーマンスを高める環境作りの一環として、RECEPTIONISTを導入し、電話による来客取次を無くすことをおすすめします。

また、来客通知をSlackからキャッチできるようにしたい方や、受付システムとセキュリティーゲートを連携させたい方にも、RECEPTIONISTは適していると思うので、検討してみるのも良いと思います。

ー伊藤様、この度は貴重なお話をお聞かせくださり誠にありがとうございました！