RECEPTIONIST

「受付スタッフ×システム」で来客対応をスマートに。受付の省人化と業務効率化で生産性向上へ

この記事の要約
  • 受付システム導入はオフィスDX推進とお客様へのオフィスサービス価値を高めるため
  • 10社以上のシステムを比較検討。あらゆるニーズに応える汎用性の高さが決め手
  • スタッフとシステムのハイブリッド受付で生産性向上と受付省人化を実現

 

施設管理のパイオニアとして、ワンストップでファシリティマネジメントを全国規模で展開するグローブシップ株式会社。

本社ビルの受付でRECEPTIONISTをご利用いただいています。

 

管理を請け負う施設でお客様の受付・コンシェルジュ業務サービスを提供する同社に、RECEPTIONISTの活用方法をインタビューしてきました!

 

インタビューをさせていただいたのは、グローブシップ株式会社 常務執行役員 諸橋勝悟様、同社 FMDX開発事業部プロジェクト推進課 田中義康様です。

導入以前の受付対応について

導入事例_グローブシップ_1
 

ー以前の来客受付はどのような流れや体制で対応されていましたか?

 
田中:以前は受付スタッフが2名体制での受付業務を行なっていました。

 

来社されたお客様のご用件をお伺いして、担当者に内線電話で連絡し、お客様を会議室にご案内するという流れでした。
 

導入事例_グローブシップ_導入前フロー

働き方改革を実現するためにオフィスDXを推進

導入事例_グローブシップ_2
 

ー受付システムを導入しようと考えた背景は何だったのでしょうか?
 
諸橋:理由は大きく2つありました。

 

1つは自社の働き方改革実現に向けたオフィスDXを推進するためです。

2つ目はお客様へオフィスサービスを提供し、その価値を高めるためです。

 

グローブシップでは経営ビジョンを具現化するため、ワークプレイス・ワークスタイルの両面から新たなオフィス環境を構築するために以下の3つの柱を掲げました。

 

  1. コミュニケーションの拡大
  2. アイデアが生まれるオフィス
  3. 最適な環境で働くABWオフィス

 

この3本柱を掲げ、従業員のワークスタイルや働く環境の変革を目指し、2021年にオフィスをリニューアルしました。

 

具体的には、フリーアドレス制を採用し、コミュニケーションを目的として様々なエリアを創出しました。

 

従業員が働く環境を構築するにあたり、DXツールの導入を積極的に進めました。

 

その中で受付対応もターゲットになっており、受付システムの導入を検討したのです。
 

ー「お客様へのサービス提供価値を高める」とはどういう事でしょうか?
 

諸橋:弊社は、お客様にとってより良いサービスを提供するために、まずは自社から新しいシステムを取り入れるという考えがあります。

 

受付業務についても、新しいサービス価値を提供するために、受付の自動化と受付スタッフのハイブリッド形式を取り入れることで、今後のお客様への提案価値を高められると考えました。

10社以上の受付システムを検討。決め手は2つの理由

 
ー導入にあたり、RECEPTIONIST以外にも比較検討はされましたか?

 
田中:はい。受付システムを選定するにあたり、10社以上のサービスをリサーチしました。

 

自社導入やお客様提案などの観点から、各社サービスの比較表を自分たちで作成し、徹底的に比較検討を行いました。
 

ーその中でRECEPTIONISTを選んだ決め手は何だったのでしょうか?
 

諸橋:RECEPTIONISTを選んだ理由は、コストメリットも勿論ですが、10年以上受付スタッフを経験してきた御社代表の受付業務の経験やノウハウが全て詰め込まれているというのが非常に大きなポイントでした。

 

各社サービスを比較した結果、RECEPTIONISTは汎用性が非常に優れていることがわかりましたね。

 

自社だけではなく、お客様への提供を考えた際、どのようなお客様のニーズにも対応できるという点が決め手となりました。

 

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お客様のニーズに応える受付の実現

導入事例_グローブシップ_3
 
ーRECEPTIONIST導入後は、どのように来客対応を行なっていますか?
 

田中:受付のスタッフは1名になり、iPad(RECEPTIONISTの端末)と併用して来客対応を行っています。

 

RECEPTIONISTで受付後は、担当者のスマートフォンへ着信音通知を行うほか、管理部署へのSlack通知も設定することで、担当者が対応できない場合のフォローもできるようにしています。
 
導入事例_グローブシップ_4

 
ーRECEPTIONISTと有人対応はどのように使い分けているのでしょうか?

 

田中:1日に約30件来客がありますが、うち9割はRECEPTIONISTで受付をしてくださっています。

 

アポイントのないお客様の対応や、フォローが必要な場合に限り、受付スタッフが対応する形を取っています。

システム導入による来客対応の改善効果

 
ーRECEPTIONISTの導入により、どのような効果を得られていますか?

 
田中:以下の効果を実感しています。

 

  • 受付スタッフの省人化
  • 受付以外の並行業務による生産性向上

 

RECEPTIONIST導入後は、受付スタッフを2名から1名に省人化できました。

 

1日あたり30件の来客のほとんどをRECEPTIONISTが対応してくれるため、来客対応にかかる時間を大幅に削減できています。

 

また、RECEPTIONISTのおかげで受付以外の業務を並行して行えるようになったことで、生産性が大きく向上しました。

グローブシップが考えるこれからのオフィスとは?

 
導入事例_グローブシップ_5
 
ー貴社が考える、これからの時代の理想のオフィスとはどういったものでしょうか?

 

諸橋:これからの時代のオフィスは、DXを活用して生産性を高めながら、スマートオフィスやスマートビルと呼ばれるような、従業員が働きやすい環境を提供するワークプレイスとしての方向に進んでいくことは間違いありません。

 

弊社はファシリティマネジメント業界のゲームチェンジャーを目指して、FMDX(ファシリティマネジメント×デジタルトランスフォーメーション)を駆使してまだ見ぬ未来の課題まで可視化し、解決へと導きます。

 

我々グローブシップの使命として、自ら率先して新しいことを取り入れていきながら、お客様へ最適な環境を提供できるよう、取り組みを続けたいと考えております。

 

ーその中でRECEPTIONISTが貢献できる点はございますか?

 

田中:オフィスサービスの構築において有効なシステムの一つだと思います。

 

今後も弊社の受付で有効に活用させていただきます。

 

ーありがとうございます。最後にRECEPTIONISTを検討している方へ一言お願いします。

 

諸橋:私たちが考える受付とは、あらゆる人のニーズに応えるべく、幅広い対応が提供されることが望ましいと考えています。

 

受付システムとしてのRECEPTIONISTの汎用性の高さは「痒いところに手が届く」もので、実際に受付業務をされてきた方の経験値が全て盛り込まれているということがわかります。

 

田中:実際に使ってみることでその効果がわかるはずなので、まずは、実際に試して使い勝手の良さを実感してみるといいと思います。

 

ー本日はお話いただきありがとうございます!

 

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企業名グローブシップ株式会社
業種ファシリティマネジメントにおける業務を全国規模で展開
従業員数約19,000名(グループ全体)

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