ユニバーサルデザインを取り入れたシンプルな操作性が魅力

来客は500/月以上。受付業務で約10人が仕事を中断

ー 内線受付をされていた時のフローを教えてください。

移転前は2フロアに分かれていたので、受付はフロアごとにありました。

 部署ごとに特定の番号が設置されているわけではなく、お客様が内線電話を取ると、各フロアに電話がかかります。

 そのあと、お客様から担当名を確認し、担当者に内線電話もしくは社内チャットツールで連絡していました。

 ほとんど内線電話で連絡をしていたので、二次取次が発生していました。

 総務のいないフロアもあり、そこでは各部署の新卒を中心にチームを組んで対応してくれていました。

 1フロア5名くらいのチームでしたので、受付業務に携わる人が10名もいました。

内線電話による二度手間の発生

ー 内線電話受付による課題は何でしたか？

内線電話が鳴りっぱなしで、集中して作業ができず、手が止まってしまうことが頻繁にありました。

 それ以外にも、受付業務において内線電話として使っていたiPadの電話が聞こえづらいという問題があり、社員からも苦情も出ていました。

 インターネット環境が良くなかったのか、内線電話をとっても何と言っているかわからず、結局、取次をするメンバーがとりあえず迎えにいくというシーンも多く見られました。

 改めて考えると、お客様を迎えに行って、担当者を尋ね、また社内に戻って担当者を呼びにいくという無駄な工数が発生していました。

ユニバーサルデザインを取り入れたシンプルな操作性が導入の魅力

ー 他社の受付システムと検討され、最終的にRECEPTIONISTに決めた理由を教えてください。

 受付業務において「受付の内線電話が聞こえにくい」と社内から苦情があり、なんとか解消したいと思っておりまして、インターネットでRECEPTIONISTを見つけたことが興味を持ったきっかけです。

 他社の受付システムと比べて、何よりも決め手となったポイントは、「ユニバーサルデザインを取り入れた操作性のシンプルさ」です。

 とくに、検索画面の文字入力が使いやすかったですね。

 弊社は、20-40代の住宅購入層のお客様を中心に、様々な業種の提携先の方、年配のお客様、さらに最近では外国人のインターン生など様々な方々がご来社されるので、みんなが「シンプルに」使うことができるということは、大変重視していました。

総務がいなくても受付ができる

ー RECEPTIONIST導入後に困ったことなどありましたか？

今までは、担当者が直接お客様をお迎えにいくということがなかったので、Slackで「OK」と返事をしたのに、お迎えに行かない人がいたりと慣れていない時に、お客様をお待たせしてしまうことはありました。

 そこで、初めのうちは私が各チャットグループに入って、担当者の対応漏れがないかを確認し、「OK押してください」など声かけをしていました。

 今では、ほとんど対応漏れもなく使わせてもらっています。

250分の業務時間を短縮!

ー RECEPTIONISTを導入してよかったことはなんでしょうか？

 取次にかかる時間がかなり減りました。

 総務を通さずに担当者が受付対応をしてくれるので、私たちが対応しなくてはならない受付は、月500件→250件と半分になりました。

 一回の受付に5分程度かかっていたことを考えると、月250件×5分=1,250分の受付業務にかかる時間を短縮できました。

 その分、本来の業務に時間を使えています。

 ほかにも、弊社はお客様が週末に来られることも多いのですが、週末は総務がいないので、担当者が直接対応できるRECEPTIONISTがあって非常に助かっています!

取次業務が半分に。受付業務の効率化ならぜひ!

ー RECEPTIONISTを検討している企業に一言お願いします。

 受付業務の効率を図りたいお客様には検討の余地ありです。

 弊社では、取次業務が半分に減り、本来の業務に費やす時間を増やすことができました！

 色々な人の時間を受付業務で拘束してしまうことがなく、非常に便利です。