オフィスDXで20時間/月の工数削減！複数プロダクトで業務効率化を実現

移転をきっかけにオフィスDXが必要になった

移転前の受付方法と移転後の課題を教えてください。

太口：以前のオフィスには受付がなく、インターホンが設置してあるだけの状態でした。インターホンが鳴ると、手の空いている従業員が来客者をお迎えして担当者につなぐ。もしくは、お客様が直接担当者の社用携帯に連絡をいれて、ご来社を伝えるというのが移転前の受付方法でした。
 
来客の度に従業員のメイン業務が一時停止してしまう課題が、移転前からありました。移転後はエントランスホールが設置されたのですが、複数フロアのビルになったため、受付と業務フロアが別の階に分かれる形に。効率を考えて、無人受付が必要だったのです。

会議室利用に関する課題もありましたか？

太口：以前からGoogleカレンダーで会議室の予約状況を管理していましたが、会議室が使われていたり、予約はとられているのに空室になっていたりという状況が頻繁に起きていました。
 
Googleカレンダーへの入力漏れ等もあり、ドアを開けたら会議中なんてことも。実際にドアを開けてみないと利用状況がわからないという課題がありました。

オフィスの課題解決のためにシステム導入を検討されたのですね。

太口：はい、3つの要件を満たすシステムを探していました。

1. Google Workspaceなどのツールと連携可能
2. スマートフォン対応で導入の手間がかからない
3. 手ごろな価格帯

最初は受付システムを探す中でRECEPTIONISTを知りました。求める要件を満たしているのはもちろん、会議室予約システムも提供されており、弊社が抱える課題も解決できると思い、ほとんど迷うことなく決めました。

 
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受付システム導入によって月20時間分の工数削減

受付システムを導入して良かったことを教えてください。

河野：導入前は、1日に大体1時間程度は受付対応に時間を費やしていました。月の稼働が20日と考えると、月間約20時間分の工数削減ができています。
 
元々は1人の従業員が来客対応をしていましたが、その従業員が自身の担当業務に集中できるようになったので、とても助かっています。

その他にも喜ばれている点はありますか？

河野：移転後のオフィスはオフィスとストアを併設しているので、取引先のお客様以外にも一般のお客様や運送業者の方もいらっしゃいます。
 
受付のiPadで「運送業者の方はこちら」「直営店にご来店の方はこちら」というようにボタンを簡単にカスタマイズできるので、迷わず目的の場所へ行けるようになりました。
RECEPTIONIST導入後は導線がわかりやすくなって良かったです。

「自動解放機能」でストレスのない会議室運用を実現

続いて、会議室予約システム導入後の効果を教えてください。

太口：予約ルームズを導入して改善された点は3つあります。

1. 会議室の外からでも利用状況がわかるようになった
2. カレンダー登録を忘れても会議室のバッティングがなくなった
3. 「自動解放機能」で空き会議室を有効活用

まず、会議室の外からでも利用状況が瞬時にわかるのがとても便利です。予約後はすぐにGoogleカレンダーに反映されるので、わざわざ会議室に確認しに行かなくてよくなりました。それによって心理的なストレスが解消されましたし、少なからず時間短縮になっていると思います。
 
また、仮に予約を忘れたとしても、会議室に設置したデバイスを操作することで予約ができるため、会議室のバッティングがなくなりました。
 
加えて「自動解放機能」による効率化を実感しています。会議室を予約しても実際には使われないケースがあります。一定の時間を過ぎると自動で予約を取り消してくれる「自動解放機能」は、他の人が再度予約できるので会議室を有効に使えています。

 
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DXで人手不足解消！目指すオフィスの姿とは

RECEPTIONIST以外にも導入されている生産効率化システムはありますか？

河野：オフィスDXに関しては、スマホのSuicaなどで解錠できるスマートロックを導入しています。あとはあらゆるシステムをSlackと連携させて、Slackですべて集約させるようにしています。
 
人手不足は中小企業にとって大きな悩みの1つです。その悩みを解消するためにもDXは必須だと考えています。弊社は平均年齢40代の会社で、新しいシステムに戸惑う従業員もいますが、一度慣れてしまえば利便性を理解し、当たり前に使いこなせています。

先進的なオフィスという印象を受けました。新オフィスのコンセプトを教えてください。

河野：ストアにご来店されるお客様と開発・製造・修理の現場を近づけよう、というのが新しいオフィスのコンセプトです。そのためオフィスとストアを同じビルにしました。距離を近づけることで、お客様の声がダイレクトに届く。そうして全体のサービスレベル向上を図っています。
 
さらに新オフィスは、よりfinalの世界観を伝えられる場所を目指しています。さまざまなお客様をお迎えするときに、オフィス自体に営業ツールの役割を持たせるイメージです。

オフィスの様々なニーズにも柔軟な対応してくれる

最後にRECEPTIONISTを検討している企業にむけて一言お願いします。

太口：会議室の有効活用ができるようになることと、クラウド連携は最もおすすめしたいポイントです。もう一つのRECEPTIONISTの魅力はデザイン性だと思います。お手頃価格でおしゃれなオフィス作りができますよ。
 
河野：一般のお客様と企業の取引先が混ざるという、弊社のような特殊なケースにも対応してくれるプロダクト設計になっているところが気に入っています。
 
RECEPTIONISTの担当者さんにニーズを伝えて、運用設計をしていくといいと思います。

ありがとうございます！これからもRECEPTIONISTシリーズを宜しくお願いいたします！