スケジュール管理・自己管理の意識が向上！

月に300件近い受付業務を1人で対応していた

RECEPTIONIST導入前の受付の流れを教えていただけますか?

社内すべて共通の内線電話が鳴り、いつも管理Div.の社員一名が対応していました。

配送業者の方も含めると受付業務の95%をその者が受けているような状況でしたね。

内線電話で受付を済ませた後、担当社員にはチャットワークで来客の連絡をしていました。

その後、受付対応をした社員がお客様を会議室までご案内していましたね。

来客対応をするたびに、作業が中断されるので本来の業務に集中できないという点はもちろん、自席に拘束されてしまうということがありました。

内線電話も代表電話も管理Div.任せな社内の風潮に変化

来客対応をする社員が席を外す時は誰が対応していましたか?

ランチで席を外している時などは、内線電話の近くに座っている者が対応していました。

ただ、管理Div.の社員が対応してくれるだろうという意識からか、内線電話が鳴りっぱなしになってしまうこともあったとは思います。

受付対応は管理Div.がやってくれるという雰囲気が社内にありましたね。

RECEPTIONISTを導入して、内線電話はなくなりましたが、代表電話を管理Div.以外の社員も取ってくれるようになるなど、管理Div.まかせの風潮が変わってきたように感じます。

9ヶ月で1人/5400分の業務短縮

来客対応でどのくらいの時間が短縮されましたか?

以前は、1度の受付対応に5分程度かかってしまっていましたが、今では1~2分くらいに時間が短縮されたので、導入から9ヶ月で1人/5400分の時間が短縮されました!

弊社は、担当者以外がお客様を会議室までお通しするという風潮があり、その結果、社員がお客様を少しお待たせしてしまうことがたまにあって。

私としては、面会予定の担当社員が自分で受付や会議室へのご案内をしないことで、お客様を待たせてしまっているという意識を持てていないのが問題だと感じていました。

Pマーク取得にも一役買っている来訪者記録

導入してよかったと思うポイントは何ですか?

まずは、社員各自で来客対応をしてくれるようになったことです。

RECEPTIONISTなら、本人にしか来客通知が行かないので、各自で対応するほかありません。

スムーズに社内文化を変えられたことはかなりありがたいです。

あとは、来訪者記録が簡単にCSVで出力できることです。

今までは何月何日に誰がきたのかわからなかったのですが、RECEPTIONISTでは簡単に記録を残せるので便利です。

この来訪者記録はPマークの取得に必須の項目なので使わせていただいています。

「自分のやるべきこと 」に集中できる

RECEPTIONISTを検討している企業に一言お願いします!

導入後、本来やるべき業務に集中出来るようになり、またプラスのことにも取り組めるようになりました。

人件費は見えにくい部分ですが、改めて受付業務を見つめ直すと、かなりの工数が発生していて、もったいないことに気付くと思います。

RECEPTIONISTを使えば、圧倒的に無駄を省くことができます！

ぜひ、一度使ってみてください!