受付システムとSlackで「電話が鳴らず集中できるオフィス」を実現。担当者への取次もなくなり業務効率化へ

管理部門と電話対応を切り離したい

それではまず、御社の事業内容と現在の部署・業務についてお伺いできますか？

太田：AppBrewは、コスメのクチコミアプリ「LIPS」を中心にサービス展開をしている会社です。

”ユーザーに求められるものを再現性をもって作る”というミッションのもと、新規サービスをスピード感をもって立ち上げています。

メインのサービスであるLIPSは、現在600万ダウンロードを達成しています。

経営管理部は、経理、人事、総務等のバックオフィス業務全般を担っております。

それではRECEPTIONIST導入についてお伺いします。まずは導入前の来客フローをお伺いしてもよろしいですか。

今野：受付に内線があったので、そちらから電話をいただいていました。

私か堂本が基本的に対応していましたね。

堂本：社内に内線電話は1台しか置いていなかったので、電話の周りに人がいない時は、遠くに座っている他の部署の社員が対応してくれていました。

作業に集中している社員が多く、内線電話に気づかないこともありましたし、作業を中断する事になるため、会社としても内線対応で作業効率を落とさせたくないという課題を感じていました。

受付システムの導入を検討したきっかけはありますか？

太田：管理部門の業務が増えてきてるのに、取次によって作業が中断させられてしまうことが課題でした。

業務を整理する中で効率化できないかと思ったのがきっかけです。

また、社員数の増加によるレイアウト変更で管理部門の席の場所を移動しようとした際に、内線電話を移動する工事の必要が出てきたことで、電話と管理部門を切り離せないかとツール導入を検討しました。

内線電話だけでなく外線電話も見直し、fondeskも合わせて導入しています。

入れたタイミングとしては近いんでしょうか？

太田：そうですね。ほぼ同じくらいです。 2、3ヶ月のうちに電話が鳴る環境がなくなりました。

RECEPTIONISTを導入した決め手があれば教えてください。

太田：私が往訪した先の企業でRECEPTIONISTを導入されているのを見る機会が多かったので気になっていました。

また、当社のようなスタートアップ以外の大企業でも見る機会が多かったので安心感もあり、特に他社サービスとの比較などは行っていません。

費用面で桁が一つ変わってくるとなると、もっと調べて比較検討すべきですが、試しに入れてみよう、と思える金額だったのも決め手ですね。

電話に出なくていい＆馴染んだチャットツールへの通知がメリット

まずトライアルでお使いいただきましたが、どのように使い始めましたか？

今野：設定などを終えて本稼働する前に、一度執務室内に置いて、1週間ほど”自由に触ってください”と置いておきました。

堂本：操作説明資料も社内用に簡単に作成しましたが、使用方法がシンプルでわかりやすかった為、すぐ理解していたように思います。

普段使っているSlackに通知が来るということで、すぐに使い始めることができました。

とくに抵抗なく導入できたでしょうか？

太田：そうですね。 「電話に出なくていい」というのは大きなメリットだったので、不安の声もありませんでした。

一部で「来てるのに気付かず、誰も反応しない可能性があるのではないか」という声はありました。

「とりあえずやってみてダメだったら考えよう」と使い始めましたが、とくに問題はなかったです。

fondeskと合わせて導入したことで現在は電話が鳴ることがなくなりました。

管理部門のデスク周りには電話機がありませんし、フリーアドレスでも仕事ができます。

配送などの業者は変わらず今野様が対応されているんですか？

今野：そうですね。管理部門に通知が入るようにしています。

それ以外の取次はなくなったので、業務が止まるストレスがなくなりました。

まず使い方はミニマムに今後来客数に応じてスケジュール連携も検討

導入いただいて5ヶ月ほどですが、お使いいただいて気になる点などはありますか？

太田：来客者に対して、「今対応できない」旨をiPadに表示できるといいよね、という話があがることがあります。

当社はフルフレックスで流動的な勤務体制なので、数人出社はしていても全員がミーティングやテレカンで来客対応できないこともありえます。

配送業者の方が来て通知をされた際に、社員がSlackでボタンを押すなどしてiPad側にメッセージが出せると便利でいいなと思います。

カスタムボタンにそれぞれテキストメッセージを出すことはできるのですが、その時その時で対応したいということですよね？

太田：設定を変えるほどではないくらいの短時間なので、「ちょっと今は対応できないので、改めてお越しください」というようなご案内ができたらより良いなと思います（笑）。

なるほど。貴重なご意見ありがとうございます！

太田：また、弊社の受付はガラス張りなので、会社名やお名前を入れていただいている間に気づいて、ご案内してしまうことがあります。

日程調整から受付コードを発行すればお客様の入力部分は効率化できるのですが、コロナの影響で来客数が少ない状況なので、まだ「調整アポ」を使う段階ではないかなと思っています。

ちなみに、会議室の管理はカレンダーで行っていますか？

太田：はい、Googleカレンダーで行っています。

今後、来客数が増えることでより細かい管理の必要性が出てきた際に、日程調整や会議室の管理など統一して入れていくといいんだろうなと思います。

連携すれば受付と合わせて効率化できますので、ぜひ今後ご検討いただければ嬉しいです！

ツール導入のほかにワークフローも見直し効率化

リモートワークなどが増えている中で、御社はもともとリモートワークも可能ですよね。業務効率化等の観点でツールは多く活用されていますか？

太田：そうですね。社内に意識が根付いています。

創業当時から社内のコミュニケーションはSlack中心ですし、資料の共有などもGsuite上で行っています。

直近では、社内に自動販売機を設置しました。

以前は社員や来客用にお茶などを用意しており、冷蔵庫内の発注・補充を総務が行っていました。

そのために出社するのはもったいないということで、自動販売機を導入して工数を削減しています。

さらに社員は少し安く購入できるようになっています。

嬉しかったのは”初期費用が不要”まず導入してみるのがおすすめ！

それでは最後に、導入を検討している方の背中を押せるような一言をお願いします！

太田：1ヶ月間のトライアルの間に、レセプショニスト導入に必要なiPadと設置台をレンタルしていただけたので、とりあえずトライアル導入してみようと思うことができましたし、実際に効果も実感できました。

初期費用はかからないので1回やってみて、会社に合う合わないを判断しても良いと思います！

太田様、今野様、堂本様、ありがとうございました！