オフィス移転の関係者が最初から知っておきたかった5つのコト

オフィス移転をお考えでしょうか？初めてのオフィス移転では考えることがたくさんありますよね。
最近ではテレワークやフリーアドレスなどの普及でオフィスの在り方も変化してきました。

この記事では、オフィスを移転するときに最初から知っておけばスムーズに進めることができたのにということがないよう、オフィス移転の担当者になったら知っておくべき５つのポイントをご紹介いたします。

オフィス移転をするなら知っておくべき、これからのオフィスの形

オフィス移転を考えるなら、まずは現在のオフィスの在り方を知っておきましょう。
テレワークが当たり前になってきている今、一人ひとりのデスクがあるのではなくフリーアドレスにするなど多様な働き方に合わせてオフィスの形も変わってきています。

フレキシブルで多様な働き方

コロナ禍を経験してきて、オフィスの使い方や働き方が変わったことを実感している人も多いのではないでしょうか。
テレワークを取り入れている企業も増えてきており、これからはテレワークとオフィスワークを組み合わせた働き方である「ハイブリッドワーク」が主流になっていくと考えられています。

実際に、WeWork Japan 合同会社の調査で、2人に1人はハイブリッドワークを希望していることがわかりました。20代については70％以上もがハイブリッドワークを希望しています。

今後は、とくに20代を採用したい企業にとっては、テレワークとオフィスワークの両方に寄り添ったオフィスが必要と言えるでしょう。

ハイブリッドワークには、ライフワークバランスの向上や、ストレスの少ない環境で働けるなどのメリットがあります。しかし、WEB会議に必要な設備を揃えたり、強固なセキュリティが必要なことが課題です。

参考：

We Work 資料一覧 ｜ https://weworkjpn.com/materials/

ザイマックス総研の研究調査　首都圏オフィスワーカー調査 2021｜ https://soken.xymax.co.jp/2021/12/17/2112-worker_survey_2021/

 

オフィスでできるSDGsへの取り組み

2015年の国連サミットでSDGsが採択されて、環境に対する取り組みへの意識は年々高まっています。
企業も例外ではなく、オフィスでできる取り組みも注目されています。長期的な目線で見ると、オフィスでSDGsに取り組むことは必須です。

SDGsには、健康・福祉、ジェンダー平等、働きがい、イノベーションと経済成長など、企業に関わる項目がたくさんあります。SDGsに取り組むことで、ブランドイメージの向上につながり、生存戦略や、新たなビジネスチャンス、資金調達にも有利に働くでしょう。

オフィスデザインの人材採用への影響力

オフィスに関する新卒入社一年目の会社員500人を対象にしたアンケートで、回答者の51％が志望する会社を決める基準に「オフィス環境を重視した」と答えています。さらに、オフィス環境のどこの部分が影響を与えているのかを尋ねると、オフィスデザイン20%、執務室50%、受付20%という結果となりました。

実際に、快適なオフィスデザインはストレスを軽減し、モチベーションを向上させ、業績のアップにつながるなど、従業員にもよい影響を与えてくれます。

今では、オフィスデザインは企業の魅力の一つの要因となっています。優れたオフィスデザインが、優秀な人材の確保へとつながっているのです。

参考：

株式会社オカムラ　資料ダウンロード　学生に選ばれる企業になるためのオフィスづくり ｜ 

https://workplace.okamura.co.jp/solutions/download/Office_for_Recruiting.html

オフィス移転の担当者が知っておくべき5つのコト

オフィス移転にあたり、あとから気づいて計画を練り直すことになったということになったら大変ですよね。そうならないように、あらかじめ知っておくべきポイントを５つご紹介します。

1. オフィス移転のときにもらえる補助金・助成金

オフィス移転には多くの費用がかかります。オフィス移転が決まったら、まずは補助金や助成金がもらえるかチェックしておきましょう。知っていれば貰えるお金があるかもしれません。事業の資金への負担を少しでも軽減できます。

補助金や助成金は、多くは国や自治体が主体となって実施しています。オフィス移転に活用できる制度を5つご紹介します。

1. 地域創造的起業補助金
   創業に関わる経費を一部助成
2. ものづくり補助金
   商品、サービスなど何らかの商品を作っている小規模会社のオーナー向けの補助金制度
3. 事業継承補助金
   事業を引き継ぎする際に、事業の転換を行う中小企業に支給される補助金
4. 小規模事業者持続化補助金
   個人事業主や従業員が少ない小規模事業者を対象とした、日本商工会議所や全国商工会連合会による補助金制度
5. キャリアアップ助成金
   非正規労働者の正社員化、人材育成や処遇改善といった取り組みに対した助成金

上記以外にも、地域ごとの自治体で独自に実施していることもありますので、一度確認してみることをおすすめします。

参考：

厚生労働省　各種助成金・奨励金等の制度｜ https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/joseikin_shoureikin/index.html

厚生労働省　キャリアアップ助成金｜ https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/part_haken/jigyounushi/career.html

2. バイオフィリックデザイン

バイオフィリックデザインとは、空間に緑をたくさん置いたり自然光をふんだんに取り入れたりすることで、自然とのつながりを感じられる空間デザインのことです。

1980年代にアメリカの心理学者エドワード・O・ウィルソンによって「人間は本能的に”自然とつながりたい”という欲求がある」と提唱されました。木漏れ日の中での散歩や、川のせせらぎを聞くことで癒されるのは、人間の本能からきているのです。

ロバートソン・クーパー社の研究では、植物や自然光、小鳥のさえずりなどに触れることができる環境で働いている人は、そうでない人よりも生産性が6％、幸福度が15％、創造性が15％アップするとの結果が出ています。

オフィスデザインにバイオフィリックを取り入れることで得られるメリットは多くあります。

• 従業員のストレス軽減
• 生産性の向上
• 創造性の向上
• 優秀な人材の確保

オフィスに自然と繋がれる要素を取り入れることで、従業員の幸福度が増し業績のアップも期待できます。

また、オフィスの内装に魅力を感じる新卒世代に、SDGsを意識した新鋭的なバイオフィリックデザインオフィスは効果的です。良い人材を獲得するための一つの要因といえるでしょう。

参考： 

 世界中の職場における バイオフィリックデザインの効果　ロバートソン・クーパー｜ https://interfaceinc.scene7.com/is/content/InterfaceInc/Interface/AsiaPac/WebsiteContentAssets/Documents/Brochures/Japan/wc_humanspacesreport-jp.pdf

3. フリーアドレスとABW

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、オフィスで自分の固定席を持たずに空いている好きな席で働くスタイルです。

テレワークを導入すると、毎日オフィスへ出社しないこともありデスクを使用せずスペースが無駄になってしまうことがあります。フリーアドレスにすることで全員分のデスクを用意する必要がなく、スペースの有効活用ができます。

また、自由に席を移動できることで、他部署とのコミュニケーションを活発化することが期待できます。

ABWとは？

オフィスだけでなく自宅やカフェなど働く場所を自由に選ぶスタイルのことを、ABWといいます。フリーアドレスと違いオフィスに出社する義務はありません。

社員の意見を取り入れつつオフィスの機能やレイアウトを検討することで、より快適なワークスペースを作り上げることができます。

4. オフィスでするオンライン会議の環境整備 

テレワークの普及に伴い、オフィスに必要になってくるのがオンライン会議の環境づくりです。オフィスデザインするときにはオンライン会議をすることを前提にして考えると良いでしょう。

開放感やコミュニケーションの促進を意識しただけのオフィスデザインでは、気が散ったり、オンライン会議の音声が気になったりして集中できないこともあるでしょう。

そんなときに、オンライン会議もできる集中ブースの設置が有効です。周囲の音や視線を遮断できるので、音や視線を気にせずに会議をすることができます。

オンライン会議用のデバイス、Webカメラ、マイクスピーカー、ヘッドセット、オンライン会議システムを整備することも大事です。

オンライン会議用のブースを設置できるのであれば、デバイスと接続できる大型ディスプレイや、画面写りを良くするためのライト、有線LANを用意すると快適にオンライン会議をすることができます。

どのブースが空いているかわからない、とりあえず予約しておいたけど結局使わなかったということがないように、スケジュール管理のシステムの導入も検討するとよいでしょう。

5. オフィスセキュリティの強化

オフィス移転を機にセキュリティの強化を徹底することは必須の課題となってきています。

不審者の侵入で、窃盗事件や社員への危害が加えられることがあるかもしれません。万が一、個人情報の漏洩する事故が起きてしまうと、企業の信頼は損なわれ莫大な損害や損失を被ることになります。

取引先や顧客の信頼、企業価値と社員を守るために、オフィスのセキュリティと情報セキュリティの両面から対策を考えておきましょう。

オフィスのセキュリティ

オフィスのセキュリティが十分でないと社員が危険にさらされる可能性があります。
例えば、2019年に京都で起きたアニメ製作会社の放火事件のように、誰でもオフィスに侵入できる状態にしておくのはリスクになる可能性が高いからです。

オフィスセキュリティを強化したいけど、大掛かりなシステムや警備員の配置などは難しいという企業にもおすすめなのが、コストや設備の面でも取り入れやすい「RECEPTIONIST」。

受付をすると入館証が発行されるので社員と来訪者がわかる機能があり、来訪者履歴は自動保存されクラウドで一元管理されています。フラッパーゲートや電子錠(スマートロック)とも連携できるので、セキュリティの面でも安心です。

RECEPTIONISTを導入することは、オフィスのDX化、フリーアドレス・ABWの導入、固定電話の廃止など様々なメリットがあります。

詳細はこちら：
https://receptionist.jp/?utm_source=bcm&utm_medium=cost-reduction&utm_campaign=text

＜画像：reception_ogp.png＞

情報セキュリティ

一方、パソコンなどネットワークに接続した機器からの情報漏洩、機密情報の不正持ち出しなど、情報資産を守るためのセキュリティを考えることも必要です。

重要な書類は金庫で厳重に保管することや、処分するときには必ずシュレッダーにかける、ウイルス対策ソフトなどでパソコンを守るなどの対策を取り入れましょう。

様々なセキュリティ対策システムがあるので、ランニングコストや機能を比較し、自社に合ったものを選ぶことが大事です。

まとめ

オフィス移転の担当者になったら、引越し先の選定や、契約条件を確認したり、スケジュールを管理したりとやることがたくさんあって大変ですよね。業務をこなさなければと、やみくもに進めるだけでは移転しても良いオフィスになるとは限りません。

オフィス移転をするのであれば、まずはこれからの働き方やSDGsに配慮したオフィスデザインについて知っておくことも重要です。

あらかじめ知っておくことでオフィスデザインを考えることもスムーズになり、快適なオフィスは良い人材確保にも繋がっていきます。

知識を得て、オフィス移転を成功させましょう。