クラウド電話とは？導入前に知りたいメリット・デメリット

働き方改革やコロナ禍の影響で、テレワークやフリーアドレスなど、仕事との取り組み方にもさまざまなスタイルが出てくるようになりました。

しかし、従来のビジネスフォンでは、この多様な働き方に対応しきれない側面もたくさんあります。

特に、オフィス内で利用される外線電話や内線電話といった固定のビジネスフォンは、

テレワーク中やフリーアドレスのオフィスでは使いにくいですよね。

弊社はクラウドの受付システムを提供していますが、

ビジネスフォンをクラウド電話へ切り替えるタイミングで、

同時に受付の内線電話も廃止される企業が多いため、

実はクラウド電話に関するご相談をされることも多いんです。

そこで、今回はこれからテレワークやフリーアドレスの環境を整えたいという方に向けて

より柔軟な対応が可能なクラウド電話について詳しくご紹介していきます！

スマホやPCでも使えるクラウド電話とは？

クラウド電話とは、クラウド上にある電話交換機（PBX）を介して通話するシステムのこと。

「電話をかける」「電話を受ける」といった電話に欠かせない機能が、

全てクラウド上に集まっているため、内線の増設なども簡単に行えます。

クラウド電話とビジネスフォンとの違いとは？

クラウド電話は、従来のビジネスフォンと大きく違う点がいくつかあります。

主装置が不要なクラウド電話と必要なビジネスフォン

従来のビジネスフォンでは、電話交換機を主装置として設置する必要がありました。

そのため、主装置を設置するためのスペースの確保や配線など、何かと手間や費用がかかっていたのです。

しかし、クラウド電話の場合、この主装置自体がインターネットのクラウド上にあるため、社内に設置する必要がありません。

内線工事が不要なため、オフィスのレイアウト変更や移転の際のコスト削減にもなります。

退去時にも原状回復費用が安く済むため、クラウド電話の人気は高まっています。

専用の電話機が不要なクラウド電話と必要なビジネスフォン

従来のビジネスフォンの場合、設置する主装置に対応できる電話機を購入する必要がありました。

しかし、クラウド電話だとインターネット経由で音声通話をする形になるため、専用の電話機が不要となります。

スマホやタブレット、パソコンなどにクラウド電話の専用アプリをインストールし、アプリ経由で通話することができるので、電話機の購入費用を抑えることができるのです。

実際に弊社では、固定電話を廃止し、クラウド電話を活用しています。

クラウド電話であれば、新しくスマホを用意したり、契約をする必要がありませんので、

従業員個人のスマホにアプリを入れ、ビジネスフォンとしても使用できるようにしています。

電話機の工事が不要なクラウド電話と必要なビジネスフォン

従来のビジネスフォンだと、電気通信工事の関係上、電話機の増設や移動の際には電話工事業者に主装置の設定を依頼する必要がありました。

一方、クラウド電話は内線ID単位で利用となります。そのため、IDの設定をするだけで簡単に利用することができるのです。

また、クラウド電話の通話は全てインターネット経由なので、無線もしくは有線LANやWi-Fiに接続できる場所であれば、どこからでも通話が可能です。

そのため、ビジネスフォンのように電話工事業者に依頼する必要がありません。

クラウド電話のメリットとは？

クラウド電話を導入するとさまざまなメリットが得られるようになります。

初期費用を安く抑えることができる

クラウド電話は、ビジネスフォンのように主装置や専用の電話機を物理的に購入する必要がありません。

そのため、ビジネスフォンと比較すると、初期費用を大きく抑えることが可能です。

工事不要で気軽に利用ができる

クラウド電話は、専用アプリをインストールすることで利用できるので、ビジネスフォンのように主装置や電話機の設置工事が必要ありません。

そのため、ただ、工事不要なだけでなく、電話工事業者と工事の日程を擦り合わせたりする手間もないので、気軽に利用できます。

メンテナンス不要で利用できる

クラウド上に主装置を置くクラウド電話の場合、ビジネスフォンのように主装置や専用電話のメンテナンスが不要となります。

そのため、定期的なメンテナンスにかかる費用や人件費も削減することができるのです。

場所を問わず電話を受け取れる

スマホやタブレット、パソコンに専用アプリをインストールすることで利用できるクラウド電話は、自宅でテレワーク中でも会社の固定電話宛にかかってきた電話に出ることができます。

そのため、取引先にプライベートの携帯番号を教えなくてもやり取りできるのです。

クラウド電話のデメリットとは？

クラウド電話には、さまざまなメリットがありますが、もちろん、いくつかのデメリットもあります。

毎月の利用料が発生する

クラウド電話の場合、固定のビジネスフォンと比較し、初期費用や内線同士の通話料を抑えることはできますが、月々の利用料が発生します。

クラウド電話の利用料は、各サービスによって大きく異なるので、導入前に気になるクラウド電話の料金形態をしっかりと比較検討しましょう。

月額で固定費用がかかるものもあれば、

弊社が契約しているモバイルチョイスというサービスのように

月額費用はかからず、かかった通話料だけでクラウド電話を導入できるサービスもあります。

毎月どれくらい使用するかによって、コストパフォーマンスも変わってくるため、

ぜひ複数社で比較検討してみてください。

インターネットが使えない環境では利用できない

クラウド電話は、インターネット上で全てのやり取りを行います。

そのため、インターネットが使えない環境では、クラウド電話そのものの利用ができなくなってしまうのです。

特に、社内に安定したWi-Fi環境がないと、クラウド電話の接続も非常に不安定になってしまいます。

インターネット環境に音質が左右されてしまう

インターネット環境に左右されるのは、クラウド電話の接続だけではありません。

インターネットへの接続が不安定な環境では、音声にも大きな影響が出やすくなってしまいます。

また、複数人が同時にクラウド電話を利用する時なども、音声が聞き取りにくくなる可能性大。

ほかにも、建物の構造上、社内でどうしてもWi-Fiが繋がりにくい場所がある場合、その場所や周辺エリアでは、クラウド電話を利用しないようにするなどの注意が必要となります。

クラウド電話を選ぶ時のポイントや注意点とは？

クラウド電話の導入を考える時、数あるクラウド電話の中から、どれを選ぶべきか迷ってしまうもの。

各クラウド電話の料金形態や機能を比較するのはもちろんのこと、クラウド電話導入の目的を明確にすることが大切です。

テレワーク中でも電話対応できるようにしたい

テレワーク中の従業員が、出社している従業員と同じようにスムーズに業務にあたるためには、クラウド電話が欠かせません。

クラウド電話であれば、従業員の居場所に関係なく円滑なコミュニケーションが可能となります。

電話環境を新たに整えたい

オフィスの拡大や縮小、移転などの理由で、電話環境を新たに整えたい場合にも、クラウド電話なら、より素早く環境を構築できます。

いざという時のためにBCP対策をしたい

予測のつかない急な災害や疫病による規制などへの備えとしても、クラウド電話は大活躍してくれるでしょう。

出社が困難な状況の時、自宅からでも会社の電話番号経由で連絡できるのもクラウド電話だからこそなのです。

クラウド電話と相性のいいプロダクトとは？

クラウド電話を導入する際、あわせて導入しておくと便利なのがクラウド受付システムです。

会社に来客がある場合、受付の電話機で担当者と繋ぐのが一般的でしょう。

クラウド電話を導入して、社内の電話を全てクラウド電話に切り替えても、受付システムが従来のままでは、受付用の電話機を繋ぐ社内の電話機も残しておかなくてはなりません。

しかし、クラウド受付システムも導入しておけば、受付には従来の電話機ではなく、タブレットを設置するだけで、来客対応が可能となります。

クラウド受付システムにも、さまざまな種類がありますが、おすすめは「RECEPTIONIST」です。

来客時には、受付にあるタブレットから、担当者のビジネスチャットやスマホに来客通知が届くので、専用の電話を設置しておく必要がありません。

RECEPTIONISTは、受付業務だけでなく、来客の入退館履歴や来客前の日程調整なども自動で行ってくれるので、来客のたびに従業員が業務を一時中断する必要がないのです。

まとめ：クラウド電話を導入するなら

毎日同じ時間に出社して、同じデスクで仕事をするというスタイルが崩れつつある近年。

テレワークやフレックスタイム、フリーアドレスなど、仕事の進め方も多種多様となっている現在の働き方には、従来のビジネスフォンよりクラウド電話の方が柔軟に対応できます。

よりフレキシブルな働き方のために、クラウド電話の導入を検討しているのであれば、ぜひ、RECEPTIONISTの導入も併せて検討してみましょう。

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